今回は、Wordで作成した文書から、作成者などの個人情報を削除して安全に共有する方法を紹介します。
なぜ個人情報の削除が必要なのか
Wordで文書を保存すると、ファイルの内容だけでなく「プロパティ」と呼ばれる情報も一緒に保存されます。このプロパティには、作成者の名前や編集時間、保存した場所のパスなど、さまざまな個人情報が含まれていることがあります。
社内での共有なら問題ないことも多いですが、以下のような場合は注意が必要です。
- 取引先やクライアントへファイルを送る場合
- インターネット上にファイルを公開する場合
- 不特定多数の人が閲覧する可能性のある共有フォルダに置く場合
意図せず個人の名前やパソコン内の環境情報が漏れてしまうのを防ぐため、外部へ送る前にはプロパティを確認し、不要な情報を削除する習慣をつけることをおすすめします。
プロパティから個人情報を削除する手順
Wordの標準機能である「ドキュメント検査」を使うことで、ファイルに潜む個人情報を簡単に見つけて削除できます。
ドキュメント検査の実行
まず、個人情報を削除したいファイルを開きます。
画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「情報」という項目を選択します。画面の中央あたりに「問題のチェック」というボタンがあるので、それをクリックし、表示されたメニューから「ドキュメント検査」を選びます。
検査項目の選択と実行
「ドキュメント検査」のウィンドウが開くと、検査できる項目がリスト表示されます。
今回は個人情報の削除が目的なので、「ドキュメントのプロパティと個人情報」のチェックボックスにチェックが入っていることを確認します。その他の項目については、必要に応じてチェックを入れたままで構いません。
確認できたら、右下にある「検査」ボタンをクリックします。
個人情報の削除
検査が完了すると、結果が表示されます。「ドキュメントのプロパティと個人情報」の項目に「次のドキュメント情報が見つかりました」というメッセージと、見つかった情報の詳細（作成者名など）が表示されているはずです。
その項目の右側にある「すべて削除」ボタンをクリックすると、検出された個人情報が一括で削除されます。
削除が終わったら「閉じる」ボタンを押し、ファイルを上書き保存することで、情報が消えた状態が確定します。
注意点とちょっとした工夫
個人情報を削除する際の注意点と、より便利に使うための工夫をお伝えします。
削除前のバックアップを推奨
「すべて削除」を実行すると、その操作を取り消す（元に戻す）ことはできません。もし、後で自分用のメモとしてプロパティの情報を残しておきたい場合は、削除を実行する前に、ファイルを別名で保存（コピーを作成）しておくのが安心です。
保存時に自動で削除する設定
頻繁に外部へファイルを送るため、毎回手動で削除するのが手間に感じる場合は、保存時に自動でプロパティを削除する設定も可能です。
「ファイル」タブの「オプション」から、「トラストセンター（またはセキュリティセンター）」を開き、「トラストセンターの設定」をクリックします。左側のメニューから「プライバシーオプション」を選び、「ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する」にチェックを入れてOKを押します。
これで、このファイルに関しては保存するたびに自動で個人情報が消去されるようになります。
まとめ
今回は、Wordのプロパティに隠れた個人情報を確認し、安全に削除する方法を紹介しました。
作成者名などの情報が残ったまま外部へ送信してしまうというミスは、ドキュメント検査機能を使うことで未然に防ぐことができます。ファイルを送る前の最終確認として、ぜひこの手順を取り入れてみてください。