今回は、Wordのページ番号とセクションを使って、文書を整える方法を紹介します。
ページ番号とセクションを使う理由
Wordで報告書、提案書、マニュアル、規程文書などを作るとき、表紙にはページ番号を出さず、本文から番号を付けたい場面があります。途中から横向きページを入れたり、章ごとにヘッダーを変えたりしたい場合もあります。
このような設定では、ページ番号だけでなくセクションの考え方が重要です。セクションを使うと、文書内の一部だけに異なるページ設定を適用できます。
ページ番号は番号の表示、セクションはページ設定の区切りと考えると、設定の目的が分かりやすくなります。長い文書ほど、最初に区切り方を決めておくと修正しやすくなります。
表紙に番号を出さない設定
よくある設定のひとつが、表紙にはページ番号を表示せず、本文から番号を始める方法です。Wordでは、先頭ページのみ別指定にすることで対応できます。
先頭ページのみ別指定を使う
表紙を1ページ目として扱いながら番号だけ非表示にしたい場合は、ヘッダーとフッターの設定で先頭ページのみ別指定を使います。これにより、表紙だけページ番号を出さず、2ページ目以降に番号を表示できます。
表紙、目次、本文がある文書では、どこから番号を見せるかを先に決めます。表紙だけ非表示でよいのか、目次も番号を出さないのかによって、必要な設定が変わります。
本文から1ページ目にしたい場合
表紙や目次の後に本文を置き、本文の最初を1ページ目として表示したい場合は、セクション区切りを使います。本文の前にセクション区切りを挿入し、本文側でページ番号の開始番号を1に設定します。
このとき、前のセクションとリンクしている状態だと、ヘッダーやフッターの設定が引き継がれます。本文側だけを変えたい場合は、前と同じ設定を解除してからページ番号を調整します。
セクション区切りの使いどころ
セクション区切りは、文書の途中で設定を変えたいときに使います。改ページとは役割が違うため、使い分けを理解しておくと文書が崩れにくくなります。
改ページとの違い
改ページは、次の内容を新しいページから始めるための機能です。一方、セクション区切りは、ページ番号、余白、用紙向き、ヘッダー、フッターなどの設定を分けるために使います。
単に新しいページから章を始めるだけなら改ページで十分です。ページ設定を変えたい場合にセクション区切りを使うと、余計な管理を増やさずに済みます。
横向きページを入れる
表や図が大きい場合、文書の一部だけを横向きにしたいことがあります。その場合は、横向きにしたいページの前後にセクション区切りを入れ、そのセクションだけ用紙の向きを横にします。
横向きページを入れた後は、ページ番号の位置を確認します。縦向きページと同じ位置に番号が出ていると、印刷やPDF化したときに見え方が変わることがあります。
ヘッダーとフッターを管理する
ページ番号は、多くの場合フッターに入れます。章名や資料名をヘッダーに入れる場合も、セクション設定が関係します。
前と同じ設定を確認する
Wordのヘッダーやフッターには、前のセクションと同じ設定を使う機能があります。このリンクが有効なまま変更すると、前のセクションにも影響することがあります。
章ごとにヘッダーを変えたい場合は、対象セクションで前と同じ設定を解除します。逆に、全体で同じフッターを使いたい場合はリンクを残しておくと管理しやすくなります。
ページ番号の書式をそろえる
ページ番号は、位置、文字サイズ、書式をそろえると文書全体が整って見えます。本文中の文字より控えめにし、読み手が必要なときに確認できる程度にします。
番号形式を変える場合は、文書の目的に合わせます。表紙や目次にはローマ数字、本文には算用数字を使う場合もありますが、管理が複雑になるため、必要な場合に絞ります。
トラブルが起きたときの確認
ページ番号やセクションは、一度崩れると原因が分かりにくいことがあります。表示を切り替えて、区切りやリンクの状態を確認します。
- 編集記号を表示してセクション区切りの位置を確認する
- ヘッダーとフッターの「前と同じ」が有効か確認する
- ページ番号の開始番号を確認する
- 不要なセクション区切りが入っていないか確認する
- PDF化後に番号の位置が崩れていないか確認する
セクション区切りを削除すると、前後のページ設定が変わることがあります。削除する前に、その区切りが何のために入っているか確認しましょう。
長い文書での管理方法
ページ番号とセクションを使う文書は、作成途中で構成が変わることがあります。章を追加したり、目次の位置を変えたりすると、ページ番号の開始位置やセクションの区切りも見直しが必要です。
区切りを増やしすぎない
セクション区切りは便利ですが、必要以上に増やすと管理が難しくなります。章ごとにヘッダーを変える、途中だけ横向きにするなど、設定を分ける理由がある場所だけに使います。
単に次のページから始めたいだけなら、改ページで十分です。区切りを使う目的を明確にしておくと、後から修正するときに原因を追いやすくなります。
完成前に通しで確認する
本文を完成させた後は、先頭から最後までページ番号を確認します。表紙、目次、本文、付録などがある文書では、それぞれの番号表示が意図どおりになっているか見ます。
PDF化する場合は、Word上の表示だけでなくPDF上でも確認します。ページ番号が本文とずれていると、目次や参照ページの案内にも影響します。
目次との関係を確認する
目次を使う文書では、ページ番号の設定変更後に目次も更新します。本文の開始番号を変えたり、セクションを追加したりすると、目次のページ番号が古いまま残ることがあります。
ページ番号だけを整えても、目次がずれていると読み手が目的のページへ移動しにくくなります。提出前には、ページ番号、目次、本文の位置をセットで確認すると安心です。
まとめ
Wordのページ番号とセクションを使うと、表紙、目次、本文、横向きページなどを分けて管理できます。表紙に番号を出さない、本文から1ページ目にする、途中だけ用紙向きを変えるといった設定に役立ちます。
改ページはページを分ける機能、セクション区切りはページ設定を分ける機能です。目的に合わせて使い分けることで、文書の崩れを防ぎやすくなります。
設定後は、ヘッダーとフッターのリンク、ページ番号の開始番号、セクション区切りの位置を確認しましょう。Wordのページ番号とセクションを理解しておくと、長い文書も整えやすくなります。