今回は、Wordを使ったレポートや論文作成において、出典や補足説明をスマートに記載できる「脚注」機能の使い方と編集方法をご紹介します。
専門的な内容を扱う文書では、専門用語の解説や引用元の提示が必要になることが多々あります。本文中にそのまま書き込むと、文章が長くなりすぎて読みにくくなってしまいます。そこで脚注機能を活用することで、本文の流れを妨げずに必要な情報を補足でき、より読みやすく説得力のある文書に仕上げることができます。
脚注機能の基本的な使い方
脚注とは、ページの最下部に補足情報や参考文献を記載するための機能です。本文中の該当箇所には小さな番号（脚注番号）が振られ、その番号に対応する説明がページ下部に表示されます。
脚注の挿入方法
脚注を挿入する手順は非常にシンプルで、数回のクリックで完了します。
- 本文中で、補足説明や出典を追加したい単語の直後にカーソルを置きます。
- リボンの「参考資料」タブを選択します。
- 「脚注」グループの中にある「脚注の挿入」ボタンをクリックします。
- カーソルの位置に上付きの小さな番号が振られ、自動的にページ最下部の脚注エリアにカーソルが移動します。
- そこに補足したい文章や参考文献の情報を入力します。
これで、本文と連動した脚注の作成は完了です。
文末脚注との違い
Wordには「脚注」のほかに「文末脚注」という機能もあります。「脚注」がそれぞれのページの下部に説明を配置するのに対し、「文末脚注」は文書の一番最後（または各セクションの最後）にすべての補足情報をまとめて配置します。
ページごとに確認したい軽い補足説明には「脚注」を、長い文書で最後にまとめて参考文献一覧として提示したい場合には「文末脚注」を使うなど、用途に合わせて使い分けるのが効果的です。
脚注の編集と管理
作成した脚注は、後から追加や削除、デザインの変更などを行うことができます。文書の編集に合わせて自動的に番号が調整されるため、手作業で番号を振り直す必要はありません。
脚注の追加と削除
文章を推敲している途中で、新しく脚注を追加したくなった場合は、同じように「脚注の挿入」を行うだけです。Wordが自動的に前後の番号を読み取り、「1、2、3…」と正しい順序に振り直してくれます。
また、不要になった脚注を削除する場合は、ページ下部の脚注テキストを消すのではなく、本文中にある小さな脚注番号を削除（BackSpaceキーやDeleteキーを使用）します。本文中の番号を消すと、連動してページ下部のテキストも消え、残りの番号も自動で繰り上がります。
脚注番号の書式を変更する
初期設定では「1, 2, 3…」というアラビア数字が使われますが、これを「a, b, c…」や「ア, イ, ウ…」などの別の形式に変更することも可能です。
- 「参考資料」タブの「脚注」グループの右下にある、小さな矢印（ダイアログボックス起動ツール）をクリックします。
- 「脚注と文末脚注」の設定画面が開きます。
- 「番号書式」のドロップダウンリストから、好みのスタイルを選択します。
- 「適用」ボタンをクリックすると、文書内のすべての脚注番号が一括で変更されます。
Tips：脚注の境界線を編集する
本文と脚注エリアを区切るために、Wordでは自動的に短い横線（境界線）が引かれます。この線は通常の設定画面からは消すことができませんが、少し工夫することで非表示にしたり、別のデザインに変更したりすることができます。
境界線を編集するには、まず表示モードを切り替える必要があります。
- 「表示」タブから「下書き」をクリックして、下書き表示モードにします。
- 「参考資料」タブの「注の表示」をクリックすると、画面下部に脚注ウィンドウが現れます。
- 脚注ウィンドウのドロップダウンリストから「脚注の境界線」を選択します。
- 境界線が選択できる状態になるので、Deleteキーを押して削除したり、ホームタブから中央揃えにするなどの編集を行います。
- 編集が終わったら、「表示」タブから「印刷レイアウト」に戻します。
このテクニックを使うことで、文書のデザインに合わせた柔軟なレイアウトが可能になります。
まとめ
Wordの脚注機能は、本文の読みやすさを保ちながら、必要な補足情報や出典を正確に伝えるための強力なサポートツールです。手作業で番号を振る方法とは違い、文章の追加や削除に合わせて番号が自動で調整されるため、編集の手間を省くことができます。レポート、論文、企画書など、説得力が求められる文書を作成する際には、ぜひ脚注機能を活用し、より質の高い文書作成に役立ててみることをおすすめします。