今回は、Wordの余白設定と印刷確認で文書を整える方法を紹介します。
余白は読みやすさと印刷結果に関わる
Wordで文書を作るとき、本文の内容に集中していると余白の設定を後回しにしがちです。しかし、余白が狭すぎると窮屈に見え、広すぎると本文量が少なく見えることがあります。印刷する文書では、余白の設定が仕上がりに直接関わります。
余白は、ページの上下左右にある本文外の空間です。文書を読みやすくするだけでなく、綴じる位置、ヘッダーやフッター、ページ番号の見え方にも影響します。
Wordでは、レイアウトタブから余白設定を変更できます。標準、狭い、やや狭い、広いなどの設定を選べるほか、ユーザー設定で数値を指定できます。
最初に用紙サイズを確認する
余白を設定する前に、用紙サイズを確認します。A4なのか、B5なのか、レターサイズなのかによって、同じ余白でも見え方が変わります。提出先や印刷環境で用紙サイズが決まっている場合は、先に合わせておきます。
用紙サイズが違ったまま文書を作ると、印刷時に行の位置やページ数が変わることがあります。特に、提出用の文書や配布資料では、用紙サイズと余白を早めに決めておくと後の調整が少なくなります。
確認する項目は次の通りです。
- 用紙サイズが指定通りか
- 縦向きか横向きか
- 印刷する文書かPDF配布のみか
- 綴じる予定があるか
用紙サイズと向きが決まると、余白の判断もしやすくなります。文章を書き終えてから変更すると改ページがずれることがあるため、できるだけ早い段階で設定します。
標準の余白から調整する
Wordの余白設定にはいくつかのプリセットがあります。迷う場合は、まず標準の余白から始めます。標準の設定は、一般的な文書で読みやすい余白が確保されています。
本文を多く入れたい場合は、狭い余白を選ぶこともできます。ただし、余白を狭くすると、ページの端まで文字が近づきます。印刷すると読みにくくなったり、プリンターによって端が切れたりすることがあります。
余白を調整するときの考え方は次の通りです。
- 読みやすさを優先するなら標準を基準にする
- 本文量を増やす場合は狭くしすぎない
- 綴じる文書は内側の余白を考える
- ページ番号やフッターの位置も確認する
余白は見た目だけでなく、文書の使われ方に合わせて決めます。画面上では問題なく見えても、印刷すると印象が変わるため、印刷プレビューで確認することが大切です。
綴じる文書は内側の余白を見る
会議資料や提出資料を綴じる場合は、左側や内側の余白を少し広めにする必要があります。綴じしろがないと、穴あけやファイル綴じをしたときに本文が読みづらくなることがあります。
Wordには綴じしろの設定があります。通常の余白に加えて、綴じる側へ余白を追加できます。両面印刷や冊子形式では、左右の余白の考え方が変わるため、印刷形式に合わせて確認します。
確認したい点は次の通りです。
- 片面印刷か両面印刷か
- 左綴じか上綴じか
- 穴あけ位置と本文が近すぎないか
- ページ番号が綴じ部分に寄りすぎていないか
綴じる予定がある文書では、実際の使われ方を想定して余白を決めると、完成後の読みやすさを保ちやすくなります。
ヘッダーとフッターの位置を確認する
余白を変えると、ヘッダーやフッターの見え方にも影響します。ページ番号、文書名、日付、会社名などを入れている場合は、本文との距離や紙端からの距離を確認します。
フッターにページ番号を入れている場合、下余白が狭いと番号が端に近づきすぎることがあります。ヘッダーにタイトルを入れている場合も、本文と近すぎると窮屈に見えます。
余白設定だけでなく、ヘッダーとフッターの位置設定も確認します。本文とのバランスを見ながら、必要に応じて調整します。
印刷プレビューで仕上がりを見る
余白を設定したら、印刷プレビューで確認します。編集画面ではページ全体のバランスが分かりにくいことがあります。印刷プレビューでは、紙に出したときの見え方に近い状態で確認できます。
確認するポイントは次の通りです。
- 本文が端に寄りすぎていないか
- ページ番号が見やすい位置にあるか
- 図表がページからはみ出していないか
- 最終ページに短い行だけが残っていないか
- ヘッダーやフッターが本文と近すぎないか
印刷プレビューで気になる点があれば、余白だけでなく行間、段落間隔、画像のサイズ、改ページ位置も合わせて見直します。余白はページ全体の土台なので、他の設定とのバランスが重要です。
PDFにする前にも確認する
印刷しない文書でも、PDFで配布する場合は余白を確認します。PDFではページ単位で表示されるため、余白の広さやページ番号の位置が目に入りやすくなります。
画面閲覧用のPDFでは、余白が広すぎると本文が小さく見えることがあります。一方で、余白が狭すぎると、表示倍率を変えたときに読みにくくなることがあります。配布先が印刷する可能性も考え、極端な設定は避けるとよいでしょう。
PDF化後に開いて確認し、ページの端、図表、フッターの位置を見ます。Word上のプレビューだけでなく、PDFとして見たときの印象も確認すると、配布前の不具合に気づきやすくなります。
途中ページだけ余白を変える場合
文書の一部だけ大きな表や図を入れる場合、途中のページだけ余白を変えたくなることがあります。この場合は、文書全体の余白を変更するのではなく、セクション区切りで範囲を分けてから設定します。
セクションを分けずに余白を変えると、文書全体に設定が反映されてしまうことがあります。表紙、本文、付録などで余白を変える場合も同じです。設定を適用する範囲を確認してから変更すると、意図しないページ崩れを防ぎやすくなります。
余白を変えたページの前後では、改ページ位置、ヘッダー、フッター、ページ番号も確認します。一部だけ変更したつもりでも、前後のページに影響が出ることがあるため、印刷プレビューで連続して確認することが大切です。
まとめ
Wordの余白設定は、文書の読みやすさや印刷結果に関わる重要な設定です。用紙サイズを先に確認し、標準の余白を基準にしながら、綴じるかどうか、ヘッダーやフッターの位置を考えて調整します。
余白を変更した後は、印刷プレビューで本文、図表、ページ番号の位置を確認します。PDFで配布する場合も、変換後の見え方を確認すると安心です。文書の使われ方に合わせて余白を整えることで、Word文書を読みやすく仕上げられます。