今回は、Excelのバージョン履歴を使って、ブックの以前の状態を確認したり復元したりする方法を紹介します。説明の前提は、OneDriveまたはSharePoint（Microsoft 365）に保存したブックを、Windows版のExcel（Microsoft 365）で開いている環境です。Office 2016～2021、Mac版、Web版で操作が異なる部分は、その都度補足します。
バージョン履歴とは
バージョン履歴は、ファイルが保存されるたびに記録された過去の状態を一覧から選び、開いたり元に戻したりできる機能です。たとえば次のような場面で役立ちます。
- 数式や表を誤って上書きし、保存してしまった
- 共同編集中に、ほかの人が意図しない変更を加えた
- 以前の集計結果と今の結果を見比べたい
「元に戻す」（Ctrl+Z）は、ブックを閉じてしまうと過去の操作までさかのぼれません。バージョン履歴なら、ブックを閉じた後でも、保存された時点の状態を選んで確認できる点が大きな違いです。
利用できる条件
Microsoft 365のバージョン履歴は、OneDriveまたはSharePoint（Microsoft 365）に保存されているファイルでのみ使えます。パソコンのローカルフォルダーだけに保存しているブックでは、この機能は使えません。バージョン履歴を活用したい場合は、まずブックの保存先をOneDriveやSharePointにしておくことが出発点になります。
保存される版の数にも違いがあります。個人用のMicrosoftアカウントでは最新の25個の版を取得でき、職場または学校のアカウントでは、保存先ライブラリの設定によって版の数が決まります。
Excel（Microsoft 365）で以前の版を開く手順
Windows版のExcel（Microsoft 365）では、次の流れで操作します。
- 確認したいブックを開きます。
- ウィンドウ上部のファイルのタイトルをクリックし、［バージョン履歴］を選びます。
- 表示された一覧から、確認したい版を選びます。選んだ版は別のウィンドウで開きます。
- その版に戻したい場合は、［復元］を選びます。
以前の版は別ウィンドウで開くため、今のブックと並べて内容を見比べられます。いきなり復元せず、まず開いて中身を確認するのが安全な進め方です。
環境ごとの操作の違い
Office 2016～2021の場合
買い切り版のOffice 2016～2021では、［ファイル］→［履歴］を選び、表示された版を選んで別ウィンドウで開きます。ナビゲーションウィンドウに［履歴］が見当たらない場合は、実際にはMicrosoft 365のサブスクリプション版を使っている可能性があります。その場合は［情報］を選び、そこからバージョン履歴にアクセスできるか確認してください。
Mac版の場合
Microsoft 365 for Macでは、アプリのタイトルバーにあるブック名を選び、［バージョン履歴の参照］を選びます。古いOffice for Macでは、［ファイル］→［バージョン履歴の参照］から操作します。
Web版の場合
Excel for the webでは、［ファイル］→［バージョン履歴］を選び、確認したい版を開きます。戻したい場合は［復元］を選びます。
また、ブックが壊れていて開けない、といった場合は、ブックを開かずに保存先のフォルダーからバージョン履歴を使う方法もあります。保存先のフォルダーでファイル名を右クリックし、［バージョン履歴］を選ぶと、保存日時ごとの版が一覧で表示されます。OneDriveを使っていて項目が見当たらない場合は、［OneDrive］→［バージョン履歴］から探します。復元したい版の横にあるその他のオプション（…）などから［復元］を選ぶと、現在の版がその版に置き換わります。
復元する前に押さえておきたいこと
復元を実行すると、選んだ版の内容が現在のブックになります。その版より後に加えた更新は、復元後のブックには含まれません。数日分の作業をまとめて巻き戻すことになる場合もあるため、次のような進め方を意識しておくと安心です。
必要な部分だけをコピーして戻す
誤って消したのが一部のシートや特定の範囲だけなら、ブック全体を復元する必要はないかもしれません。以前の版を別ウィンドウで開き、必要なセル範囲だけをコピーして現在のブックに貼り付ける方法なら、その後に加えたほかの変更を残したまま修正できます。数式を含む範囲をコピーするときは、参照先がずれていないか貼り付け後に確認しましょう。
共同編集中は周囲に一声かける
複数人で編集しているブックを復元すると、ほかの人が入力した内容も巻き戻る可能性があります。復元する前に、関係者に「何時の版に戻す予定か」を伝えておくと、入力のやり直しや混乱を防ぎやすくなります。
復元前の状態を残しておく
復元すべきか迷う場合は、現在のブックを［コピーを保存］で別名保存しておくと、復元後に「やはり前の状態が必要だった」となったときにも対応できます。
バージョン履歴を活用しやすくする工夫
- 新しいブックは最初からOneDriveやSharePointに保存する：途中から保存先を移すより、作成時点から履歴を残せます。
- 区切りの良いところで保存する：大きな修正の前後で保存しておくと、戻したい時点を一覧から見つけやすくなります。
- 版の数には限りがあると意識する：個人用アカウントで取得できるのは最新の25個です。長く残したい状態があれば、別名で保存しておくと確実です。
まとめ
Excelのバージョン履歴を使うと、OneDriveやSharePointに保存したブックの過去の状態を開いて確認し、必要に応じて復元できます。
- 利用できるのはOneDriveまたはSharePoint（Microsoft 365）に保存したファイル
- Microsoft 365版はタイトルをクリックして［バージョン履歴］、Office 2016～2021は［ファイル］→［履歴］
- 復元するとその版より後の更新は含まれないため、まず別ウィンドウで内容を確認する
- 一部だけ戻したいときは、以前の版から必要な範囲をコピーする
誤って上書き保存してしまったときに慌てないよう、普段から保存先とバージョン履歴の開き方を確認しておくとよいでしょう。