今回は、Wordで作成した表を解除して、入力されているデータをテキストに変換する手順を紹介します。
表の解除（テキスト変換）が必要になる場面
Wordで資料を作成していると、最初は表として整理していた情報を、後から箇条書きや通常の文章に変更したい場面があります。
また、他のアプリケーションからデータをコピーしてきた際に、意図せず表の形式になってしまい、レイアウトが崩れてしまうことも少なくありません。
そんなとき、表の中身を一つずつコピーして貼り付け直すのは大変な手間です。Wordには、表の枠だけを消して中の文字だけを残す便利な機能が用意されています。
表をテキストに変換する基本的な手順
表の解除は、リボンのメニューから数回のクリックで行うことができます。
- 表を選択する：変換したい表の中のどこかをクリックします。すると、表の左上に十字のマーク（表の移動ハンドル）が表示されるので、それをクリックして表全体を選択します。
- レイアウトタブを開く：画面上部のリボンに「表ツール」が現れ、その中の「レイアウト」タブをクリックします（「配置」などを設定する通常の「レイアウト」タブとは別ですので注意が必要です）。
- テキストに変換を選択する：リボンの右端のほうにある「データ」グループの中から、「テキストに変換」をクリックします。
区切り文字の設定について
「テキストに変換」をクリックすると、小さなダイアログボックスが表示され、「区切り文字」を選択する画面になります。
区切り文字とは、表のセルとセルの間にあった境界線を、どのような文字に置き換えるかを決める設定です。
段落記号を選ぶ場合
各セルの内容を、改行して縦に並べたい場合は「段落記号」を選択します。
たとえば、名簿などのデータで、1つのセルに入っていた情報ごとに改行を入れたいときに役立ちます。
タブを選ぶ場合
セルの内容を横に並べたまま、項目間に適度なスペースを空けたい場合は「タブ」を選びます。
表の見た目をある程度維持しつつ、後から文字の位置を揃えやすいため、最もよく使われる設定です。
カンマを選ぶ場合
各項目の間に「,（カンマ）」を入れたい場合はこちらを選択します。
このデータをご自身のパソコンに保存した後、Excelなどの別のソフトで読み込んで編集したいときに適しています。
変換後のレイアウト調整
表を解除した後は、必要に応じて文字の配置やインデントを調整します。
タブ位置の調整
区切り文字で「タブ」を選んだ場合、画面上部のルーラー（定規のような目盛り）を使って、文字の開始位置を揃えることができます。
ルーラー上のタブマーカーを左右にドラッグするだけで、きれいに整った見栄えになります。
不要な空白の削除
表の中に意図しないスペースが含まれていた場合、テキスト変換後に不自然な空白ができることがあります。
その際は、Wordの「検索と置換」機能を使って、不要な空白を一括で削除すると効率的です。
逆にテキストを表に変換することも可能
Wordでは、表をテキストにするだけでなく、すでに入力されているテキストを表に変換することもできます。
- 表にしたい文章を選択します。
- 「挿入」タブをクリックし、「表」を選びます。
- メニューの中から「文字列を表にする」をクリックします。
- 列数や区切り文字を指定して「OK」を押します。
この機能を覚えておくと、メモ帳などで作成したテキストデータを、Wordで素早く表にまとめることができます。
まとめ
今回は、Wordの表を解除してテキストデータに変換する方法についてお伝えしました。
一つずつコピー＆ペーストを繰り返すことなく、瞬時に表の枠だけを取り除くことができるため、資料作成の時間をぐっと短縮できます。区切り文字の選び方によって変換後の見栄えが変わるので、目的に合わせて使い分けてみてください。