今回は、Wordのナビゲーションウィンドウを使って、見出しを整理しながら長い文書を扱いやすくする方法を紹介します。
ナビゲーションウィンドウは長文編集の作業台になる
Wordで報告書、マニュアル、提案書、議事録などを作るとき、ページ数が増えるほど目的の場所を探す時間が増えます。スクロールだけで移動していると、直したい章を通り過ぎたり、同じ見出しを何度も確認したりしがちです。
ナビゲーションウィンドウを表示しておくと、文書全体の見出し構成を左側に並べて確認できます。本文を読みながら章の位置を移動できるため、長い文書でも構成を見失いにくくなるのが利点です。
表示方法は、Wordの「表示」タブで「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れるだけです。左側にウィンドウが開き、「見出し」「ページ」「検索結果」などを切り替えられます。構成整理で主に使うのは「見出し」です。
見出しスタイルを使うことが前提
ナビゲーションウィンドウに章や節を表示するには、本文中のタイトル部分にWordの見出しスタイルを設定します。文字を太くしただけ、サイズを変えただけでは、Wordはそれを見出しとして扱いません。
基本は次のように考えると整理しやすくなります。
- 文書全体の大きな章には「見出し1」を使う
- 章の中の小さな区切りには「見出し2」を使う
- 補足や手順の細分化には必要に応じて「見出し3」を使う
この階層をそろえると、ナビゲーションウィンドウにも同じ親子関係で表示されます。章立てが乱れている場合は、本文を直す前に見出しレベルをそろえるだけでも文書の状態がつかみやすくなります。
見た目の調整はスタイル側で行う
見出しを設定したあとに、1か所ずつフォントや色を変えると、文書全体の統一が崩れやすくなります。見出しの見た目を変えたいときは、スタイルを右クリックして「変更」を選び、見出し1や見出し2の書式をまとめて調整します。
この方法なら、文書内の同じレベルの見出しに同じ書式が反映されます。見出しの役割と見た目を分けて管理することで、後から目次を作るときにも扱いやすくなります。
見出し整理で使いやすい確認手順
ナビゲーションウィンドウを開いたら、まず本文を読み始める前に見出しだけを上から確認します。本文を全部読まなくても、章の流れや重複している話題に気づけます。
確認するときは、次の順で見ると効率よく整理できます。
- 見出し1だけを見て、文書の大きな流れが自然か確認する
- 見出し2を展開し、各章の中身が章タイトルに合っているか確認する
- 似た表現の見出しが続いていないか確認する
- 見出しが長すぎる場合は、内容が伝わる範囲で短くする
- 本文だけに埋もれている重要項目があれば、見出し化を検討する
この確認を先に行うと、本文修正の優先順位を決めやすくなります。文章を整える前に構成を見直すことで、同じ内容を別の場所で説明している箇所や、順番を入れ替えたほうが読みやすい箇所を見つけやすくなります。
ドラッグで見出し単位の移動ができる
ナビゲーションウィンドウでは、見出しをドラッグして順番を変えられます。見出しに含まれる本文や下位見出しもまとめて移動するため、章単位の並べ替えに向いています。
ただし、移動する前には対象範囲を確認しておくことが大切です。見出し2を動かす場合、その下にある見出し3や本文も一緒に移動します。思っていた範囲より多く移動してしまうことを避けるため、作業前に見出しの展開状態を確認しておくと安心です。
構成を試しに変えたい場合は、作業前にファイルを別名保存しておく方法もあります。特に共同編集している文書や承認前の文書では、元の構成を戻せる状態にしてから並べ替えると管理しやすくなります。
移動後は前後のつながりを読む
見出し単位で移動したあとは、移動した章の前後だけを読み直します。章の順番を変えると、「前述の」「次に」「このように」などのつなぎ言葉が合わなくなることがあります。
ナビゲーションウィンドウで構成を変えたら、本文側では次の点を確認します。
- 前後の説明が自然につながっているか
- 同じ用語の説明が重複していないか
- 「上記」「以下」などの指示語がずれていないか
- 図表番号や参照先が移動後も正しいか
章の移動は便利ですが、文脈までは自動で整いません。構成を動かしたら接続部分を確認することをセットにすると、完成度を保ちやすくなります。
検索と組み合わせて修正箇所へ移動する
ナビゲーションウィンドウには検索機能もあります。特定の用語、担当者名、機能名、表記ゆれの候補などを検索すると、該当箇所を一覧で確認できます。
長い文書では、見出しで章に移動してから、検索で具体的な語句を探す流れが便利です。たとえば「承認」という語を修正したい場合、まず該当章へ移動し、その範囲の近くで検索結果を確認すると、関係のない箇所まで直してしまうリスクを抑えられます。
表記ゆれを整えるときは、検索結果を見ながら置換する語句を決めます。いきなり一括置換すると意図しない語まで変わることがあるため、文書の種類によっては1件ずつ確認する方法が向いています。
見出しが表示されないときの見直しポイント
ナビゲーションウィンドウに見出しが出てこない場合は、該当行が見出しスタイルになっているかを確認します。見た目だけを変更している場合は、ホームタブのスタイルから「見出し1」「見出し2」などを設定します。
また、見出しにしたつもりの行が本文扱いになっていることもあります。カーソルをその行に置き、スタイル名を確認すると原因を見つけやすくなります。
見出しの階層が思った通りに表示されない場合は、見出しレベルがずれている可能性があります。大きな章に見出し2を使っていたり、節に見出し1を使っていたりすると、構成が不自然に見えます。階層を決めてからスタイルを当て直すと整えやすくなります。
まとめ
Wordのナビゲーションウィンドウは、長い文書を移動するためだけの機能ではありません。見出しスタイルと組み合わせることで、章立ての確認、順番の入れ替え、検索による修正箇所の確認に役立ちます。
使いこなすポイントは、見出しスタイルを正しく設定し、見出しだけで文書の流れを確認することです。本文の細かな修正に入る前に構成を整えると、読み手に伝わりやすい文書を作りやすくなります。