今回は、Wordのヘッダーをセクション別に切り替える方法を紹介します。
セクション別にヘッダーを変える場面
Wordで報告書、契約書、マニュアル、提案書などを作ると、表紙だけヘッダーを消したい、章ごとに見出し名を変えたい、資料本編と付録で表示内容を分けたい、という場面があります。このとき、文書全体で同じヘッダーを使うだけでは対応しにくくなります。
Word ヘッダー
セクション別切替を使うと、セクションごとにヘッダーの内容を変えられます。表紙、目次、本編、付録を分けて設定できるため、長い文書でもページ上部の情報を整理しやすくなります。
ただし、セクション区切りとヘッダーのリンク設定を理解していないと、あるページを直したつもりが別の章まで変わることがあります。まず、文書をどの単位で分けるのかを決めてから操作します。
セクション区切りの考え方
Wordでは、ページ区切りとセクション区切りは別のものです。ページ区切りはページを変えるための区切りで、ヘッダーやフッターの設定を分ける目的には向きません。ヘッダーを切り替えるには、セクション区切りを使います。
- 表紙だけヘッダーを変える
- 目次と本文でヘッダーを分ける
- 章ごとに章タイトルを入れる
- 付録だけ別の表示にする
- 縦向きページと横向きページを分ける
セクション区切りには、次のページから始めるものや、同じページ内で分けるものがあります。ヘッダーを章ごとに変える場合は、章の始まりに「次のページから開始」のセクション区切りを入れると扱いやすくなります。
区切りを入れる前に構成を決める
文書を作りながら何度もセクション区切りを追加すると、どこで設定が分かれているのか分かりにくくなります。表紙、目次、第1章、第2章、付録のように、先に大まかな構成を決めておくと安全です。
編集記号を表示しておくと、どこにセクション区切りが入っているか確認できます。ヘッダーが思ったように変わらないときは、まず区切りの位置を確認します。
ヘッダーを切り替える手順
セクション区切りを入れた後、ヘッダーを編集します。このとき重要なのが「前と同じヘッダー/フッター」のリンク設定です。リンクが有効なままだと、前のセクションと同じ内容が引き継がれます。
- ヘッダーを変えたい位置の前にセクション区切りを入れる
- 切り替えたいセクションのヘッダーを開く
- 「前と同じヘッダー/フッター」を解除する
- そのセクション用のヘッダーを入力する
- 前後のセクションに影響していないか確認する
- 印刷プレビューでページの見え方を確認する
リンク解除を忘れると、別のセクションのヘッダーまで変わることがあります。ヘッダーを編集するときは、画面上に表示されるセクション番号やリンク状態を見ながら作業します。
表紙だけヘッダーを消す方法
表紙だけヘッダーを表示しない場合は、「先頭ページのみ別指定」を使う方法もあります。表紙と本文を同じセクション内で管理したい場合に便利です。
ただし、表紙、目次、本文でそれぞれ異なるヘッダーを使うなら、セクション区切りで分けたほうが分かりやすくなります。文書の複雑さに合わせて使い分けます。
章ごとのヘッダーにするコツ
章ごとにヘッダーへ章タイトルを入れる場合は、各章の開始位置にセクション区切りを入れ、リンクを解除してから章名を入力します。手作業で章名を入れる方法は分かりやすいですが、章の名前を変えたときにはヘッダーも忘れずに修正する必要があります。
- 章の開始前にセクション区切りを入れる
- 各章のヘッダーリンクを解除する
- 章タイトルを短く入れる
- 長すぎる見出しは省略形にする
- 目次や本文の見出しと表記をそろえる
ヘッダーはページ上部の補助情報です。章タイトルを長く入れすぎると、本文より目立ってしまいます。読み手が現在の章を把握できる程度に短くまとめます。
奇数ページと偶数ページを分ける場合
冊子形式の文書では、奇数ページと偶数ページでヘッダーを分けることがあります。たとえば、奇数ページに章タイトル、偶数ページに文書名を入れる方法です。
この場合は、「奇数/偶数ページ別指定」を使います。セクション別の設定と組み合わせると複雑になるため、最初に文書全体のルールを決めます。設定後は、ページを送って両方の見え方を確認します。
ヘッダーがうまく変わらないとき
ヘッダーの設定が思ったように反映されない場合は、セクション区切り、リンク状態、先頭ページのみ別指定、奇数偶数ページ別指定を確認します。原因を見ずに文字だけを直すと、別のページでまた崩れます。
- セクション区切りが正しい位置にあるか
- 前のセクションとのリンクが解除されているか
- 先頭ページのみ別指定が有効か
- 奇数/偶数ページ別指定が有効か
- ヘッダー内の文字が余白に収まっているか
特に、別文書からコピーした内容を貼り付けた場合、セクション区切りやヘッダー設定が一緒に入ることがあります。急にヘッダーが変わったときは、貼り付けた範囲の区切りを確認します。
提出前の確認ポイント
ヘッダーをセクション別に切り替えた文書は、本文だけでなくページ単位で確認します。印刷プレビューやPDF出力で見たときに、ヘッダーが切れていないか、不要なページに表示されていないかを見ます。
- 表紙に不要なヘッダーがないか
- 章の切り替わりでヘッダーが変わっているか
- 目次や付録の表示が目的に合っているか
- ページ番号との位置関係が自然か
- PDF化後も表示が保たれているか
ヘッダーは文書全体の信頼感に関わる部分です。ページごとに表示が揺れていると、本文が正しくても仕上がりが粗く見えます。
まとめ
Wordのヘッダーをセクション別に切り替えるには、セクション区切りとリンク解除を正しく使うことが大切です。表紙、目次、本編、付録など、表示を変えたい単位で文書を分けます。
ヘッダー編集時には、「前と同じヘッダー/フッター」の状態を確認します。表紙だけ変えるなら先頭ページのみ別指定、冊子形式なら奇数/偶数ページ別指定も使えます。
Word ヘッダー
セクション別切替を使いこなすと、長い文書でもページ上部の情報を整理できます。PDF化前には、章の切り替わりや表紙、付録の表示を確認し、不要なヘッダーが残っていないか見直しましょう。