Wordの表は、作成したあとで項目が増えたり、不要な列を整理したりすることがよくあります。文字を消すだけで済む場合と、行や列そのものを増減させる場合では操作が異なるため、目的に合った方法を選ぶことが大切です。ここでは、Microsoft 365のWindowsデスクトップ版Wordを中心に、表に行や列を追加する方法と、不要な行や列を削除する方法を整理します。
作業前に確認しておきたいこと
表の構造を変える操作は、入力済みの文字や配置に影響することがあります。大きな表、提出前の文書、複数人で確認している文書では、先にファイルを保存しておくと戻しやすくなります。
削除する範囲が広いときは、表全体を一度コピーして別の場所や別ファイルに残してから作業すると安心です。特に、合計行、注記、脚注番号、参照先として使っている項目がある表では、削除後に文章全体を見直してください。
また、Wordでは表の中をクリックしたときだけ、リボンにテーブル デザインやテーブル レイアウトのタブが表示されます。タブが見つからない場合は、表の外を選択していないかを確認します。
行を追加する方法
表に新しい横一列を増やすときは、追加したい位置の近くにあるセルを基準にします。上に追加するか、下に追加するかを選べるので、見出し行の下へ項目を増やす場合や、途中に明細を挿入する場合にも使えます。
- 行を追加したい位置の上または下にあるセルをクリックします。
- リボンのテーブル レイアウトタブを開きます。
- 行と列のグループで、目的に合わせて上に挿入または下に挿入を選びます。
- 追加された行に必要な文字や数値を入力します。
複数行を一度に増やしたい場合は、追加したい数と同じだけ既存の行を選択してから挿入します。たとえば2行分を選んで下に挿入を選ぶと、選択範囲の下に2行を追加できます。あとから何度も1行ずつ追加するより、表の形を保ちやすくなります。
列を追加する方法
表に縦一列を増やす場合も、追加したい位置の左右どちらかにあるセルをクリックしてから操作します。列の追加は表の幅に影響しやすいため、追加後に列幅やページ幅に収まっているかを確認します。
- 新しい列を入れたい位置の左または右にあるセルをクリックします。
- テーブル レイアウトタブを開きます。
- 行と列のグループで、左に挿入または右に挿入を選びます。
- 見出し行がある場合は、新しい列の見出しも入力します。
列を増やしたあとに文字が詰まって読みにくい場合は、列幅を調整します。表全体がページからはみ出すときは、不要な列がないか、用紙の向きや余白を変える必要があるかを確認します。単に1つのセルだけを増やす操作は、行によってセル数が変わることがあるため、通常の一覧表では行または列として追加するほうが扱いやすくなります。
不要な行や列を削除する方法
行や列を削除すると、その範囲に入っていた文字も一緒に消えます。作業前に削除対象が合っているかを確認し、必要な内容は別の場所へ移しておきます。
- 削除したい行または列の中にあるセルを右クリックします。
- ミニツールバーやメニューにある削除を選びます。
- 行の削除、列の削除、または必要に応じてセルの削除を選びます。
- 削除後、表の見出し、番号、合計、文章中の説明がずれていないか確認します。
複数の行や列をまとめて削除する場合は、対象になる複数のセル、行、列を先に選択してから同じ操作をします。隣り合わない範囲を無理にまとめて処理しようとすると、意図しない部分を消す原因になります。迷う場合は、範囲を小さく分けて確認しながら進めます。
Deleteキーとの違い
表を整理するときにつまずきやすいのが、Deleteキーの動きです。行や列を選んでDeleteキーを押すと、表の枠や行列そのものではなく、選択した範囲の内容だけが消える場合があります。
つまり、文字だけを空にしたいときはDeleteキーで十分ですが、表の行数や列数を減らしたいときは削除メニューから行の削除または列の削除を選びます。表の枠が残ってしまう場合は、内容の削除と構造の削除を取り違えていないかを確認してください。
追加や削除のあとに確認するポイント
行や列を増減したら、操作そのものだけでなく、文書全体で表が自然に見えるかを確認します。
- 見出し行の項目名と本文の列の意味が合っているか。
- 番号、日付、合計、注記などが削除前の内容を引きずっていないか。
- 列幅が狭くなりすぎて、文字が不自然に折り返されていないか。
- ページをまたぐ表で、途中のページだけ見出しや罫線が分かりにくくなっていないか。
- 表の前後の文章で「次の3項目」など、数を説明している表現がずれていないか。
削除しすぎたことにすぐ気づいた場合は、Wordの元に戻すで戻せます。ただし、保存して閉じたあとや、別の作業を多く挟んだあとでは戻しにくくなるため、表の構造を大きく変える前に保存しておくのが確実です。
表の形を崩さずに編集するコツ
一覧表では、行や列を追加する位置をそろえることが読みやすさにつながります。新しい項目を途中に入れるときは、近い内容の行の下に追加し、見出しや並び順も合わせて見直します。
列を増やす場合は、先に列の目的を決めてから追加します。あとで使わない列を増やすと、表全体が横に広がり、印刷時に読みにくくなります。補足説明が長くなる内容は、無理に列を増やさず、表の下に文章で書いたほうが分かりやすいこともあります。
セルの結合や分割を多用している表では、行や列の追加後に一部のセルだけ幅や配置が変わることがあります。編集しにくくなった場合は、結合したセルを見直し、単純な行列の表に戻せないかを検討します。
Wordの表で行や列を追加・削除するときは、表の中をクリックしてテーブル レイアウトタブを使うのが基本です。内容だけを消したいのか、行や列そのものをなくしたいのかを分けて考えると、表の形を崩さずに整理できます。