今回は、Excelのコメント機能とメモ機能を活用して、セルに補足情報を追加する方法について紹介します。
コメントとメモの違い
Excelでセルに付加的な情報を書き込む機能として、かつては「コメント」という名称が使われていました。しかし、最近のExcel（Microsoft
365やExcel 2019以降）では、この機能が「コメント」と「メモ」の2つに分かれています。
用途に合わせてこの2つを使い分けることで、情報共有や備忘録の作成がよりスムーズになります。
メモ機能：自分用の備忘録
「メモ」は、以前のExcelで「コメント」と呼ばれていた機能と同じものです。セルにカーソルを合わせると、黄色い付箋のような形でテキストが表示されます。
主に、データに対する自分用の覚え書きや、数式の簡単な説明を残しておくのに適しています。
- 対象のセルを右クリックします。
- メニューから「新しいメモ」を選択します。
- テキストを入力して、別のセルをクリックすれば完了です。
メモが挿入されたセルには、右上に赤い小さな三角形のマークが表示されます。
コメント機能：他者とのコミュニケーション
現在の「コメント」機能は、チャットのようなスレッド形式で会話ができる機能に進化しています。
複数人で1つのファイルを共有して作業する際、「この数値の根拠は何ですか？」「修正しました」といったやり取りをセル上で直接行うのに適しています。
- 対象のセルを右クリックします。
- メニューから「新しいコメント」を選択します。
- メッセージを入力して、送信ボタン（紙飛行機のアイコン）をクリックします。
コメントが挿入されたセルには、右上に紫色のマークが表示され、他のユーザーがそのコメントに対して返信できるようになります。
メモの表示と編集方法
メモ機能は、入力後も表示の仕方やデザインを柔軟に変更することができます。
常に表示させたままにする
通常、メモはセルにカーソルを合わせたときだけ表示されますが、大切な注意事項など、常に表示しておきたい場合は設定を変更できます。
- メモがあるセルを右クリックします。
- 「メモの表示/非表示」を選択します。
これで、カーソルを外してもメモが表示され続けます。元に戻したい場合は、同じ手順で非表示に切り替えます。
すべてのメモを一覧で確認する
シート内にあるすべてのメモを一度に確認したいときは、リボンの機能を使います。
「校閲」タブの「メモ」ボタンをクリックし、「すべてのメモを表示」を選ぶと、シート内の全メモが展開されます。データの引き継ぎ時などに、記載漏れがないか確認する際に役立ちます。
コメント・メモを活用する際のちょっとした工夫
ここからは、メモやコメントをさらに使いこなすためのTipsをお伝えします。
メモの形を変える
メモの形は標準では四角形ですが、吹き出しや星形など、好きな図形に変更することが可能です。ただし、この操作を行うにはクイックアクセスツールバーのカスタマイズが必要です。
- リボン上部にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」（下向き矢印）を開き、「その他のコマンド」を選びます。
- 「すべてのコマンド」の中から「図形の変更」を探し、追加してOKを押します。
- メモの枠線をクリックして選択状態にし、追加した「図形の変更」ボタンから好きな形を選びます。
重要なメモを目立たせたいときに効果的です。
コメントを解決済みにする
スレッド形式の「コメント」を使ってやり取りを行い、問題が解決した場合は、スレッドを閉じる機能があります。
コメントの右上にある「…」ボタンをクリックし、「スレッドの解決」を選ぶと、コメントがグレーアウトし、完了したことがひと目でわかるようになります。
ショートカットキーの活用
作業をスピーディーに進めるために、ショートカットキーを覚えておくと便利です。
- Shift + F2：新しいメモを挿入する（または既存のメモを編集する）
まとめ
Excelの「メモ」と「コメント」は、それぞれ異なる目的を持った便利な機能です。
自分用の備忘録や補足説明には「メモ」を、チームメンバーへの質問や連絡には「コメント」を使い分けることで、ファイルの意図を正確に伝え、作業ミスを減らすことにつながります。
共同作業が多い方や、複雑なデータを管理している方は、ぜひこれらの機能を使い分けて、スムーズなデータ管理を実現してみてはいかがでしょうか。