PowerPoint（パワーポイント）で資料を作成する際、画面上の見た目と実際に紙に印刷した際の結果が異なることがあります。
例えば、余白が切れてしまったり、色が予想と違ったりすることを防ぐためには、印刷前に「印刷イメージ（プレビュー）」を正確に確認することが重要です。
今回は、PowerPointで印刷イメージを確認する基本的な手順から、グレースケールでの確認、スライドノートや複数スライドの配置確認など、実務で役立つテクニックを解説します。
印刷プレビューの基本的な表示方法
「ファイル」タブから確認する手順
以下の手順で印刷プレビューを表示します。
- PowerPointの画面左上にある「ファイル」タブをクリックします。
- 左側のメニューから「印刷」を選択します。
- 画面右側に表示されるのが「印刷プレビュー」です。ここでスライドの印刷イメージを確認できます。
この画面では、ウィンドウ下部の矢印ボタンをクリックするか、ページ番号を入力することで、全てのスライドを順に確認することができます。また、ズームスライダーを使用すれば、細部を拡大して確認することもできます。
カラー・グレースケール・単純白黒の切り替え確認
配布資料として印刷する場合、コスト削減のためにカラーではなく白黒（モノクロ）で印刷するケースがあります。カラーで作成したスライドを白黒印刷すると、グラフの色が見分けにくくなったり、文字が背景に埋もれてしまったりすることがあります。そのため、事前に白黒での出力イメージを確認しておくことが推奨されます。
「表示」タブを使用した確認方法
印刷設定画面に行かずに、編集画面のまま色の確認を行うことができます。
- リボンの「表示」タブをクリックします。
- 「カラー/グレースケール」グループにある「グレースケール」または「単純白黒」をクリックします。
- スライドが選択したモードで表示されます。
このモードでは、「グレースケール」タブが表示され、オブジェクトごとに「自動」「グレースケール」「薄いグレースケール」「黒」「白」などの設定を変更できます。これにより、白黒印刷時に最も見やすい状態へ個別に調整することができます。確認が終わったら、「カラーに戻る」をクリックして通常の編集画面に戻ります。
「印刷」画面での確認方法
印刷実行直前の画面でもカラーモードの変更と確認ができます。
- 「ファイル」タブから「印刷」を選択します。
- 「設定」セクションの一番下にある「カラー」（デフォルト設定）のドロップダウンメニューをクリックします。
- 「グレースケール」または「単純白黒」を選択します。
- 右側のプレビュー画面が即座に切り替わり、出力結果を確認できます。
配布資料（複数スライド・スライドノート）の印刷イメージ確認
プレゼンテーションのスライドそのものではなく、配布用に1ページに複数のスライドを配置したり、スライドノート（発表者用メモ）を含めて印刷する場合も、プレビューでの確認が不可欠です。
配布資料のレイアウト確認
1ページに複数のスライドをまとめる手順は以下の通りです。
- 「ファイル」タブから「印刷」を選択します。
- 「設定」にある「フルページサイズのスライド」をクリックします。
- 「配布資料」セクションから、希望のレイアウト（例：「3スライド」など）を選択します。
「3スライド」を選択すると、左側にスライド、右側に手書き用の罫線が配置されたレイアウトが表示されます。プレビュー画面で文字の大きさや余白のバランスを確認し、必要に応じて「スライドのサイズ指定」や「用紙の向き」を調整します。
スライドノートの確認
スライドの内容と、下部に入力したノート部分を合わせて印刷する「ノート」形式の確認方法です。
- 「ファイル」タブから「印刷」を選択します。
- 「設定」にある「フルページサイズのスライド」をクリックします。
- 「印刷レイアウト」セクションの「ノート」を選択します。
プレビュー画面にスライドとその下のノートが表示されます。ノートの文字量が多すぎて切れていないか、フォントサイズが適切かを確認します。
印刷プレビューでよくあるトラブルと対処法
印刷イメージを確認する際に遭遇しやすい問題とその解決策を紹介します。
スライドの端が切れて表示される場合
プレビュー画面でスライドの周囲に白い余白が表示されず、端が切れているように見えることがあります。これは、プリンターの「フチなし印刷」設定や、スライドサイズと用紙サイズの不一致が原因である可能性があります。
- 「用紙に合わせて拡大/縮小」機能を使用する：印刷設定の「フルページサイズのスライド」をクリックし、メニュー下部にある「用紙に合わせて拡大/縮小」にチェックを入れます。これにより、スライド全体が用紙内に収まるように自動的に調整されます。
画面と印刷プレビューの色味が異なる
モニターの発色（RGB）とプリンターのインク（CMYK）の違いにより、完全に同じ色を再現することは困難ですが、大きく異なる場合は設定を確認します。
- 透過性の問題：透過効果を使用した画像や図形が正しく印刷されない場合、プリンタードライバーの設定や、PowerPointのオプションで「高品質で印刷する」設定を確認することで改善される場合があります。
まとめ
PowerPointでの印刷イメージの確認は、資料作成の最終段階において品質を担保するために欠かせない工程です。
「ファイル」タブからの基本的なプレビュー確認に加え、グレースケールでの視認性チェックや、配布資料用レイアウトの確認を徹底することで、印刷後のミスを防ぎ、意図した通りの資料を作成することができます。