今回は、Wordの自動回復を確認し、保存前に閉じた文書や作業中に失われた内容を探す方法を紹介します。
自動回復と通常保存の違い
Wordには、作業中の情報を一定間隔で自動回復用として保存する機能があります。アプリの強制終了や端末の再起動が起きた場合に、作業内容を復元できる可能性があります。
ただし、自動回復は通常の保存を完全に代替するものではありません。保存間隔の直前に入力した内容は残らない場合があり、状況によって回復ファイルが作られていないこともあります。自動回復は非常時の補助であり、通常保存が基本です。
ファイルを作り始めたら、早い段階で名前と保存場所を決めます。その後も区切りごとに保存する習慣を付けます。
Wordを再起動して回復候補を確認する
Wordが予期せず終了した後に再起動すると、文書の回復に関する一覧が表示される場合があります。複数の候補があるときは、更新日時と内容を確認します。
- Wordを再起動する
- 文書の回復一覧が表示されているか確認する
- 更新日時が新しい候補から内容を開く
- 必要な内容があるか本文を確認する
- 別名保存して通常の文書として残す
回復した文書は、そのまま閉じずに保存します。候補を開いただけでは、正式な保存先が決まっていない場合があります。元ファイルを上書きする前に、回復版として別名保存し、内容を比較する方法が安全です。
未保存文書の回復を探す
保存せずに文書を閉じた場合でも、Wordの情報画面や文書管理に関するメニューから、未保存文書の回復を確認できることがあります。
一覧には一時的な回復ファイルが表示されます。ファイル名だけでは内容を判断しにくいため、開いて冒頭、更新日時、入力した文章を確認します。
- 作成していた文書の特徴的な語句を探す
- ファイルの更新日時を確認する
- 回復したらすぐに別名保存する
- 複数候補があれば内容を比較する
- 見つからなくても一時ファイルを不用意に削除しない
回復候補はいつまでも残るとは限りません。問題に気づいたら、別の作業を増やす前に確認します。
保存済み文書の回復版を比較する
すでに保存していた文書でも、最後の保存後に加えた変更が自動回復用ファイルへ残っていることがあります。元文書と回復候補の更新時刻を見て、どちらが新しいか確認します。
新しいという理由だけで回復版を上書きすると、意図しない編集や途中状態まで採用する可能性があります。両方を別名で保存し、文書比較や目視で差分を確認します。
表、画像、脚注、ヘッダーなども含めて確認し、必要な変更だけを正式版へ反映します。
自動回復の保存間隔を確認する
Wordのオプションにある保存設定では、自動回復用情報を保存する間隔や保存先を確認できます。間隔を短くすると回復できる範囲は広がりやすくなりますが、端末環境や文書サイズによっては保存処理の影響を感じることがあります。
設定値だけを変えるのではなく、自分の作業内容と端末環境に合うか確認します。自動回復用ファイルの場所も把握しておくと、問題発生時に探しやすくなります。
回復ファイルの保存場所を確認する
オプション画面には、自動回復用ファイルの保存場所が表示されます。必要な場合は、そのパスをコピーしてエクスプローラーで確認します。
回復用フォルダには、通常の文書とは異なる名前や拡張子のファイルが置かれていることがあります。更新日時を手掛かりに候補を絞ります。ファイルを直接変更する前に、別のフォルダへコピーしてから開くと安全です。
システム用フォルダや隠しフォルダにある場合は、ほかのファイルを削除・移動しないよう注意します。回復対象と確認できたファイルだけを扱います。
一時ファイルを探すときの注意点
WordやWindowsが作成する一時ファイルに作業内容が残る場合がありますが、すべてが開ける文書とは限りません。名前が似ていても、ロック情報や処理途中のデータであることがあります。
ファイル検索では、作業した日時、保存予定だったフォルダ、Word関連の拡張子などを手掛かりにします。見つけた候補は元の場所で上書きせず、コピーを作って確認します。
- 問題発生時刻に近い更新日時を見る
- 元の保存予定フォルダも確認する
- 候補ファイルを別の場所へコピーする
- 開けないファイルへ無理な変更を加えない
- 業務端末では管理担当者へ相談する
重要な文書で自己判断の操作が不安な場合は、端末管理者や社内のサポート担当へ相談します。
クラウド保存の履歴も確認する
OneDriveやSharePointなど、履歴を持つ保存先を利用している場合は、ファイルのバージョン履歴から以前の状態を確認できることがあります。自動回復とは別の仕組みですが、上書きや誤編集から戻す手段になります。
履歴を復元する前に、現在のファイルも別名で保存します。過去版を復元すると、現在の変更が置き換わる可能性があるためです。必要な部分だけを過去版からコピーする方法もあります。
同期が完了していない状態や、クラウドへ一度も保存していない文書では履歴を利用できません。保存先と同期状態を日頃から確認します。
回復後の文書を点検する
回復できた文書が完全な状態とは限りません。末尾の文章、表、画像、ページ番号、脚注、リンクなどを確認します。
回復時点より後に行った編集は失われている可能性があります。記憶やメモ、送付済みのPDFなどと照合し、抜けた変更を補います。
- 冒頭と末尾がそろっているか確認する
- 表や画像が表示されるか確認する
- 直前に編集した箇所を重点的に見る
- 必要なら元文書と比較する
- 新しいファイル名で保存する
回復版へ「最終」などの名前をすぐ付けず、内容を確認してから正式版として扱います。
回復に頼らない保存習慣を作る
文書を新規作成したら、最初に保存場所とファイル名を決めます。章を追加したとき、表を編集したとき、画像を挿入したときなど、作業の区切りで保存します。
重要な変更の前には、日付や版番号を付けて別名保存する方法もあります。ファイルが増えすぎないよう、確定版と作業版のルールを決めます。
自動保存が利用できる環境でも、同期エラーや保存先の取り違えが起こる可能性があります。画面上の保存状態を確認し、必要なときは手動保存します。
ファイルが破損している場合
回復候補が見つかっても、通常の方法で開けない場合があります。Wordの開いて修復する機能を試せることがありますが、元ファイルへ直接処理せず、コピーで行います。
一部の文字だけを取り出せる場合でも、書式や画像が失われる可能性があります。内容を新しい文書へ移し、見出しやレイアウトを再設定します。
重要な業務データでは、何度も異なるアプリで開く前に、バックアップを作り専門の担当者へ相談します。
まとめ
Wordの自動回復は、予期しない終了や保存前の操作で失われた文書を探す手掛かりになります。再起動時の回復一覧、未保存文書の回復、自動回復用フォルダ、クラウドの履歴を順に確認します。
回復した文書はすぐに別名保存し、元文書と内容を比較します。自動回復で必ず元に戻せるわけではないため、通常保存と版管理が基本です。問題発生後は早めに候補を確認し、回復作業はコピーで行うことが安全です。