今回は、Wordのコメント機能を設定し、コメントを印刷しない方法について紹介します。
Wordで文書を共有する際、コメント機能は修正の指示や意見の交換にとても役立ちます。
しかし、文書を紙に印刷したり、PDFとして出力したりする段階になって、画面上のコメントまで一緒に印刷されてしまい、困った経験があるかもしれません。
提出用の資料や、最終版の文書を印刷する際には、コメントを非表示にして本文だけをきれいに印刷したい場面が多いものです。
ここでは、コメントを残したまま本文のみを印刷するための設定や、コメントの表示を切り替える手順について見ていきます。
コメントを印刷しないための基本的な設定
Wordの印刷設定を少し変更するだけで、コメントを含めずに印刷することが可能です。
この設定を行えば、文書内のコメントを削除することなく、本文だけを紙に出力できるでしょう。
印刷画面での設定手順
もっとも簡単で一般的な方法は、印刷を実行する直前の画面で設定を変更することです。
以下の手順で、印刷対象からコメントを外すことができます。
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「印刷」のメニューを開きます。
- 「設定」という項目の下にある、「すべてのページを印刷」などのボタンをクリックします。
- ドロップダウンメニューの下のほうに、「変更履歴/コメントの印刷」という項目があることを確認します。
- この項目にチェックが入っているとコメントが印刷されるため、クリックしてチェックを外します。
右側に表示されているプレビュー画面からコメントの表示が消えたことを確認してから、印刷ボタンを押すようにすると安心です。
設定が元に戻ってしまう場合への備え
上記の手順でコメントを印刷しないように設定しても、次回Wordを開き直したときには、再びコメントが印刷される設定に戻っていることがあります。
これは、Wordの標準設定が、変更履歴やコメントを印刷する仕様になっているためです。
毎回チェックを外すのが手間に感じる場合は、文書を最終版として完成させた段階で、PDFファイルとして保存しておくのもひとつの方法です。
PDF化する際にも同様の設定でコメントを除外できるため、印刷用のフォーマットとして保存しておくと、後から印刷する際に手間が省けるでしょう。
画面上のコメント表示を切り替える方法
印刷時だけでなく、画面上で文書を確認する際にも、コメントが邪魔に感じることがあるかもしれません。
作業の目的に合わせて、画面上のコメント表示をコントロールするのも良い方法です。
「校閲」タブから表示をオフにする
本文のレイアウトや全体の見栄えを確認したいときは、一時的にコメントを非表示にすると作業がしやすくなります。
- 画面上部の「校閲」タブを開きます。
- 「変更履歴」グループの中にある「変更履歴とコメントの表示」をクリックします。
- メニューの中の「コメント」をクリックして、チェックを外します。
これで、文書に設定されたコメントが画面から見えなくなります。
この操作はあくまで「表示を隠している」だけなので、コメントのデータ自体は消えていません。
再度同じ操作でチェックを入れれば、いつでもコメントを確認することが可能です。
すべての変更履歴を非表示にして確認する
コメントだけでなく、文字の追加や削除といった変更履歴も同時に隠したい場合は、別の表示設定を使うとスムーズです。
同じく「校閲」タブにあるドロップダウンメニュー（初期状態では「すべての変更履歴/コメント」と表示されている部分）を開きます。
ここから「変更履歴/コメントなし」を選択すると、コメントや修正の履歴がすべて隠れ、最終的に印刷される状態と同じ見た目で文書を確認できます。
レイアウトの崩れがないかチェックする際に、役立つ表示モードと言えるでしょう。
コメントを活用する上で知っておきたいTips
コメント機能は、使い方を工夫することでさらに便利なツールになります。
円滑なやり取りに役立つ、ちょっとしたテクニックをいくつか紹介します。
特定の人のコメントだけを表示する
複数人でひとつの文書を編集していると、コメントの数が多くなり、確認が難しくなることがあります。
そのような時は、「変更履歴とコメントの表示」メニューから「特定のユーザー」を選択してみましょう。
一覧から確認したい人の名前だけを選ぶことで、その人が書き込んだコメントのみが画面に表示されます。
自分の担当箇所や、上司からの指示だけをピックアップして確認したい場面で役立つ機能です。
解決したコメントを処理する
指摘された内容を修正し終わった後は、そのコメントが処理済みであることを明確にしておくと親切です。
コメントを削除してしまうこともできますが、履歴として残しておきたい場合は、「解決済み」にする機能を使うのがおすすめです。
コメントの右上にある「解決」ボタンをクリックすると、コメントの色が薄くなり、対応が終わったことがひと目でわかるようになります。
後からどのような修正を行ったのか振り返る際にも、有用な記録となるでしょう。
まとめ
今回は、Wordでコメントを印刷しない設定と、画面での表示を切り替える方法について紹介しました。
印刷メニューの「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外すことで、簡単に本文のみを印刷することが可能です。
また、作業の途中でレイアウトを確認したい場合は、「校閲」タブからコメントの表示をオフにする機能が役立ちます。
コメント機能はチームでの文書作成に欠かせないツールなので、表示と印刷のコントロール方法を把握して、よりスムーズな資料作りに活かしてみてはいかがでしょうか。