今回は、PowerPointのスライド番号をセクション別に整える方法を紹介します。
スライド番号は資料の案内役になる
PowerPoint資料では、スライド番号があると、打ち合わせやレビューでページを指定しやすくなります。特に、章立てされた資料や配布用PDFでは、スライド番号があることで読み手が現在位置をつかみやすくなります。
一方で、表紙や章扉には番号を出したくない、補足資料だけ別の番号にしたい、セクションごとに見せ方を変えたいという場面もあります。スライド番号は全ページに同じように入れるだけでなく、資料構成に合わせて整えることが大切です。
まず全体の番号表示を設定する
スライド番号を入れるには、「挿入」タブから「スライド番号」を選びます。ヘッダーとフッターの画面で「スライド番号」にチェックを入れ、必要に応じて「タイトルスライドに表示しない」を設定します。
表紙に番号を出したくない場合は、この設定が便利です。ただし、表紙を番号に含めるかどうかは別の問題です。見た目では表紙に番号が出なくても、内部的なスライド番号には含まれることがあります。
資料のルールとして、表紙を1ページ目と数えるのか、本文の最初を1ページ目にするのかを先に決めます。
開始番号を調整する
PowerPointでは、スライド番号の開始番号を変更できます。「デザイン」タブのスライドサイズ設定から、開始番号を調整します。本文の最初を1にしたい場合などに使います。
ただし、開始番号を変えると資料全体に影響します。セクションごとに番号を完全に振り直したい場合は、標準のスライド番号だけでは足りないことがあります。その場合は、セクション扉には番号を出さず、本文スライドには通常番号を表示するなど、運用しやすいルールを選びます。
番号を複雑にしすぎると、更新時に確認が大変になります。配布資料では、読み手が迷わないことを優先します。
セクションごとに表示位置をそろえる
PowerPointのセクション機能を使うと、章ごとにスライドをまとめられます。番号の表示位置や見た目は、スライドマスターで整えると管理しやすくなります。
セクションごとにレイアウトが違う場合でも、番号の位置はできるだけそろえます。右下、左下、中央下など、資料全体で基準を決めます。章扉だけ番号を出さない、または小さく表示する場合も、本文スライドとの関係を確認します。
確認したい点は次の通りです。
- 表紙に番号を出すかどうか
- 章扉に番号を出すかどうか
- 本文スライドの番号位置がそろっているか
- 背景画像や図形に番号が隠れていないか
- PDF化後も番号が読めるか
スライドマスターで番号を管理する
番号の位置や書式を個別スライドで直していると、資料が増えたときに統一が崩れます。スライドマスターを開き、番号プレースホルダーの位置、文字サイズ、色を設定します。
背景が濃いレイアウトでは白い番号、白い背景では濃い番号にするなど、レイアウトごとに調整することもあります。ただし、セクションごとに色や位置を変えすぎると、資料全体の統一が弱くなります。
番号が表示されないスライドがある場合は、そのレイアウトに番号プレースホルダーがない可能性があります。スライドマスターで対象レイアウトを確認します。
補足資料の番号を分ける
本編と補足資料を同じPowerPointに入れる場合、補足資料の番号をどう扱うか決めておくと便利です。本編の続き番号にする方法もあれば、補足資料には番号を出さない方法もあります。
レビューや発表で補足資料を参照するなら、番号を出しておくと指定しやすくなります。一方、配布用で本編だけを読んでほしい場合は、補足資料に「参考」や「Appendix」の表記を加え、番号の見せ方を控えめにする方法もあります。
まとめ
PowerPointのスライド番号は、資料内の位置を示す案内役です。表紙、章扉、本文、補足資料で番号の出し方を決め、セクション別に見せ方を整えると読みやすくなります。
ポイントは、開始番号、表示位置、スライドマスターを確認することです。PDF化する前に全体を見直せば、番号の抜けや重なりに気づきやすくなります。