今回は、Wordのハイパーリンクを使って、長い文書内を移動しやすくする方法を紹介します。
文書内リンクが役立つ場面
ページ数の多い手順書や報告書では、関連する項目を探すためにスクロールを繰り返すことがあります。文書内ハイパーリンクを設定すると、クリック操作で指定した見出しや位置へ移動できます。
目次から各章へ移動するほか、「設定例は第4章を参照」「注意事項へ戻る」といった案内にも利用できます。読み手が次に見る場所を明確に示せるため、内容の理解だけでなく文書の操作性も整えられます。
文書内リンクは、印刷物よりもパソコンやタブレットで読むファイルに向いています。PDFへ変換して配布する場合も、設定によってリンクを引き継げるため、共有形式を考えて設計します。
見出しをリンク先にする方法
Wordで見出しスタイルを設定した文章は、文書内リンクの移動先として指定できます。リンク元にする文字列を選択し、リンクの挿入画面から「このドキュメント内」を選び、対象の見出しを指定します。
- 移動先の章タイトルへ見出しスタイルを設定する
- リンク元になる文字列を選択する
- リンクの挿入画面を開く
- 文書内の場所から対象見出しを選ぶ
- リンクを作成し、実際に移動できるか確認する
見出しの文字を手作業で太くしただけでは、移動先一覧に表示されないことがあります。文書構造を示す見出しスタイルを使うと、リンク設定だけでなく目次やナビゲーションウィンドウにも活用できます。
見出し名を分かりやすくする
「詳細」「その他」のような見出しが複数あると、リンク先を選ぶときに区別しにくくなります。「申請方法の詳細」「設定時の注意事項」のように、その章の内容が分かる名称を付けます。
同じ言葉の見出しを繰り返す必要がある場合は、章番号や対象名を含めます。リンク設定画面で迷わず選べることに加え、読み手も移動先を予測しやすくなります。
ブックマークで任意の位置を指定する
リンク先にしたい場所が見出しではない場合は、ブックマークを利用します。特定の表、注意書き、入力例などへブックマークを設定し、その名前をリンク先として指定できます。
ブックマーク名は、後から見ても内容が分かる形式にします。空白を含められない場合があるため、「注意_保存方法」「表_料金区分」のように区切り文字を使うと整理しやすくなります。
- 表や図の位置へ直接移動させたい
- 見出しの途中にある説明を参照させたい
- 文書末尾の問い合わせ先へ案内したい
- リンク元へ戻る位置を作りたい
ブックマークの対象文字を削除すると、リンク先が失われることがあります。文章を修正した後は、ブックマークが残っているか、リンクが正しく動くかを確認します。
リンク文字列の書き方を整える
「こちら」をリンクにするだけでは、前後を読まないと移動先が分かりません。「申請書の記入例へ移動」「保存時の注意事項を確認」のように、リンク先の内容を文字列へ含めます。
リンクの前後には、移動する目的も簡潔に書きます。たとえば「入力項目が不明な場合は、記入例へ移動してください」とすれば、読み手はリンクを使うべき場面を判断できます。
同じリンクを何度も置くと画面が散らかるため、必要な区切りに限定します。章の冒頭、関連説明の直後、長い節の末尾など、読者が移動したくなる場所を選びます。
戻るためのリンクを用意する
参照先へ移動できても、元の位置へ戻る方法が分からないと読み手は迷います。長い文書では、各章の末尾に「目次へ戻る」リンクを置く、参照先に「手順へ戻る」リンクを用意するなど、往復できる設計にします。
戻り先は目次だけとは限りません。入力例を参照した後に作業手順へ戻る場合は、手順の該当位置へブックマークを設定します。読み手がリンクを使った後に何を続けるかを考えて移動先を決めます。
リンクの見た目をそろえる
Wordではリンク文字列に色や下線が設定されます。文書全体のデザインに合わせて変更できますが、通常の文字と見分けがつかない状態は避けます。色だけに頼らず、下線や「～へ移動」という表現も組み合わせます。
閲覧済みリンクの色が変わる設定では、画面によって見え方が異なる場合があります。配布前に新しい環境で開き、背景色との組み合わせや文字の読みやすさを確認します。
- リンクであることが分かる書式にする
- 移動先を文字列で説明する
- 同じ役割のリンクは同じ書き方にする
- 装飾目的でリンク風の下線を使わない
- 印刷時も意味が通る文章にする
印刷された文書ではリンクをクリックできません。そのため、「こちら」だけで文意が成立する書き方は避け、「第3章の申請手順を参照」のように印刷時にも参照先が分かる表現を使います。
文書を修正した後にリンクを点検する
章の移動、見出し名の変更、文章の削除を行うと、リンク先が変わったりブックマークが消えたりすることがあります。構成を修正した後は、文書の先頭から主要なリンクを順に試します。
確認では、クリックして移動できるかだけでなく、目的の位置が画面に表示されるかも見ます。見出しの直前ではなく段落の途中へ移動する場合は、読み手が位置を把握しにくいことがあります。必要ならリンク先を見出しへ変更します。
リンク切れを防ぐ編集方法
ブックマークを設定した文字列を大きく書き換えるときは、先にブックマーク名とリンク元を確認します。編集後に同じブックマークを設定し直し、リンクをテストします。
章を別文書へ移す場合、文書内リンクはそのままでは機能しません。分割後の文書構成に合わせて、ファイルへのリンクへ変えるか、各文書に必要な説明を追加します。ファイル間リンクは保存場所が変わると切れる可能性があるため、配布方法も考慮します。
自動目次との使い分け
見出しスタイルから作る自動目次には、各見出しへのリンクが設定されることがあります。章への移動だけが目的なら、手作業で目次リンクを作るより自動目次を使うほうが更新しやすくなります。
個別のハイパーリンクは、章をまたいだ関連項目の案内、具体例への移動、目次へ戻る操作などに使います。自動目次と個別リンクの役割を分けると、リンク数を抑えながら移動しやすい文書になります。
文書構造の入口は目次、内容同士のつながりは個別リンクと考えると設計しやすくなります。
PDFへ変換する前の確認
Word文書をPDFとして配布する場合は、リンクを保持できる方法で書き出します。作成したPDFを開き、目次、見出しへのリンク、戻るリンクを実際に試します。
PDF閲覧ソフトによって表示や操作が異なることがあるため、想定する配布環境で確認します。リンクが使えない場合でも内容を探せるよう、見出し名や章番号を文中へ残しておくと安心です。
まとめ
Wordの文書内ハイパーリンクは、見出しやブックマークを移動先に指定し、長い文書を読み進めやすくする機能です。リンク文字列には移動先の内容を含め、参照先だけでなく戻り先も用意します。
見出しスタイル、自動目次、個別リンクを使い分けると、文書構造と関連情報の両方を案内できます。編集後とPDF変換後にはリンクを試し、目的の位置へ移動できるか確認します。読み手が次の操作を予測できるリンク設計を意識することがポイントです。