今回は、PowerPointのセクションを使って印刷範囲を整理する方法を紹介します。
セクションと印刷範囲を整理する理由
PowerPointの資料が長くなると、表紙、アジェンダ、説明本編、参考資料、質疑応答、補足データなどが1つのファイルに入ることがあります。すべてを毎回印刷すると、不要なページまで出力してしまいます。
PowerPoint セクション
印刷範囲を意識して整理すると、印刷する部分、配布する部分、発表だけに使う部分を分けて管理しやすくなります。セクションを使えば、スライド一覧上でまとまりを作れるため、長い資料でも構成を把握しやすくなります。
印刷範囲そのものは印刷画面で指定しますが、事前にセクションで資料を分けておくと、どのページを出すべきか判断しやすくなります。
セクションで分ける単位
セクションは、資料の章や用途ごとに分けると便利です。印刷時に分けたい単位と、発表時に構成を把握したい単位を合わせて考えます。
- 表紙と導入
- 本編
- 演習やワーク
- 参考資料
- 社内確認用
- 非表示スライド
たとえば、参加者に配布する資料では本編と演習だけを印刷し、社内確認用や発表者向けメモは印刷しない、という使い方があります。セクション名を分かりやすくしておくと、印刷前の確認が楽になります。
セクション名に用途を入れる
セクション名は「第1章」だけでもよいですが、印刷や配布を意識するなら「配布用本編」「参考資料」「社内用」などの用途を入れると判断しやすくなります。
複数人で資料を編集する場合、どのスライドを配布対象にするのかが曖昧になりがちです。セクション名で用途を示しておくと、取り違えを減らせます。
セクションを作る流れ
PowerPointでは、スライド一覧や標準表示からセクションを追加できます。スライドのまとまりごとにセクション名を付けて整理します。
- スライド一覧を表示する
- 区切りたい位置のスライドを選ぶ
- セクションを追加する
- 用途が分かる名前を付ける
- 同じまとまりのスライドをセクション内に置く
- 不要なスライドや非表示スライドを確認する
セクションを折りたたむと、長い資料でも全体の構成を見やすくなります。章ごとのページ数も把握しやすくなるため、印刷前の調整にも役立ちます。
スライド番号も確認する
印刷範囲を指定するときは、スライド番号が手がかりになります。セクションで分けても、印刷画面ではスライド番号を指定する場面があります。スライドを移動した後は、番号と構成が合っているか確認します。
表紙を番号に含めるかどうかも資料によって変わります。ページ番号を表示している場合は、配布用として自然に見えるか確認します。
印刷前に確認するポイント
印刷画面では、全スライド、現在のスライド、指定範囲などを選べます。セクションで整理していても、実際にどのスライドが印刷対象になるかはプレビューで確認します。
- 印刷するスライド番号が正しいか
- 非表示スライドを含める設定になっていないか
- ノート付きで印刷するか
- 配布資料形式で印刷するか
- カラーかグレースケールか
発表者用にはノート付き、参加者用には配布資料形式など、用途によって印刷設定を分けます。同じファイルから出力する場合でも、印刷設定を変えるだけで資料の使い方が変わります。
非表示スライドの扱い
非表示スライドは、発表では表示しないが資料内に残しておきたいスライドです。印刷時に含めるかどうかは設定によって変わります。
社内確認用や予備説明のスライドを非表示にしている場合、配布資料に入っていないか確認します。印刷前には、非表示スライドとノート欄の両方を確認すると安全です。
配布用PDFを作る場合
印刷だけでなく、PDF化して配布する場合も、セクション整理が役立ちます。配布対象のスライドを確認し、不要なセクションを除いたファイルを別名保存してからPDF化すると、余計な情報の混入を避けやすくなります。
- 配布用として別名保存する
- 社内用セクションを削除する
- 非表示スライドを確認する
- ノートやコメントを確認する
- PDF出力後にページ数を見る
長い資料では、PDF化した後にページ数や目次との対応を確認します。スライドを削除したことで、目次やページ番号が古いままになっていないかも見ます。
長い資料のレビューにも役立つ
セクションは印刷範囲の整理だけでなく、レビュー依頼にも役立ちます。「本編だけ確認してください」「参考資料は今回は対象外です」のように、確認範囲をセクション名で伝えられるためです。スライド番号だけで伝えるより、章のまとまりで説明しやすくなります。
修正依頼を受けた後も、セクション単位で作業すると進捗を管理しやすくなります。配布対象外のスライドを誤って直したり、必要なスライドを見落としたりすることを避けやすくなります。印刷やPDF化の前に、セクション単位で最終確認する流れを作ると安定します。
セクションを使うと、不要なまとまりを折りたたんで編集できるため、長い資料でも作業対象を絞りやすくなります。印刷対象のセクションだけを開き、社内用や予備資料を折りたたんでおけば、確認時の見落としを減らせます。最終出力前には、折りたたんだセクションにも不要な情報が残っていないか確認します。
配布前にスライド一覧を開き、セクションごとのページ数を確認します。想定より枚数が多い場合は、参考資料を別PDFに分ける、印刷対象から外すなどの判断ができます。紙で配る資料ほど、出力範囲の確認が重要です。
印刷後に差し替えが起きやすい資料では、配布日や版数も表紙で確認します。セクションだけでなく、版管理も合わせると取り違えを防ぎやすくなります。
まとめ
PowerPointのセクションを使うと、長い資料を用途や章ごとに整理できます。印刷範囲を指定するときも、どのまとまりを出力するのか判断しやすくなります。
セクション名には、「配布用」「参考資料」「社内用」など用途が分かる言葉を入れると便利です。印刷前には、スライド番号、非表示スライド、ノート付き印刷、配布資料形式を確認します。
PowerPoint セクション
印刷範囲を意識して資料を作れば、発表用、参加者用、社内確認用を分けて管理しやすくなります。PDF化する場合も、配布用ファイルを別に作ってから出力すると安全です。