今回は、Wordのセクション区切りで書式を管理する方法を紹介します。
セクション区切りは文書内の書式を分ける機能
Wordで文書を作っていると、途中のページだけ余白を変えたい、ある章だけ横向きにしたい、表紙にはページ番号を付けたくない、といった場面があります。こうした設定を文書全体に反映させるのではなく、一部だけに適用したいときに使うのがセクション区切りです。
セクション区切りを使うと、文書をいくつかの区画に分け、それぞれに異なるページ設定やヘッダー、フッターを持たせることができます。ページ区切りと似ていますが、役割は異なります。ページ区切りは次のページへ移動するための機能で、セクション区切りは書式の範囲を分けるための機能です。
書式が思うように反映されないときは、セクション区切りの有無が原因になっていることがあります。仕組みを理解しておくと、長い文書の管理がしやすくなります。
どの場面で使うか
セクション区切りは、文書の途中でページ設定を変えたいときに使います。特に、報告書やマニュアル、論文、提案書など、ページ構成が複数に分かれる文書で役立ちます。
よくある利用場面は次の通りです。
- 表紙だけページ番号を表示しない
- 目次と本文でページ番号の形式を変える
- 一部のページだけ横向きにする
- 章ごとにヘッダーの文字を変える
- 途中から段組みを使う
これらを通常のページ区切りだけで対応しようとすると、設定が文書全体に影響してしまうことがあります。セクション区切りを使えば、設定を適用する範囲を分けられます。
セクション区切りの種類
Wordには複数のセクション区切りがあります。よく使うのは「次のページから開始」と「現在の位置から開始」です。
「次のページから開始」は、新しいセクションを次のページから始めます。章の切り替わりや、ページ番号を変えたい場所に向いています。「現在の位置から開始」は、同じページ内で書式を分けたいときに使います。段組みを一部だけ使う場合などに使われます。
ほかにも、偶数ページや奇数ページから開始する区切りがあります。冊子や製本を前提とした文書では便利ですが、通常の業務文書では使う機会が限られます。
選び方の目安は次の通りです。
- ページを分けたい場合は「次のページから開始」
- 同じページ内で書式だけ変えたい場合は「現在の位置から開始」
- 冊子の章開始位置をそろえる場合は奇数ページや偶数ページを検討する
目的に合わない区切りを入れると、空白ページができたり、書式の範囲が分かりにくくなったりします。区切りの種類を確認してから使うことが大切です。
ページ番号を分ける
セクション区切りでよく使うのがページ番号の管理です。表紙には番号を出さず、本文から1ページ目として始めたい場合、表紙と本文を別のセクションにします。
本文の前にセクション区切りを挿入し、ヘッダーやフッターの設定で前のセクションとのリンクを解除します。そのうえで、本文側にページ番号を設定します。必要に応じて、ページ番号の書式設定で開始番号を指定します。
流れは次の通りです。
- 表紙の末尾にカーソルを置く
- レイアウトタブからセクション区切りを挿入する
- 本文側のヘッダーまたはフッターを開く
- 前と同じヘッダーまたはフッターのリンクを解除する
- 本文側にページ番号を設定する
ページ番号が前のページから続いてしまう場合は、開始番号の設定を確認します。表紙、目次、本文で番号の扱いを変えたい文書では、セクションの分け方が重要になります。
横向きページを入れる
大きな表や図を入れるとき、文書の一部だけ横向きにしたいことがあります。この場合もセクション区切りを使います。横向きにしたいページの前後にセクション区切りを入れ、そのセクションだけ用紙の向きを横に設定します。
前後に区切りを入れないまま用紙の向きを変えると、文書全体が横向きになることがあります。対象範囲をセクションとして分けておくことで、横向きにするページを限定できます。
確認するポイントは次の通りです。
- 横向きにしたい範囲の前後に区切りがあるか
- 用紙の向きが対象セクションだけに適用されているか
- ヘッダーやフッターの位置が不自然でないか
- 印刷プレビューでページ順が崩れていないか
横向きページは便利ですが、読み手が資料をめくるときに流れが変わります。必要な表や図に絞って使うと、文書全体の読みやすさを保ちやすくなります。
区切りを表示して確認する
セクション区切りは、通常の表示では見えにくいことがあります。どこに区切りが入っているか分からない場合は、編集記号を表示します。ホームタブの編集記号の表示ボタンを使うと、セクション区切りの位置を確認できます。
書式が意図しない場所で変わるときは、不要なセクション区切りが入っている場合があります。コピーした文書や、複数人で編集した文書では、気づかないうちに区切りが増えていることもあります。
区切りを削除すると、前後のセクションの設定がつながることがあります。削除前には、ページ番号、余白、用紙の向き、ヘッダー、フッターがどう変わるかを確認します。
コピーした文書では区切りを点検する
過去の文書をコピーして新しい資料を作る場合、前の文書に入っていたセクション区切りが残っていることがあります。見た目では分かりにくいため、ページ番号や余白が思った通りにならない原因になります。
テンプレートのように再利用する文書では、最初に編集記号を表示し、不要な区切りがないか確認します。特に、表紙、目次、本文、付録の境目には区切りが残りやすいため、設定を見直すとよいでしょう。
不要な区切りを削除する場合は、削除後に前後の書式が変わることがあります。ページ番号、用紙の向き、余白、ヘッダーとフッターを確認し、必要な設定だけが残るように整えます。
セクション区切りを直した後は、文書の先頭から最後までページを送り、切り替わりの前後を確認します。特に、本文の開始ページ、横向きページの前後、付録の開始位置は設定の影響が出やすい場所です。
まとめ
Wordのセクション区切りは、文書内の一部だけページ設定やヘッダー、フッターを変えたいときに使う機能です。表紙と本文のページ番号を分ける、一部のページだけ横向きにする、章ごとにヘッダーを変えるといった場面で役立ちます。
ページ区切りとは役割が違うため、書式を分けたいときはセクション区切りを使います。編集記号を表示して区切りの位置を確認しながら作業すると、長いWord文書の書式管理がしやすくなります。