今回は、ExcelのIF関数で条件分岐を使う基本を紹介します。
IF関数は条件によって表示を変える関数
Excelで表を作っていると、条件に応じて結果を変えたい場面があります。点数が基準以上なら合格、期限を過ぎていれば要確認、在庫が少なければ発注検討のように、データの状態に応じて表示を分けたいときに使えるのがIF関数です。
IF関数は、指定した条件が正しい場合と正しくない場合で、返す値を変えます。基本の形は「条件」「条件に合う場合の値」「条件に合わない場合の値」の3つで考えます。
たとえば、点数が70点以上なら「合格」、そうでなければ「再確認」と表示するような式を作れます。数値の判定だけでなく、文字の一致や空白の確認にも使えます。
基本の考え方
IF関数では、まず何を判定したいのかを決めます。条件が曖昧だと、式も分かりにくくなります。最初に、どのセルを見て、どの基準で、どの結果を表示するのかを整理します。
考える順番は次の通りです。
- 判定に使うセルを決める
- 基準となる条件を決める
- 条件に合う場合の表示を決める
- 条件に合わない場合の表示を決める
- 他の行へコピーして確認する
たとえば、B2セルの点数が70以上なら「合格」、そうでなければ「再確認」と表示する場合、判定対象はB2、条件は70以上、合う場合は合格、合わない場合は再確認です。
比較演算子を理解する
IF関数では、条件を表すために比較演算子を使います。比較演算子は、値同士を比べるための記号です。数式の意味を読みやすくするために、よく使うものを理解しておくと便利です。
主な比較演算子は次の通りです。
- = は等しい
- <> は等しくない
- > はより大きい
- >= は以上
- < はより小さい
- <= は以下
「以上」と「より大きい」は意味が違います。70点を含めるなら「>=70」、70点を含めないなら「>70」です。判定条件を作るときは、境界の値を含めるかどうかを確認します。
文字を表示するときの注意
IF関数で文字を表示する場合は、表示したい文字をダブルクォーテーションで囲みます。たとえば「合格」や「要確認」のような文字列です。
数値を返す場合はそのまま書けますが、文字を返す場合は囲み忘れに注意します。囲み忘れると、Excelが名前や別の意味として解釈しようとしてエラーになることがあります。
また、空白を返したい場合は、空のダブルクォーテーションを使います。条件に合わない場合は何も表示しない、といった表を作るときに使えます。
空白セルを判定する
IF関数は、入力漏れの確認にも使えます。たとえば、入力欄が空白なら「未入力」、値が入っていれば空白にする、といった表示ができます。
入力管理表や提出状況の一覧では、空白セルの判定が役立ちます。未入力の行だけを見つけやすくしたり、確認が必要なセルを表示したりできます。
空白判定で注意したいのは、見た目は空白でも数式が入っている場合があることです。別の数式で空白に見せているセルは、完全な空白とは扱いが違う場合があります。うまく判定できないときは、対象セルに何が入っているかを確認します。
複数条件は整理してから作る
IF関数は、入れ子にすることで複数の条件を扱えます。たとえば、点数に応じてA、B、Cのようにランクを表示することができます。ただし、条件が増えるほど式は読みづらくなります。
複数条件を作るときは、先に条件表を紙や別のセルに書き出すと整理しやすくなります。
- 90以上ならA
- 80以上ならB
- 70以上ならC
- それ以外は再確認
このような条件では、上から順番に判定されるため、条件の並びが重要です。90以上を後ろに置くと、先に80以上として判定されてしまうことがあります。
条件が多い場合は、IF関数だけで作るより、IFS関数や検索用の表を使う方法もあります。表を後から修正する可能性がある場合は、条件をセルに分けて管理すると扱いやすくなります。
コピー時の参照を確認する
IF関数を他の行へコピーすると、参照セルも相対的に変わります。行ごとの点数や在庫数を判定する場合は、それで問題ありません。一方、基準値を特定のセルに置いて参照する場合は、絶対参照を使う必要があります。
たとえば、基準点をF1セルに入力し、各行の点数と比べる場合、F1を固定しないとコピーしたときに参照先がずれます。基準値をセルに置くと変更しやすくなりますが、コピー時の参照には注意します。
式をコピーした後は、先頭行だけでなく、途中や最後の行も確認します。結果が意図通りか、境界の値で正しく判定されているかを見ると、ミスを見つけやすくなります。
結果を分かりやすく表示する
IF関数の結果は、表を読む人に伝わる言葉にします。作成者だけが分かる記号や略語を使うと、共有時に意味が伝わりにくくなります。
たとえば、「OK」「NG」だけでなく、「確認済み」「要確認」「未入力」のように、状態が分かる表現にすると扱いやすくなります。条件付き書式と組み合わせれば、要確認の行に色を付けることもできます。
ただし、色だけに頼ると印刷や白黒表示で分かりにくくなる場合があります。IF関数の結果として文字を表示し、必要に応じて色を補助として使うと、表の意味が伝わりやすくなります。
判定結果を確認するテスト行を作る
IF関数を作ったら、境界となる値で正しく判定されるか確認します。たとえば70以上で合格にする場合、69、70、71のような値を入れて結果を見ます。境界の扱いを確認することで、以上とより大きいの間違いに気づきやすくなります。
入力漏れや文字列の判定でも、想定されるパターンをいくつか用意して確認します。空白、通常の値、基準外の値、例外的な文字を入れて、結果が意図通りかを見ます。
共有する表では、テスト用の行を最後に削除するか、別の確認用シートに残します。関数を作った直後に確認しておくと、コピー後の修正や集計ミスを減らしやすくなります。
まとめ
ExcelのIF関数は、条件に合う場合と合わない場合で表示や値を切り替える関数です。合格判定、入力漏れの確認、期限管理、在庫確認など、さまざまな表で使えます。
使うときは、判定するセル、条件、条件に合う場合の結果、合わない場合の結果を整理します。比較演算子や文字列の扱い、コピー時の参照に注意すると、意図した条件分岐を作りやすくなります。条件が多い場合は、式を複雑にしすぎず、条件表や別の関数との使い分けも考えると管理しやすくなります。