今回は、PowerPointで文字を入力する際に、テキストボックスのサイズや文字の大きさが勝手に変わってしまう「自動調整」機能を解除する方法について紹介します。
PowerPointのおせっかいな「自動調整」機能
PowerPointでスライドを作成していると、テキストボックスの中に長文を入力したり、箇条書きの項目を増やしたりした際に、意図せず文字が小さくなってしまった経験はないでしょうか。
これは、PowerPointに標準で備わっている「テキストを枠に合わせる（自動調整）」という機能が働いているためです。
自動調整が引き起こすレイアウトの問題
枠の中に文字を収めてくれるという点では便利な機能ですが、ビジネス資料を作成する上では以下のような問題を引き起こす原因になります。
- 同じ階層の見出しなのに、文字数が多いテキストボックスだけフォントサイズが小さくなり、統一感がなくなる
- スライドショーで投影した際、文字が小さすぎて後ろの席の人から読めなくなる
- フォントサイズを「24」などに指定し直しても、少し文字を足すと再び勝手に小さくなってしまう
資料の読みやすさを保つためには、文字の大きさが勝手に変わらないようにコントロールすることが重要です。
特定のテキストボックスの自動調整を解除する手順
まずは、現在編集しているテキストボックスの自動調整だけをピンポイントでオフにする方法をお伝えします。
「自動調整オプション」ボタンを使う手軽な方法
文字を入力していて、勝手にサイズが小さくなった瞬間に使える一番早い方法です。
- テキストボックスに入力していて文字が小さくなった時、テキストボックスの左下付近に「自動調整オプション」の小さなアイコン（雷のようなマークに下向き矢印がついたもの）が表示されます。
- そのアイコンをクリックします。
- 表示されたメニューの中から、「このテキストボックスの自動調整をしない」を選択します。
これで、このテキストボックスだけは文字を増やしてもフォントサイズが固定され、代わりにテキストボックスの枠が下方向に広がっていくようになります。
「図形の書式設定」から確実に解除する手順
アイコンが見当たらない場合や、事前に入力枠の設定を変更しておきたい場合の手順です。
- 設定を変更したいテキストボックスの外枠（点線ではなく実線になる部分）をクリックして選択します。
- その上で右クリックし、メニューの一番下にある「図形の書式設定」を選択します。
- 画面の右側に「図形の書式設定」という作業ウィンドウが表示されます。
- 上部にある2つのアイコンのうち、右側の「文字のオプション」（またはテキストオプション）をクリックします。
- すぐ下に表示される3つのアイコンのうち、一番右の「テキストボックス」（Aの文字があるアイコン）をクリックします。
- 「テキストの自動調整」という項目の中にある、「自動調整なし」のラジオボタンを選択します。
この設定を行うことで、文字量に関わらず指定したフォントサイズが維持されるようになります。
今後のすべてのスライドで自動調整を無効にする（オプション設定）
毎回テキストボックスを作るたびに自動調整を解除するのは手間がかかります。
PowerPoint自体の設定（オプション）を変更することで、今後作成するすべてのファイルで自動調整が働かないようにすることができます。
PowerPointのオプションから一括解除する手順
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 左側のメニューの一番下にある「オプション」をクリックします。
- 「PowerPoint のオプション」画面が開いたら、左側のメニューから「文章校正」を選択します。
- 「オートコレクトのオプション」というボタンをクリックします。
- 「オートコレクト」画面が開いたら、「入力オートフォーマット」というタブを選択します。
- 「入力中に自動で行う処理」という項目の下にある、以下の2つのチェックを外します。
- プレースホルダーのテキストを自動的に枠に合わせる
- タイトルのテキストを自動的にプレースホルダーに合わせる
- 「OK」ボタンをクリックして画面を閉じます。
この設定をしておけば、新しいスライドにテキストを入力しても、勝手に文字が小さくなるストレスから解放されます。
「プレースホルダー」と「テキストボックス」の違いに注意
PowerPointで文字を入力する枠には、実は2つの種類があり、それぞれで自動調整の挙動が少し異なります。
スライドに最初からある枠（プレースホルダー）
新しいスライドを追加した際に最初から表示されている、「タイトルを入力」や「テキストを入力」と書かれた点線の枠のことです。
これらはスライドのレイアウト（スライドマスター）で位置とサイズが厳密に決められているため、枠からはみ出さないように「文字を小さくする」という自動調整が強く働きやすくなっています。
自分で挿入した枠（テキストボックス）
「挿入」タブの「テキストボックス」から自分で自由に描いた枠のことです。
こちらは、文字を増やすと枠自体が下や横に広がっていく性質を持っていますが、設定によってはやはり文字が小さくなることがあります。
前述の「オプションから一括解除」の手順でチェックを外した項目は、主に「プレースホルダー」に対する自動調整をオフにするものです。
テキストボックスをスライドからはみ出させない工夫
自動調整をオフにすると文字サイズは固定されますが、今度は長文を入力した際にテキストボックスが縦に伸び続け、スライドの画面外にはみ出してしまうという別の問題が起こります。
図形内でテキストを折り返す設定
はみ出しを防ぐためには、横幅を固定して文字を折り返す設定が有効です。
- テキストボックスを選択して「図形の書式設定」を開き、「テキストボックス」の項目を表示します（前述の手順と同じです）。
- 図形内でテキストを折り返すという項目にチェックを入れます。
- テキストボックスの右端にある白い丸（ハンドル）をドラッグして、適切な横幅に調整します。
これで、指定した横幅に達した文字は自動的に改行されるようになり、スライド外へのはみ出しをコントロールしやすくなります。
まとめ
PowerPointで文字サイズが勝手に変わる「自動調整」機能を解除する手順についてお伝えしました。
入力中に表示されるアイコンから手軽にオフにする方法や、「図形の書式設定」から確実に「自動調整なし」にする方法を使うことで、意図したフォントサイズを保つことができます。
さらに、「PowerPointのオプション」からプレースホルダーの自動調整設定を一括で無効にしておくことで、今後の資料作成においてレイアウト崩れを未然に防ぐことが可能です。
資料全体で文字の大きさに統一感を持たせ、読みやすいスライドを作成する際に、今回紹介した手順を試してみるとよいでしょう。