今回は、Wordで印刷するページ範囲を指定して、必要な部分だけを紙に出す方法を紹介します。数十ページある文書のうち、修正した数ページだけを確認したい、資料の一部だけを会議で配りたいという場面は少なくありません。毎回すべてのページを印刷していると、用紙もトナーも時間も余計にかかります。印刷画面の設定を少し覚えるだけで、こうした無駄を減らせます。
この記事では、Windows版のWord（Microsoft 365などの新しいバージョン）の印刷画面を前提に説明します。Web版やMac版のWordでは画面の構成や項目名が異なる場合があるため、お使いの環境の表示に合わせて読み替えてください。
Wordで印刷するページ範囲を指定する基本
印刷画面を開いてプレビューを確認する
ページ範囲を指定する前に、まずは印刷画面の構成を確認しておきましょう。
- [ファイル]タブを選び、[印刷]を選択します。
- 画面右側に印刷プレビューが表示されます。プレビュー下部の矢印でページを前後に移動できます。
- 文字が小さくて読みにくいときは、画面下部のズームスライダーで拡大します。
プレビューは、ページ範囲を決めるための確認作業にも役立ちます。印刷したい内容が何ページ目にあるかを、プレビューで確かめてから範囲を入力すると、ずれた範囲を印刷してしまう失敗を防げます。
「すべてのページを印刷」の一覧から方法を選ぶ
印刷画面の[設定]の下には、既定で[すべてのページを印刷]と表示されています。この横の矢印を選ぶと、印刷対象を切り替えるための選択肢が一覧で表示されます。ここが、ページ範囲を指定するときの入り口です。
一覧には、ページの指定に関する項目のほか、文書のプロパティの一部を印刷する項目や、変更履歴やコメントを含めて印刷する項目もまとめられています。目的に合わせて選び分けましょう。
目的別のページ範囲の指定方法
表示中の1ページだけを印刷する
プレビューに表示しているページだけを印刷したい場合は、一覧から[現在のページを印刷]を選びます。ページ番号を入力する必要がないため、誤字を直した1ページだけを刷り直したいときなどに手早く使えます。
この方法を使うときは、プレビューに目的のページが表示されているかを先に確認することがポイントです。プレビューを別のページに移動したまま印刷すると、意図しないページが出てきてしまいます。
連続したページをまとめて印刷する
1ページから3ページまでのように、続いたページを印刷したい場合は、一覧から[ユーザー指定の範囲を印刷]を選び、[ページ]ボックスに最初と最後のページ番号をハイフンでつないで入力します。
- 例：「1-3」と入力すると、1ページから3ページまでを印刷します。
- 例：「10-15」と入力すると、10ページから15ページまでを印刷します。
章ごとに確認したいとき、配布用に特定の章だけを抜き出したいときに便利です。
離れたページと範囲を組み合わせて印刷する
3ページと、4ページから6ページを同時に印刷するといった指定もできます。この場合も[ユーザー指定の範囲を印刷]を選び、ページ番号と範囲をコンマで区切って入力します。
- 例：「3, 4-6」と入力すると、3ページと4～6ページを印刷します。
- 例：「1, 5, 8-10」のように、単独のページと範囲を混ぜて指定することもできます。
表紙と結論のページだけを確認用に印刷したい、修正箇所が点在している、といった場面で役立つ指定方法です。
ページ範囲の指定と組み合わせたい印刷のコツ
コメントを含めるかどうかを印刷前に決める
レビュー中の文書を印刷する場合、コメントを紙面に入れるかどうかで仕上がりが変わります。コメント付きで印刷したいときは、印刷画面の[設定]で[変更履歴/コメントの印刷]を選びます。特定の人のコメントだけを印刷したい場合は、[校閲]タブの表示設定で、対象のレビュー担当者を絞り込んでから印刷します。
反対に、コメントなしの状態で印刷したい場合は、[校閲]タブの[変更履歴/コメントの表示]の一覧から[変更履歴/コメントなし]を選んでから印刷します。ページ範囲を指定して一部だけを配る資料では、社内向けのやり取りが紙に残らないよう、この確認を習慣にしておくと安心です。
カラー設定もあわせて見直す
選択しているプリンターがカラー、モノクロ、グレースケールに対応していれば、印刷画面の[設定]の一覧にそのオプションが表示されます。確認用の印刷であればモノクロを選ぶなど、ページ範囲の指定と組み合わせることで、必要な分だけを必要な品質で印刷できます。
ページ範囲の入力で迷わないための工夫
- 入力したらプレビューで確認する：範囲を入力したあと、プレビューで最初のページと最後のページの内容を見ておくと、範囲違いに気づけます。
- 部数とあわせて確認する：ページ範囲を絞ったのに部数が前回の設定のまま、ということがあります。印刷ボタンを押す前に部数の欄も見ておきましょう。
- よく印刷する範囲はメモしておく：定例資料の同じ章を毎回印刷するなら、ページ番号をメモしておくと次回の入力が速くなります。ただし、文書を編集するとページ番号がずれることがあるため、プレビューでの確認は省かないようにします。
まとめ
Wordでは、印刷画面の[設定]から印刷するページ範囲を指定できます。表示中のページだけなら[現在のページを印刷]、続いたページなら[ユーザー指定の範囲を印刷]で「1-3」のように入力し、離れたページを組み合わせるなら「3, 4-6」のようにコンマで区切ります。
- 範囲を決める前に、プレビューで印刷したい内容のページ番号を確認する
- コメントや変更履歴を印刷に含めるかどうかを事前に決める
- カラー設定や部数もあわせて見直す
必要なページだけを印刷する習慣をつけると、用紙の節約だけでなく、配布資料を準備する時間の短縮にもつながります。次に長い文書を印刷するときは、まずページ範囲の指定から試してみてください。