今回は、Wordの文字カウントで原稿を確認するコツを紹介します。
文字数を確認しながら原稿を整える
Wordで原稿、案内文、レポート、提出書類などを作るとき、文字数の条件が決まっていることがあります。指定文字数に近づけたい場合や、長すぎる文章を整えたい場合には、感覚だけで判断するよりも文字カウントを使うと確認しやすくなります。
文字カウントは、文書全体や選択した範囲の文字数、単語数、段落数などを確認できる機能です。ステータスバーから確認できるほか、校閲タブから文字カウントの画面を開けます。
文字数を知ることは、単に条件を満たすためだけではありません。文章が長くなりすぎていないか、説明の分量が偏っていないか、見出しごとの内容量が近いかを確認する手がかりにもなります。
文書全体の文字数を確認する
Wordの画面下にあるステータスバーには、文字数や単語数が表示されます。表示されていない場合は、ステータスバーを右クリックして文字カウントを有効にします。
表示された文字数をクリックすると、文字カウントの画面が開きます。そこでは、ページ数、単語数、文字数、段落数、行数などを確認できます。日本語の原稿では、単語数よりも文字数を基準にすることが多いため、文字数の欄を確認します。
確認するときは、次の点を意識します。
- 提出条件が文字数なのか、字数なのかを確認する
- スペースを含めるかどうかを確認する
- 注釈や脚注を含める必要があるかを確認する
- タイトルや見出しを文字数に含めるかを確認する
条件によって数え方が変わる場合があります。Wordの表示だけを見て判断せず、提出先の指定に合わせて確認することが大切です。
選択範囲だけを数える
文字カウントは、文書全体だけでなく選択した範囲にも使えます。本文の一部を選択すると、選択範囲の文字数を確認できます。
この使い方は、見出しごとの分量を調整したいときに便利です。たとえば、導入部分だけが長すぎる、まとめが短すぎる、説明が一部に偏っているといった状態を確認できます。
範囲選択で確認したい場面は次の通りです。
- リード文の長さを整える
- 見出しごとの分量を比べる
- 指定欄に入れる文章の長さを確認する
- 削除候補の文章量を把握する
文章の読みやすさは文字数だけでは決まりませんが、分量の偏りを見つけるには役立ちます。全体を読む前に、選択範囲の文字数を確認すると、どこを調整すべきか判断しやすくなります。
長い文章を短くする手がかりにする
文字数が指定より多い場合、単に文章を削るだけでは内容が分かりにくくなることがあります。文字カウントで全体量を確認したら、どの部分を直すかを決めてから編集します。
まずは、重複している説明を探します。同じ内容を別の言い方で繰り返している箇所は、短くしやすい部分です。次に、前置きが長い文や、なくても意味が通る修飾語を見直します。
短くするときの観点は次の通りです。
- 同じ内容を繰り返していないか
- 主語と述語が離れすぎていないか
- 説明の前置きが長くなっていないか
- 例を入れすぎていないか
削る前に、文章の目的を確認します。読み手に必要な情報まで削ってしまうと、短くなっても伝わりにくくなります。文字数を減らす作業は、要点を残す作業として考えると進めやすくなります。
短すぎる原稿を補うときの考え方
指定文字数より少ない場合は、余分な言葉を足すのではなく、読み手に必要な説明が不足していないかを確認します。文字数を満たすためだけの文章は、読みやすさを下げることがあります。
補う候補としては、背景、手順、注意点、例、判断基準などがあります。本文の主題に関係する情報を加えることで、自然に分量を増やせます。
- なぜその操作が必要なのかを補う
- 具体的な利用場面を加える
- 間違いやすい点を説明する
- 作業の前後に確認することを書く
たとえば操作手順だけを書いている原稿なら、どのような場面で使うのか、作業後に何を確認するのかを足すと実用的な内容になります。文字数を増やすときも、読み手の疑問に答える形で補うとまとまりやすくなります。
脚注やテキストボックスの扱いに注意する
Wordの文字カウントでは、設定によって脚注や文末脚注を含めるかどうかを確認できます。原稿の提出条件によっては、脚注を本文文字数に含めない場合もあります。
また、テキストボックスや図形内の文字は、確認方法によって扱いが分かりにくいことがあります。パンフレットや資料の原稿を作る場合は、本文だけでなく、図形内の説明文や注記も別途確認しておくと安心です。
提出前には、どの部分を文字数に含めるのかを決めておきます。複数人で作業している場合は、数え方をそろえることも大切です。
下書き段階から確認する
文字カウントは、完成直前だけで使うよりも、下書き段階から使うと調整しやすくなります。書き終えてから指定文字数に合わせようとすると、文章全体を大きく直す必要が出ることがあります。
最初に目標の文字数を決め、見出しごとにおおよその配分を考えます。たとえば全体で3000文字なら、導入、本文、まとめにどのくらい使うかを決めておくと、分量の偏りを抑えやすくなります。
途中で文字数を確認しながら書けば、長くなりそうな部分を早めに調整できます。原稿全体の完成度を上げるためにも、文字カウントは書き終わりの確認だけでなく、作成中の目安として使うと便利です。
文字数だけで読みやすさを判断しない
文字カウントは便利な目安ですが、文字数が条件に合っていても、文章が読みやすいとは限りません。長い一文が続いていたり、同じ言葉が何度も出てきたりすると、文字数が適切でも読み手に負担がかかります。
文字数を確認した後は、文章の区切りも見直します。一文が長い場合は、意味の切れ目で分けます。見出しごとの分量が近くても、説明の順番が分かりにくい場合は、構成を入れ替えます。
原稿確認では、文字数、内容の重複、文の長さ、見出しとの対応を合わせて見ると整えやすくなります。文字カウントは仕上げの入口として使い、最後は読み手が流れを追いやすいかを確認します。
まとめ
Wordの文字カウントは、原稿の文字数を確認するだけでなく、文章の分量を整えるためにも役立ちます。文書全体の文字数、選択範囲の文字数、脚注や注記の扱いを確認しながら作業すると、指定条件に合わせやすくなります。
文字数が多いときは重複や長い前置きを見直し、少ないときは背景や注意点を補います。下書き段階から文字カウントを使うことで、原稿全体のバランスを見ながら文書を整えられます。