今回は、PowerPointのスライドショーで使える発表中のショートカットキーを、場面ごとに整理して紹介します。
プレゼンテーションの本番では、スライドを進めるだけでなく、質問に合わせて特定のスライドに戻ったり、説明の合間に画面を一時的に暗くしたりと、細かな操作が必要になることがあります。そのたびにマウスで右クリックメニューを探していると、話の流れが途切れてしまいがちです。主なキー操作を覚えておくと、落ち着いて発表を進めやすくなります。
この記事は、Windows版のデスクトップ版PowerPointを前提にしています。Mac版やWeb版では使えるキーが異なるため、ここでは扱いません。また、Microsoftのサポート情報によると、紹介されているショートカットキーは米国のキーボードレイアウトを基準にしているため、ほかのレイアウトでは対応するキーが異なる場合があります。本番で使う前に、自分のパソコンで一度試しておくと安心です。
スライドショーの開始と終了
まずは、スライドショーを始めるときと終えるときのキーです。
- F5：最初のスライドから開始する
- Shift+F5：現在選択しているスライドから開始する
- Alt+F5：発表者ツールで開始する
- Esc：スライドショーを終了する
リハーサル中に途中のスライドだけ確認したいときは、Shift+F5が便利です。編集画面で確認したいスライドを選んでから押せば、最初から順に進める必要がありません。
ディスプレイが1台でも発表者ツールを確認する
発表者ツールは、2台目のディスプレイにつないでスライドショーを始めると自動で表示されます。ディスプレイが1台しかない場合でも、Alt+F5を押せば発表者ツールで開始できます。ノートの見え方や経過時間の表示を事前に確認しておきたいときに役立ちます。
2台のディスプレイで発表者ツールが自動で起動しない場合は、［スライドショー］タブで［発表者ツールを使用する］のチェックボックスをオンにし、使用するモニターを選びます。
スライドを進める・戻る・移動する
次へ進む、前に戻る
- 次のアニメーションまたは次のスライドへ：N、Enter、PageDown、→、↓、Space
- 前のアニメーションまたは前のスライドへ：P、PageUp、←、↑、BackSpace
進むキーと戻るキーがそれぞれ複数用意されているので、手元のキーボードやプレゼンター用のリモコンで押しやすいものを選びましょう。NとPは「Next」と「Previous」の頭文字と考えると覚えやすくなります。
特定のスライドへ移動する
- スライド番号を入力してEnter：指定した番号のスライドに移動する
- Home：最初のスライドに移動する
- End：最後のスライドに移動する
- Ctrl+S：［すべてのスライド］ダイアログボックスを表示する
質疑応答で「5枚目の図をもう一度見せてほしい」と言われたときは、「5」を押してからEnterを押すだけで移動できます。番号をすぐに答えられるように、手元の資料にスライド番号を書いておくのがコツです。スライド番号が分からないときは、Ctrl+Sで一覧を表示して選ぶ方法もあります。
非表示スライドを見せる
予備のスライドを非表示にしておき、必要なときだけ見せたい場合は、非表示スライドの直前でHを押すと、次の非表示スライドに進めます。なお、このキーは発表者ツールでは使えないと案内されています。発表者ツールを使っている場合は、スライド番号を入力して移動する方法と組み合わせるとよいでしょう。
画面を一時的に切り替える
- Bまたは.（ピリオド）：黒い画面を表示する／元に戻す
- Wまたは,（コンマ）：白い画面を表示する／元に戻す
- Ctrl+H：ポインターとナビゲーションボタンを非表示にする
- Ctrl+T：パソコンのタスクバーを表示する
話の途中で参加者の注意をスクリーンから自分の方へ向けたいときや、休憩を挟むときは、Bキーで画面を黒くしておくと、スライドに気を取られずに話を聞いてもらえます。もう一度同じキーを押せば、元のスライドに戻ります。
別のアプリに切り替えて資料を見せたい場合は、Ctrl+Tでタスクバーを表示すると、スライドショーを終了せずにアプリを選べます。
ポインターと書き込みの操作
スライドの一部を指し示したり、その場で書き込んだりするときのキーです。
- Ctrl+L：レーザーポインターを使う
- Ctrl+P：ポインターをペンに変更する
- Ctrl+A：ポインターを矢印に戻す
- Ctrl+E：ペンを消しゴムに変更する
- E：スライドへの書き込みを削除する
- Ctrl+M：インクの表示と非表示を切り替える
ペンで書き込んだあとは、Ctrl+Aで矢印に戻しておかないと、クリックしたときに意図せず線が引かれることがあります。書き込みを終えたらCtrl+Aで戻すと覚えておくと、操作の混乱を防げます。
動画や音声を操作する
パソコンなどから挿入した動画や音声のファイルは、次のキーで操作できます。オンライン動画には対応していない点に注意しましょう。
- Alt+P：再生・一時停止
- Alt+Q：再生を停止する
- Alt+↑／Alt+↓：音量を上げる／下げる
- Alt+U：ミュートにする
- Alt+End／Alt+Home：次／前のブックマークに移動する
動画の特定の場面から説明したいときは、あらかじめブックマークを付けておき、Alt+Endで移動すると、再生位置を探す手間が省けます。
発表者ツールでのノートの確認
発表者ツールでは、次のキーでノートの表示を操作できます。
- Ctrl+↓／Ctrl+↑：ノートを1行ずつ下／上にスクロールする
- Ctrl+PageDown／Ctrl+PageUp：ノートを1画面分下／上にスクロールする
- F6：発表者ツールの領域を順に切り替える
ノートが長くなったときも、マウスを使わずに続きを読めるので、話しながらでも操作しやすくなります。
覚えきれないときはF1で一覧を表示する
すべてのキーを暗記する必要はありません。スライドショーの実行中にF1を押すと、使えるショートカットキーの一覧が表示されます。本番前のリハーサルで一覧を開き、自分がよく使いそうなキーだけを数個選んで練習しておくのが現実的な方法です。
まとめ
PowerPointのスライドショーで発表中のショートカットキーを使うと、マウス操作に気を取られずに発表を進められます。今回のポイントを振り返ります。
- F5で最初から、Shift+F5で現在のスライドから、Alt+F5で発表者ツールで開始できる。
- スライド番号を入力してEnterで、特定のスライドにすぐ移動できる。
- BやWで画面を一時的に黒や白に切り替え、注意を話し手に向けられる。
- Ctrl+Lでレーザーポインター、Ctrl+Pでペン、Ctrl+Aで矢印に戻せる。
- 迷ったときはF1で一覧を表示できる。
まずは「進む・戻る」「番号で移動」「画面を黒くする」の3つから使い始め、慣れてきたら少しずつ増やしていくと、無理なく身に付けられます。