今回は、Excelで作成した表やデータを印刷する際に、必要な部分だけを綺麗に印刷するための「印刷範囲の設定」について紹介します。
Excelの印刷範囲設定が重要な理由
Excelのシートは広大で、一つのシートに複数の表やメモ書き、計算用のデータが混在していることがよくあります。そのまま印刷ボタンを押してしまうと、不要な部分まで何枚も印刷されてしまうことがあります。
印刷範囲を適切に設定することで、用紙の無駄を省き、見せたい情報だけを正確に紙面やPDFに収めることができます。
用紙の無駄をなくす
意図しない空白ページや、端の方にある一時的な計算式が印刷されてしまうのを防ぎます。これにより、紙やインクのコスト削減につながるだけでなく、資料としての見栄えも良くなります。
特に、他人に渡す資料や会議で配布する資料では、必要な情報が過不足なく1枚に収まっていることが望まれます。
印刷範囲を設定する基本的な手順
Excelの機能を使って、印刷したいセル範囲を簡単に指定することができます。
- ページレイアウトタブからの設定
具体的な操作手順
- 印刷したいセルの範囲をドラッグして選択します。
- リボンメニューの「ページレイアウト」タブをクリックします。
- 「ページ設定」グループにある「印刷範囲」をクリックします。
- ドロップダウンメニューから「印刷範囲の設定」を選択します。
この操作により、選択した範囲の周囲に点線（または実線）が表示され、その部分だけが印刷対象となります。
印刷範囲設定の便利なテクニック
基本的な設定方法に加えて、思い通りの印刷結果を得るための便利な機能がいくつかあります。
複数の離れた範囲を印刷する
1つのシート内で、離れた場所にある複数の表をまとめて印刷したい場合もあります。
最初の範囲を選択した後、キーボードの「Ctrl」キーを押しながら次の範囲を選択します。その後、同じように「印刷範囲の設定」を行うと、それぞれの範囲が別々のページとして印刷されます。
- Ctrlキーを押しながら複数範囲を選択する。
- 「ページレイアウト」タブから「印刷範囲の設定」をクリックする。
改ページプレビューで視覚的に調整する
設定した印刷範囲が、実際に用紙のどこで区切られるのかを確認し、微調整したい場合に便利なのが「改ページプレビュー」です。
画面右下の「改ページプレビュー」ボタン（または「表示」タブから）をクリックすると、青い線で印刷ページが区切られて表示されます。
- 青い実線をドラッグして、印刷範囲の境界を広げたり狭めたりする。
- 青い破線をドラッグして、ページが切り替わる位置（改ページ位置）を調整する。
この機能を使うことで、表の途中でページが不自然に切れてしまうのを防ぎ、1ページにきれいに収めることができます。
まとめ
Excelの印刷範囲設定を活用することで、必要な情報だけを抽出し、見やすい資料を効率的に作成することができます。
意図しないページの印刷を防ぐだけでなく、改ページプレビューなどを併用することで、用紙サイズに合わせた美しいレイアウトに仕上げることが可能になります。会議資料や提出書類を作成する際の仕上げの作業として、印刷設定の確認を習慣にしてみてはいかがでしょうか。