今回は、PowerPointのスライドに付けた「コメント」を印刷する、あるいは印刷しないようにするオプション設定について紹介します。
PowerPointのコメント機能と印刷の関係
複数人でプレゼンテーション資料を作成する際や、上司やクライアントにレビュー（確認）を依頼する際、PowerPointの「コメント機能」は非常に役立ちます。
スライド上の気になる箇所に直接吹き出しのマークを付け、そこに修正の指示や質問を書き込むことができるため、口頭やメールで「何枚目の右上の図のことで…」と説明する手間が省け、正確なコミュニケーションが可能になります。
しかし、このコメント機能を使ったファイルをいざ紙に印刷して配布しようとした時、初期設定のままでは、スライドの横にコメントの内容が一緒に印刷されてしまったり、吹き出しのマークが邪魔になってしまったりすることがあります。
社内の確認用としてコメントを含めて印刷したい場合と、本番のプレゼン用にコメントを完全に消してきれいなスライドだけを印刷したい場合、この2つの状況に合わせて印刷のオプションを正しく切り替える知識が求められます。
コメントを印刷「しない」ための設定手順
本番用の資料として、スライドだけをきれいに印刷したい（コメントは画面上には残しておきたいが、紙には出力したくない）場合の手順です。
印刷設定のオプションを開く
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックし、左側のメニューから「印刷」を選択する
- 印刷のプレビュー画面と設定項目が表示される
- 設定項目の中にある「フルページサイズのスライド（または現在の印刷レイアウト名）」と書かれているボタンをクリックする
「コメントの印刷」のチェックを外す
プルダウンメニューが下に長く展開されます。
- メニューの一番下付近にある「コメントの印刷」という項目を探す
- この項目の左側にチェックマーク（レ点）が付いている場合は、クリックしてチェックを外す
チェックを外すと、右側の印刷プレビュー画面が更新され、スライド上に表示されていたコメントの吹き出しアイコンや、ページの右側に表示されていたコメントのテキストが消え、スライドのみのすっきりとした状態になります。
この状態で「印刷」ボタンを押せば、コメントを含まないきれいな資料が出力されます。
コメントをスライドと一緒に印刷「する」ための設定手順
逆に、社内での打ち合わせや、修正指示の確認用として、誰がどのようなコメントを付けたのかを紙に印刷して残しておきたい場合の手順です。
コメント付きで印刷する設定
- 先ほどと同じように、「ファイル」タブから「印刷」画面を開く
- 「フルページサイズのスライド」をクリックしてプルダウンメニューを展開する
- 一番下にある「コメントの印刷」をクリックして、チェックマークを入れる
コメントがどのように印刷されるか（レイアウトの確認）
「コメントの印刷」をオンにした場合、PowerPointはスライドのレイアウトを自動的に少し縮小し、以下のような形式で紙に出力します。
- スライド自体はページの左上に少し小さく配置される
- スライドの中には、コメントが付けられた場所を示す吹き出しのアイコン（番号付き）が表示される
- ページの右側（または下側）の余白部分に、番号と紐づいたコメントの投稿者名、投稿日時、およびコメントのテキスト本文が箇条書きで一覧表示される
このレイアウトにより、スライドのどの部分に対する指摘なのかが一目でわかる、非常に実用的なレビュー用の確認資料が完成します。
発表者ノートとコメントを同時に印刷する場合の注意点
スライドの下に原稿を書き込む「ノート（発表者ノート）」機能と、「コメント」機能の両方を活用している場合、これらをどのように印刷するかは少し複雑になります。
ノートページの印刷設定
- 「印刷」画面のプルダウンメニューから、印刷レイアウトとして「ノート」を選択する
- この状態で「コメントの印刷」もオン（チェックあり）にしているとどうなるか確認する
PowerPointの仕様上、レイアウトを「ノート」にした状態でコメントを印刷しようとすると、1ページ目にスライドとノート（原稿）が印刷され、次のページ（2ページ目）にコメントの一覧だけが独立して印刷される、という挙動になることが多くあります。
つまり、スライドとコメントが同じ紙面上に並ばないため、少し見づらい資料になってしまう可能性があります。
ノートとコメントの両方を同時に見せたい場合は、あらかじめ「表示」タブの「ノートマスター」などを調整するか、コメントの内容を直接ノート部分にコピー＆ペーストして、ノートだけを印刷するようにする、といった運用上の工夫が必要になるケースがあります。
コメントを完全に削除してから印刷する（最終確認）
印刷の設定だけでコメントを非表示にするのではなく、ファイルを社外へ提出する（PDF化する）前や、最終版の完成データとして保存する前に、ファイル内に残っているコメントそのものを一括で完全に削除しておくのが最も安全な方法です。
コメントを一括で削除する手順
- 画面上部の「校閲」タブを開く
- 「コメント」グループの中にある「削除」ボタンの下半分（矢印の部分）をクリックする
- 表示されたメニューから「プレゼンテーション内のすべてのコメントを削除」を選択する
この操作により、スライド内に残っていた古い修正指示や、非表示になっていたコメントの履歴がすべて消去されます。
この状態で印刷（またはPDF化）を行えば、万が一印刷設定で「コメントの印刷」がオンになっていたとしても、出力されるコメントが存在しないため、情報漏洩や見栄えの悪化を防ぐことができます。
クライアントへの納品前には、必ずこの「すべてのコメントを削除」を行うことを社内ルールとして徹底しておくと安心です。
まとめ
PowerPointにおけるコメント機能と、その印刷に関するオプション設定についてお伝えしました。
印刷画面の「フルページサイズのスライド」からプルダウンを展開し、「コメントの印刷」のチェックをオン・オフするだけで、社内レビュー用の資料と、本番用のクリーンな資料を簡単に切り分けて印刷することができます。
また、最終的な完成ファイルを外部に提出する際には、「校閲」タブから「プレゼンテーション内のすべてのコメントを削除」を実行し、データそのものからコメントを消去しておくことが、セキュリティと品質管理の観点から非常に重要です。
これらの機能を目的や状況に合わせて正しく使い分けることで、チーム内での円滑なコミュニケーションと、プロフェッショナルな資料作成に役立てていけることと思います。