今回は、PowerPointの図として保存を使って、スライド上の素材を画像化して再利用しやすくする方法を紹介します。
図として保存は素材の受け渡しに使える
PowerPointで作った図形、アイコン、テキストボックス、グラフ風の図解などは、スライド内だけで使うとは限りません。社内ポータル、マニュアル、チャットでの説明、Word文書、メール添付など、別の場所で使いたい場面があります。そのようなときに役立つのが「図として保存」です。スライド上の要素を画像ファイルとして保存できるため、PowerPointを開かなくても内容を見せやすくなります。
図として保存を使うと、選択した図形や画像をPNGやJPEGなどの形式で書き出せます。単独のアイコンだけでなく、複数の図形をまとめて選択し、一つの画像として保存することもできます。PowerPointで作った説明図を、他の資料で使える画像素材に変えるための機能として考えると便利です。
画像化する前に範囲を決める
図として保存を使う前に、どの要素を画像にしたいのかを決めます。スライド全体を画像化したいのか、図解部分だけを保存したいのか、アイコンだけを抜き出したいのかで操作が変わります。範囲が曖昧なまま保存すると、不要な余白や背景が入ったり、必要な文字が抜けたりすることがあります。
図解部分だけを保存する場合は、関連する図形やテキストをすべて選択します。選び忘れを防ぐには、選択ウィンドウを使って、どの要素が含まれているか確認するとよいでしょう。重なった図形がある場合、見た目では選択できているように見えても、背面の要素が漏れることがあります。
グループ化してから保存する
複数の図形を画像化する場合は、先にグループ化しておくと扱いやすくなります。グループ化すると、図形、線、テキストボックスを一つのまとまりとして選択できます。その状態で図として保存すれば、配置関係を保ったまま画像にできます。
ただし、グループ化すると後から一部だけ編集するときに一手間増えます。元のスライドを編集用として残し、画像化する前にコピーを作っておくと、修正が必要になったときに戻りやすくなります。
PNGとJPEGを使い分ける
画像として保存するときは、形式の選び方も重要です。図形や文字、アイコン、線画をきれいに見せたい場合はPNGが向いています。背景を透過したい場合にもPNGを使います。写真を中心にした画像や、ファイルサイズを抑えたい場合はJPEGが候補になります。
資料用の図解では、文字が読みやすいことが大切です。JPEGは圧縮の影響で文字の周りがにじむことがあるため、テキストを含む図解ではPNGを選ぶほうが扱いやすい場合があります。保存後は、実際に使う場所へ貼り付けて、文字や線が読めるか確認しましょう。
背景を透明にしたいとき
アイコンやラベルのように、別の背景の上へ重ねたい素材は、透明背景で保存できると便利です。PowerPoint上で背景なしの図形をPNGとして保存すると、透明部分を保てることがあります。白い四角が残ると使いにくい場合は、保存した画像を貼り付け先で確認し、背景が不要に入っていないか見ます。
透明を生かすには、元の素材に不要な背景図形を含めないことが大切です。グループ化するときに白い長方形や余白用の図形を一緒に選ぶと、その部分まで画像になります。保存前に選択範囲を確認しましょう。
スライド全体を画像化する方法
スライド全体を画像化したい場合は、保存形式を画像にして書き出す方法があります。1枚だけ保存するか、すべてのスライドを保存するかを選べます。発表資料のサムネイル、作業説明の手順画像、Web掲載用の見本などを作るときに使えます。
スライド全体を画像化するときは、スライドサイズに注意します。ワイド画面用のスライドを画像化すると横長の画像になり、文書に貼ると小さく表示されることがあります。貼り付け先のサイズに合わせて、必要に応じてスライドサイズや余白を調整してから書き出します。
画像化後に編集できない点を理解する
画像化した素材は、PowerPoint上の図形やテキストのようには編集できません。文字を直したい、線の色を変えたい、要素の位置を動かしたい場合は、元のPowerPointデータを修正してから再度保存します。そのため、画像ファイルだけを残すのではなく、編集用の元データも保管しておくと安心です。
ファイル名にも工夫が必要です。「図1.png」のような名前では後で探しにくくなります。用途、内容、日付や版を入れておくと、更新時に迷いにくくなります。
余白を整えてから保存する
図として保存した画像に余白が多いと、貼り付け先でサイズ調整がしにくくなります。保存前に、図形同士の位置を整え、不要な透明領域や背景用の四角形が含まれていないか確認しましょう。素材の外側に余白を残す場合も、上下左右のバランスをそろえておくと、他の資料に配置しやすくなります。
図解の周囲に説明文を置いている場合は、どこまでを画像に含めるかを決めます。本文側で説明するなら、画像内の文字は短くできます。画像だけで意味を伝える必要があるなら、見出しやラベルも含めて保存します。
画質とサイズを確認する
画像化した素材を別の資料へ貼るときは、画質とサイズを確認します。小さな図を拡大して使うと、文字や線が荒く見えることがあります。反対に、大きすぎる画像をたくさん貼ると、ファイルサイズが重くなることがあります。使う場所に合わせて、必要な大きさで保存することが大切です。
PowerPointで作った図解を画像化する場合、保存前に図形を少し大きめに作っておくと、貼り付け先で縮小して使いやすくなります。縮小は見た目が整いやすい一方、拡大は粗さが目立ちやすいためです。ただし、文字が小さすぎる図解を大きくしても読みやすくならない場合があります。元の文字サイズから見直しましょう。
図として保存を使う場面
図として保存は、次のような場面で役立ちます。
- PowerPointで作った手順図をWord文書に貼る
- チャットやメールで説明図だけを共有する
- アイコンやラベルを別資料で再利用する
- スライドの一部をマニュアル用の画像にする
- 編集できない見本画像として相手に渡す
- 背景透過の素材を作り、別のデザインに重ねる
このような使い方では、相手がPowerPointを開かなくても内容を確認できます。資料を渡す目的が「編集」ではなく「確認」なら、画像化が向いている場合があります。
まとめ
PowerPointの図として保存は、スライド上の図形や図解を画像ファイルとして再利用するために便利な機能です。保存前に範囲を決め、複数要素はグループ化し、用途に合わせてPNGやJPEGを選ぶと扱いやすくなります。
画像化した素材は後から直接編集しにくいため、元のPowerPointデータを残しておくことも大切です。図として保存を使うと、PowerPointで作った説明素材を他の文書や共有先へ展開しやすくなるため、資料作成の幅を広げられます。