今回は、Wordの音声入力を使って、下書き作成を進めやすくする方法を紹介します。
音声入力が下書きに向いている理由
Wordで文章を作るとき、最初から整った文章を書こうとすると手が止まりやすくなります。音声入力は、頭の中にある内容を先に文字へ移すための方法として使えます。完成文を作る機能ではなく、素材を集めるための入力方法と考えると扱いやすくなります。
企画メモ、議事録のたたき台、説明文の下書き、報告書の要点出しなどでは、まず話すように文章を入れてから整える流れが向いています。キーボード入力よりも、考えを止めずに出しやすい場面があります。
ただし、音声入力だけで文書が完成するわけではありません。変換ミス、句読点の位置、話し言葉の残り方を後から直す必要があります。音声入力は下書き作成、Wordの編集機能は仕上げと役割を分けると使いやすくなります。
始める前の準備
音声入力を使う前に、入力したい内容を軽く整理しておくと作業が進みやすくなります。話しながら考えることもできますが、何を話すかが決まっていないと、同じ説明を繰り返しやすくなります。
準備しておきたいことは次の通りです。
- 書きたいテーマを1行で書く
- 伝えたい要点を3つ程度に分ける
- 固有名詞や専門用語をメモしておく
- 見出しだけ先に作っておく
- 静かな場所で入力できる状態にする
見出しを先に作っておくと、その見出しの下に向けて話せます。文章全体を一気に入力するより、見出しごとに短く区切った方が修正しやすくなります。
音声入力の基本的な使い方
Wordで音声入力を使うときは、入力したい場所にカーソルを置き、音声入力を開始します。マイクが使える状態になっているか確認し、普段より少し区切って話すと認識されやすくなります。
作業の流れは次の通りです。
- Wordで文書を開く
- 下書きを入れたい見出しの下にカーソルを置く
- 音声入力を開始する
- 1つの話題を短いまとまりで話す
- 入力を止めて内容を確認する
話すときは、文を長くしすぎないことが大切です。長い説明を続けると、変換結果を確認する範囲も広くなります。1つの考えを話したら止める、次の考えに移る、という流れにすると直しやすくなります。
下書きとして割り切る
音声入力で入れた文章には、話し言葉が残りやすくなります。「という感じです」「ここで言いたいのは」など、会話では自然でも文書では不要な表現が入ることがあります。
下書き段階では、これらをすぐに整えようとしすぎない方が進めやすくなります。まず内容を出し切り、後から不要な表現を削る流れにします。途中で細かく直し続けると、考えを出す作業と文章を整える作業が混ざり、手が止まりやすくなります。
音声入力後に残しやすいメモは次のようなものです。
- 説明したい順番
- 使いたい事例
- 後で確認する数値や名称
- 言い換えたい表現
- 不足している補足
下書きの中に「あとで確認」などの目印を入れておくと、仕上げのときに戻りやすくなります。
音声入力後の整え方
音声入力が終わったら、文章を編集します。最初に行うのは、誤変換の修正ではなく、内容のまとまりを分けることです。話した順番のままでは、同じ説明が離れた場所に出てくることがあります。
まず、関係する文を近くに集め、見出しに合わない内容を移動します。その後で、誤字、句読点、語尾を直します。順番を整える前に細部を直すと、後で移動したときにまた調整が必要になることがあります。
編集時には、話し言葉を文書向けの表現に変えることを意識します。「これ」「それ」が何を指すのか分かりにくい場合は、名詞に置き換えます。主語が抜けている文は、読み手が迷わないように補います。
句読点と改行を調整する
音声入力では、句読点が思った位置に入らなかったり、文が長くつながったりすることがあります。仕上げでは、読み手が意味を追いやすい位置で文を分けます。
長い文は、次の観点で分割します。
- 一文に複数の結論が入っていないか
- 理由と結果を分けられないか
- 補足説明を別文にできないか
- 箇条書きにした方が伝わりやすくないか
音声入力の文章は、話した勢いが残るため、接続詞が多くなることがあります。「そして」「また」「それで」が続く場合は、削るか、見出しや箇条書きで整理します。
固有名詞と専門用語の確認
音声入力では、人名、部署名、製品名、専門用語が誤って変換されることがあります。下書き作成の後半では、固有名詞だけをまとめて確認する時間を取ります。
確認しやすくするには、文書内検索を使います。よく出てくる名前を検索し、表記がそろっているか見ます。カタカナ語や略称は、同じ言葉でも複数の表記になりやすいため注意が必要です。
社内文書では、部署名や役職名の表記が資料によって変わると読みにくくなります。正式名称を使う箇所と略称を使う箇所を決めておくと、文章が整いやすくなります。
読み上げと組み合わせる
音声入力で作った下書きは、Wordの読み上げ機能と組み合わせて確認すると便利です。自分が話して入力した文章でも、音声で聞き直すと、文のつながりや言い回しの違和感に気づきやすくなります。
確認するときは、入力した直後ではなく、少し時間を置くと客観的に見直しやすくなります。見出しごとに読み上げを使い、語尾の繰り返し、主語の不足、説明の重複を確認します。
音声入力と読み上げを組み合わせると、書く、聞く、直すという流れが作れます。キーボードだけで作業する場合とは違う角度で文章を見直せます。
まとめ
Wordの音声入力は、文章を完成させるためではなく、下書き作成を始めやすくするために使うと便利です。見出しを先に作り、話題を短く区切って入力すると、後から編集しやすい素材になります。
入力後は、内容の順番を整え、話し言葉を文書向けの表現に直し、固有名詞や専門用語を確認します。句読点や長い文も調整し、読み手が追いやすい形にします。
考えを文字にする段階で手が止まりやすいときは、音声入力を下書き作成の入口として使うことで、Wordでの文章作成を進めやすくできます。