業務において、複数のWordファイル（.docx）を印刷しなければならない場面は頻繁に訪れます。会議資料、契約書、あるいはマニュアルなど、ファイルが分かれている場合に、一つひとつファイルを開き、「ファイル」タブから「印刷」を実行するのは、時間がかかり非効率的です。
Word（ワード）には、ファイルを開かずに印刷する機能や、複数のファイルを一時的に結合して印刷する方法など、効率化のための手段がいくつか存在します。
今回は、Wordファイルを可能な限り手間をかけずに、まとめて印刷するための具体的な手順と、それぞれのメリット・デメリットを解説します。
Windowsのエクスプローラーから一括印刷する
最も手軽で一般的な方法は、Windowsのエクスプローラー（フォルダー画面）のコンテキストメニューを使用する方法です。Wordを起動してファイルを開くという操作をユーザー自身が行う必要がなく、Windowsが自動的に処理を行います。
手順
- 印刷したいWordファイルが保存されているフォルダーを開きます。
- 印刷したいファイルをすべて選択します。
- 連続するファイルを選択する場合：キーボードの Shift キーを押しながら、最初のファイルと最後のファイルをクリックします。
- 離れた場所にあるファイルを選択する場合：キーボードの Ctrl キーを押しながら、対象のファイルを順にクリックします。
- すべてのファイルを選択する場合：Ctrl + A キーを押します。
- 選択したファイルの上で 右クリック します。
- 表示されたメニューから [印刷] をクリックします。
この操作を行うと、Wordがバックグラウンド（または一時的なウィンドウ）で順次起動し、デフォルトに設定されているプリンターへ印刷データを送信した後、自動的に閉じます。
注意点とデメリット
- 印刷順序の制御が難しい： ファイルを選択した順序や名前順で印刷されるとは限らず、Windowsの処理順序によって印刷物が排出される順番が前後する可能性があります。資料の順番が重要な場合は、後述する「ファイルを結合して印刷」する方法や、ファイル名の先頭に連番（01_, 02_など）を振ってから印刷する方法を検討してください。
- PCの負荷： 多数のファイル（例えば15ファイル以上など）を一度に選択して印刷しようとすると、Wordの起動と終了が繰り返され、PCの動作が重くなったり、処理が止まったりすることがあります。ファイル数が多い場合は、5〜10ファイル程度に小分けにして実行することを推奨します。
- プリンター設定： 「通常使うプリンター」に設定されているプリンターで、標準設定（A4、片面など）にて印刷されます。特定のファイルだけ両面印刷にしたい、トレイを変えたいといった詳細な設定はできません。
ファイルを1つの文書に結合してから印刷する
「資料の順番を崩したくない」「ページ番号を通しで振りたい」「両面印刷でまとめて出力したい」という場合には、複数のWordファイルを一時的に1つのファイルに結合してから印刷する方法が確実です。
手順
- Wordを起動し、[白紙の文書] を開きます。
- [挿入] タブをクリックします。
- リボンの右側にある「テキスト」グループ内の [オブジェクト] の横にある下向き矢印（▼）をクリックします。
- メニューから [ファイルからテキスト] を選択します。
- 「ファイルの挿入」ダイアログボックスが表示されます。結合したいWordファイルが保存されているフォルダーへ移動します。
- 結合したいファイルを選択します。
- 重要： ここで選択した順に上から結合されます。ファイル名順に並べてから選択するか、順番通りにCtrlキーを押しながらクリックして選択してください。
- [挿入] ボタンをクリックします。
- 選択したファイルの内容が、現在開いている文書に順次挿入されます。
- 内容がつながって表示されるため、必要に応じて改ページ（Ctrl + Enter）を挿入して体裁を整えます。
- [ファイル] タブ ＞ [印刷] から通常通り印刷を行います。
メリット
- 順序が確実： 文書内でページ順序が固定されるため、印刷物がバラバラになる心配がありません。
- 設定の一括適用： 両面印刷や集約印刷（2アップなど）の設定を、全ファイルに対して一括で適用できます。
- PDF化も容易： 結合した状態でPDFとして保存すれば、配布用のデジタル資料としても活用できます。
PDFに変換してから一括印刷する
Wordのレイアウト崩れを防ぎ、より安定して印刷を行いたい場合は、一度すべてのファイルをPDFに変換してから、PDF閲覧ソフト（Adobe Acrobat Readerなど）で一括印刷する方法も有効です。特に、異なるバージョンのWordで作成されたファイルが混在している場合におすすめです。
手順
- エクスプローラーでWordファイルを選択し、右クリックメニューの「PDFに変換」（Adobe Acrobatなどがインストールされている場合）を使用するか、Wordの「名前を付けて保存」からPDF形式で保存します。
- 作成された複数のPDFファイルを選択します。
- 選択した状態で右クリックし、[印刷] をクリックします。
PDFとして固めることで、フォントの置き換わりや図形のズレなどのトラブルを回避した状態で印刷プロセスに回すことができます。
トラブルシューティング：印刷できない場合
上記の手順で印刷が開始されない、またはエラーが発生する場合の確認事項です。
「通常使うプリンター」の確認
エクスプローラーからの右クリック印刷は、Windowsの設定で「通常使うプリンター（既定のプリンター）」に指定されているデバイスに出力されます。
- [スタート] メニュー ＞ [設定] （歯車アイコン）を開きます。
- [Bluetooth とデバイス] ＞ [プリンターとスキャナー] を選択します。
- 目的のプリンターが「既定」になっているか確認します。なっていない場合は、プリンターを選択し、「既定として設定する」をクリックします。
Wordのバックグラウンド印刷設定
Wordの設定により、バックグラウンドでの印刷処理が影響している場合があります。
- Wordを開き、[ファイル] ＞ [オプション] をクリックします。
- [詳細設定] を選択し、「印刷」セクションを探します。
- 「バックグラウンドで印刷する」のチェックを確認します。PCの動作が不安定な場合は、このチェックを外して試すことで改善することがありますが、通常はオンのままで問題ありません。
まとめ
Wordファイルをまとめて印刷するには、状況に応じて以下の方法を使い分けるのが最適です。
- とにかく急いで印刷したい、設定は標準で良い： エクスプローラーで選択して「右クリック」＞「印刷」。
- 順番を厳守したい、両面印刷などの設定を一括でしたい： Wordの「ファイルからテキスト」機能で結合してから印刷。
- レイアウト崩れを防ぎたい： PDFに変換してから印刷。
これらの機能を活用し、手作業での印刷時間を削減して、より重要な業務に時間を割けるようにしましょう。