今回は、PowerPointで作成した多数のスライドの中から、目的の複数枚を一度に選んでコピーや削除、デザイン変更などを効率よく行う「一括選択」のテクニックについて紹介します。
スライド数が増えると発生する作業の落とし穴
PowerPointでプレゼン資料や提案書を作成していると、内容が膨らんでスライドの枚数が数十枚に及ぶことがあります。
資料が完成に近づくにつれて、全体の構成を見直すために「この3枚のスライドは順番を後ろに移動させたい」「不要になった5枚の古い案をまとめて削除したい」といった修正作業が発生します。
1枚ずつ操作する手間の問題点
このような場面で、スライドを1枚ずつ選んでコピーや移動、削除を繰り返すのは、以下のような点で非効率です。
- 同じ操作を何度も繰り返すため、作業時間が無駄にかかる
- 移動させる順番を間違えたり、消してはいけないスライドまで誤って削除したりする人為的なミスが起きやすい
- 複数のスライドのデザイン（背景色やレイアウトなど）を統一したい場合、1枚ずつ設定を変更していると一部だけ適用漏れが発生する
これらの手間やミスを防ぎ、大量のスライドをスムーズに編集するためには、複数のスライドをまとめて指定する「一括選択」の操作をマスターすることが重要になります。
連続する複数のスライドを一括で選択する「Shift」キー
まず紹介するのは、隣り合って並んでいる複数のスライドを「ここから、ここまで」とまとめて選択する方法です。
Shiftキーを使った範囲選択の手順
画面左側に並んでいる小さなスライドのリスト（サムネイル表示）を使って操作します。
- 選択したい範囲の最初のスライド（たとえば3ページ目）をクリックして選択状態にします。
- キーボードの「Shift」キーを押しっぱなしにします。
- そのままの状態で、選択したい範囲の最後のスライド（たとえば8ページ目）をクリックします。
- Shiftキーから指を離します。
これで、3ページ目から8ページ目までの連続した6枚のスライドがすべてハイライトされ、一括で選択された状態になります。
この状態で「Delete」キーを押せば6枚まとめて削除できますし、ドラッグすれば6枚を束ねたまま別の場所に移動させることができます。
離れた場所にあるスライドを複数選択する「Ctrl」キー
次に紹介するのは、「3ページ目と5ページ目と9ページ目」のように、間が空いてバラバラに配置されているスライドをピックアップして選択する方法です。
Ctrlキーを使った飛び飛びの選択手順
- 選択したい1枚目のスライド（たとえば3ページ目）をクリックします。
- キーボードの「Ctrl」キーを押しっぱなしにします。
- そのままの状態で、追加で選択したいスライド（5ページ目、9ページ目など）を順番にクリックしていきます。
- 選び終わったら、Ctrlキーから指を離します。
これで、クリックしたスライドだけが飛び飛びで複数選択された状態になります。
間違えてクリックしてしまった場合は、Ctrlキーを押したままもう一度そのスライドをクリックすると、選択が解除されます。
特定のテーマに関連するスライドだけを抜き出して、別の新しいファイルにコピー（貼り付け）したい場合などに非常に便利です。
すべてのスライドを瞬時に選択する「Ctrl＋A」
ファイル内に含まれる数十枚、数百枚のスライドを、文字通り「すべて」選択したい場合に使える、最も早いショートカットキーのテクニックです。
全選択のショートカット操作
- 画面左側のサムネイル表示領域の中にある、いずれかのスライドを1枚クリックします。
- キーボードの「Ctrl」キーを押しながら、「A」のキー（Allの頭文字）を押します。
これだけで、1ページ目から最後のページまで、すべてのスライドが一瞬で選択状態になります。
この操作は、ファイル全体で使われているフォントの種類を一括で別のものに置き換えたい時や、すべてのスライドに共通の画面切り替え（トランジション）効果を設定したい時などに重宝します。
「スライド一覧」表示に切り替えて全体を俯瞰する
ここまでの操作は、通常の編集画面（左側にサムネイル、右側に大きなスライドが表示されている状態）で行うことを想定していましたが、スライドの枚数が多いと、上下のスクロールが大変になります。
そんな時は、画面の表示モードを切り替えることで、選択作業が劇的にやりやすくなります。
「スライド一覧」表示への切り替え手順
スライドをカードのように並べて全体を見渡すことができる表示モードです。
- 画面右下にある小さなアイコンが並んだ部分を探します。
- 左から2番目にある、四角形が4つ並んだ「スライド一覧」というアイコンをクリックします（または、画面上部の「表示」タブから「スライド一覧」を選択します）。
これで、画面いっぱいにスライドの縮小版がずらりと並んだ状態になります。
このモードでは、前述の「Shift」キーや「Ctrl」キーを使った複数選択が格段にやりやすくなります。
マウスのドラッグによる直感的な一括選択
スライド一覧表示にしている時は、マウスの操作だけでも複数のスライドをまとめて囲うことができます。
- スライドとスライドの間の何もない空間（背景部分）から、マウスの左ボタンを押したまま斜め方向にドラッグします。
- 四角い選択枠が表示されるので、その枠の中に複数のスライドが含まれるように囲います。
- マウスのボタンを離すと、枠に触れたスライドがすべて一括で選択されます。
デスクトップ画面で複数のファイルを選択するのと同じ感覚で操作できるため、視覚的に分かりやすいのが特徴です。
複数選択を活用した便利な編集テクニック
複数のスライドをまとめて選択できるようになると、以下のような一括編集が可能になり、資料作成のスピードが大幅に向上します。
レイアウトや背景の一括変更
複数のスライドを選択した状態で、上部の「ホーム」タブにある「レイアウト」ボタンから別のレイアウト（「タイトルとコンテンツ」など）を選ぶと、選んだすべてのスライドのレイアウトが一度に切り替わります。
また、右クリックして「背景の書式設定」から色を変更した場合も、選択中の全スライドに同じ背景色が適用されます。
スライドの非表示設定を一括で行う
プレゼンの際、「今回は時間が足りないのでこの章はスキップしよう」という場合に、スライドを削除せずに一時的に隠す「非表示スライド」機能があります。
これも、スキップしたいスライドを複数選択してから右クリックし、「非表示スライドに設定」を選ぶだけで、まとめて隠すことができます。
まとめ
PowerPointで多数のスライドを効率よく扱うための、一括選択のテクニックについてお伝えしました。
連続した範囲を選ぶ「Shift」キー、離れた場所をピックアップする「Ctrl」キー、そして全選択の「Ctrl＋A」という3つの基本ショートカットを覚えるだけで、スライドのコピーや削除にかかる手間が劇的に減ります。
また、作業内容に合わせて「スライド一覧」表示に切り替え、マウスのドラッグで直感的に選択する方法も、全体の構成を見直す際には非常に有効です。
数十枚に及ぶ長編のプレゼン資料を整理・編集する際には、今回紹介した手順を活用して、ミスなくスピーディな操作を試してみるとよいでしょう。