Excelで一覧表を作ったあと、売上の合計、件数、平均などを表の下で確認したい場合があります。通常のセルにSUM関数やAVERAGE関数を置いても計算はできますが、行を追加したりフィルターで絞り込んだりするたびに、参照範囲が合っているか確認する手間が残ります。Excelのテーブルには、表の末尾へ集計専用の行を追加する「集計行」が用意されています。
この記事では、Microsoft 365のWindowsデスクトップ版Excelを前提に、テーブルの集計行を表示し、列ごとに合計や平均などを選ぶ手順を説明します。Excel for the webやMac版でもテーブルの集計行は利用できますが、リボンの表示名や配置が少し異なる場合があります。
作業前に確認すること
集計行は、通常のセル範囲ではなく「テーブル」として設定された表で使います。表の中をクリックしたときにリボンへ「テーブル デザイン」タブが表示されるなら、その範囲はテーブルです。表示されない場合は、先に表の範囲を選択して「挿入」タブから「テーブル」を作成します。
すでに表の下に手入力の合計行やメモ行がある場合は、操作前にブックを保存し、必要ならシートを複製しておくと安全です。テーブルの集計行をオンにすると、テーブルの一部として下端に行が追加されます。既存の手入力行と見た目が近い場合、どちらが自動集計なのか分かりにくくなるためです。
集計行を表示する手順
- 集計したいテーブル内の任意のセルをクリックします。
- リボンに表示される「テーブル デザイン」タブを開きます。
- 「テーブル スタイルのオプション」グループにある「集計行」にチェックを入れます。
- テーブルの一番下に集計行が追加されたことを確認します。
初めて集計行を表示した直後は、列によって空欄のままになることがあります。これは異常ではありません。集計したい列の集計行セルを選び、表示されるドロップダウンから関数を選ぶことで、目的に合った結果を表示できます。
列ごとに合計や平均を選ぶ
集計行では、列ごとに表示する計算を変えられます。金額列なら「合計」、単価や点数の列なら「平均」、入力件数を見たい列なら「データの個数」など、確認したい内容に合わせて選びます。
- 集計行のうち、計算したい列のセルをクリックします。
- セルの右側に表示されるドロップダウンを開きます。
- 一覧から「合計」「平均」「データの個数」「最大」「最小」などを選びます。
- 必要な列ごとに同じ操作を繰り返します。
一覧にない計算を使いたい場合は、「その他の関数」から関数を選ぶか、集計行のセルへ数式を直接入力できます。ただし、集計行はテーブルの一部なので、通常の合計欄とは動きが異なります。複雑な集計式を入れる前に、元の表を保存しておくと戻しやすくなります。
フィルターを使う表で集計行が便利な理由
テーブルの集計行で合計などを選ぶと、ExcelはSUBTOTAL関数を使った数式を作成します。SUBTOTAL関数は、フィルターで表示されている行を対象にした集計に使いやすい関数です。たとえば、担当者や月で表を絞り込んだとき、集計行の合計も表示中の行に合わせて変わります。
通常のSUM関数を表の外に置くと、フィルターで非表示になった行も含めて合計されることがあります。フィルター後の小計を確認したい表では、集計行を使う方が結果を読み取りやすくなります。反対に、絞り込みに関係なく全行の総額を常に見たい場合は、集計行とは別に、目的を明記した集計セルを表の外へ用意すると混乱しにくくなります。
行を追加したときの確認ポイント
テーブルの末尾に新しい行を追加すると、テーブル範囲が自動的に広がり、集計行も更新されます。追加後は、集計行が表の一番下に残っていること、追加した行が集計対象に入っていることを確認してください。
もし集計行の下に直接データを入力してしまった場合は、意図したデータ行ではなく、集計行やその外側のセルとして扱われることがあります。新しい明細を入れるときは、集計行のすぐ上の最終データ行から次の行へ進むか、テーブル右下の範囲が広がっていることを確認しながら入力します。
集計行を消す、または計算を変える
集計行を一時的に非表示にしたいときは、テーブル内をクリックし、「テーブル デザイン」タブの「集計行」のチェックを外します。再びチェックを入れると、前に設定した集計が保持される場合があります。表示を消す前に、集計値を資料へ転記している場合は、必要な値を確認してから操作してください。
計算内容だけを変える場合は、集計行そのものを消す必要はありません。対象列の集計行セルをクリックし、ドロップダウンから別の項目を選び直します。不要な列では空白を選べば、その列だけ集計を表示しない形にできます。
うまく表示されないときの見直し
「テーブル デザイン」タブが出ない場合は、選択している場所がテーブルではない可能性があります。表内のセルをクリックし直し、それでも表示されない場合は、範囲がテーブル化されているか確認します。
ドロップダウンが表示されない場合は、集計行のセルではなく通常のデータ行を選んでいることがあります。テーブルの一番下に追加された行を選び直してください。結果が想定と違う場合は、フィルターがかかっていないか、数値が文字列として入力されていないか、空白や単位付き文字が混ざっていないかを確認します。
集計行は、テーブルを日常的に更新する表で特に役立ちます。合計、平均、件数を表の状態に合わせて確認できるため、関数の参照範囲を毎回直す作業を減らせます。まずは集計したい表をテーブルにし、必要な列だけ集計行で結果を表示すると、一覧表の確認が進めやすくなります。