今回は、Wordの校閲機能と変更管理を使って、文書の修正内容を整理しながら確認する方法を紹介します。
校閲機能は修正の経緯を残すための道具
複数人でWord文書を直すと、誰がどこを変えたのか分かりにくくなることがあります。メールでファイルを送り合い、各自が上書きした文書を戻す運用では、最新版の判断にも時間がかかります。
Wordの校閲機能を使うと、文章の追加、削除、書式変更、コメントを文書上に残せます。変更管理は、修正内容を見える形で残し、採用するかどうかを後から判断するための機能です。
この機能は、契約書、提案書、マニュアル、議事録、社内規程など、確認者が複数いる文書で役立ちます。修正をすぐ本文に反映するのではなく、いったん変更候補として残せるため、確認の流れを作りやすくなります。
変更履歴をオンにしてから編集する
変更管理を使うときは、編集を始める前に校閲タブから変更履歴をオンにします。オンになっている状態で文字を追加したり削除したりすると、変更箇所が記録されます。
作業途中でオンにすると、それ以前の修正は記録されません。共同編集を始める前に、文書の担当者が設定を確認しておくと安心です。
編集前に決めておきたいこと
- 誰が最初の原稿を作るか
- 誰が変更履歴をオンにするか
- コメントで相談する範囲はどこまでか
- 最終的に変更を承認する人は誰か
こうしたルールを先に決めておくと、文書上のコメントが雑談やメモで埋まりにくくなります。校閲機能は便利ですが、使い方がばらばらだと確認作業が増えるため、簡単な運用ルールが効果を持ちます。
表示方法を切り替えて読みやすくする
変更履歴をオンにすると、文書内に赤字や取り消し線、吹き出しが表示されます。修正が多い文書では、画面が読みにくくなることがあります。その場合は、表示方法を切り替えます。
Wordでは、変更箇所をすべて表示する見方、最終版に近い見方、変更前に近い見方などを選べます。本文の流れを読みたいときは、変更の表示を抑えて確認し、修正内容を判断するときはすべて表示する、と使い分けると作業しやすくなります。
表示方法を変えても、変更履歴そのものが消えるわけではありません。見え方だけが変わるため、確認の目的に合わせて切り替えられます。
コメントは判断が必要な場所に付ける
コメントは、修正理由を伝えたり、判断を依頼したりするために使います。単に「修正しました」と書くだけでは、変更履歴を見れば分かる内容と重なります。コメントには、読み手が次の判断をしやすくなる情報を入れると役立ちます。
使いやすいコメントの例
- この表現は社外向けとして硬いため、柔らかい言い回しにしています
- 製品名の表記が資料内で揺れているため、こちらに合わせています
- この日付は確認が必要です
- この段落は前章と内容が近いため、統合してもよいか確認したいです
コメントは多いほど良いわけではありません。文章の細かな直しすべてにコメントを付けると、重要な相談が埋もれます。判断が必要な箇所、根拠を残したい箇所、担当者に確認したい箇所に絞ると読みやすくなります。
承認と却下で最終版を作る
変更履歴が入った文書は、最後に変更を承認または却下して最終版にします。承認すると修正が本文に反映され、却下すると元の内容に戻ります。
この作業は、文書全体をまとめて承認するよりも、内容を確認しながら進めるほうが向いています。特に、金額、日付、契約条件、固有名詞、担当者名などは、見た目の文章として自然でも内容が正しいとは限りません。
最終版を作る人は、文章の読みやすさだけでなく、内容の責任範囲も確認する必要があります。判断に迷う変更はコメントで戻すか、別途確認してから承認します。
複数の修正版を比較する
変更履歴をオンにせず編集されたファイルが戻ってきた場合でも、Wordの比較機能で差分を確認できます。元の文書と修正版を指定すると、どこが変わったかを新しい文書として表示できます。
比較機能は、ファイル名が似ていて内容の違いが分からないときにも役立ちます。ただし、書式変更が多い文書では差分が細かく出ることがあります。本文の変更を確認したい場合は、表示する変更の種類を絞ると読みやすくなります。
比較前に整えておくこと
- 元文書と修正文書のファイル名を分ける
- 比較対象にする版を間違えない
- 比較後の文書を別名で保存する
- 確認済みの差分は承認または却下して残さない
比較しただけでは最終版にはなりません。差分を確認し、必要な変更を取り込んだうえで、変更履歴の残っていない完成ファイルを作ります。
ファイル名と版管理をそろえる
校閲機能を使っていても、ファイル名の付け方がばらばらだと最新版が分からなくなります。文書名、日付、担当者、状態を入れるなど、簡単なルールを決めておくと管理しやすくなります。
たとえば、原稿、確認中、最終確認、確定版などの状態をファイル名に入れる方法があります。ただし、確定版を何度も作ると混乱します。確定後に修正が必要になった場合は、版番号や日付を更新し、古いファイルと区別します。
変更履歴は文書内の修正管理、ファイル名は文書全体の版管理を支えるものです。どちらか一方だけではなく、組み合わせて使うと確認の流れが整います。
最終版では変更履歴とコメントを残さない
外部へ送付する文書や公開する文書では、変更履歴やコメントが残っていないか確認します。画面上で見えない表示にしていても、履歴が文書内に残っていることがあります。
最終版を作る前に、すべての変更を承認または却下し、コメントを削除します。そのうえで、必要に応じてPDFに変換します。PDF化する場合も、変換前のWordファイルに不要なコメントが残っていないか確認すると安心です。
文書のプロパティや作成者情報が気になる場合は、ドキュメント検査を使って確認できます。社外に出す文書では、本文だけでなく、文書に含まれる付加情報にも目を向けるとよいです。
まとめ
Wordの校閲機能と変更管理を使うと、修正内容、コメント、承認状況を文書上で整理できます。編集前に変更履歴をオンにし、表示方法を切り替えながら確認し、最後に承認または却下して最終版を作る流れが基本です。
コメントは判断が必要な箇所に絞り、ファイル名の版管理もそろえると、複数人での確認が進めやすくなります。外部へ送る前には、変更履歴とコメントが残っていないか確認し、完成版として扱える状態に整えましょう。