PowerPointのスライドショー中に、口頭で補足したい箇所へその場で線を引いたり、数字を囲んだりしたいことがあります。Microsoft 365のWindowsデスクトップ版PowerPointでは、スライドショー画面からペンや蛍光ペンを選び、発表中の画面へインク注釈を書き込めます。発表後に注釈を残すか破棄するかも選べるため、打ち合わせで出た確認点をスライド上に残したい場合と、一時的な強調だけで終わらせたい場合を分けて使えます。
この記事の対象環境
この記事では、Microsoft 365のWindowsデスクトップ版PowerPointを主な対象にします。操作名は日本語UIを基準にし、スライドショーを開始したあとに表示されるポインター関連のメニューからペンを使う流れを説明します。
PowerPoint for the webでもスライドショー中にペンや蛍光ペンを使える場合がありますが、Web版には画面上に描いた注釈を保存する機能がありません。発表後にスライドへ注釈を残したい場合は、Windowsデスクトップ版で作業する前提で進めてください。
事前に確認しておきたいこと
注釈を保存すると、発表中に書いた線や文字がスライド上のインクとして残ります。あとで共有する資料にそのまま含める可能性があるため、元の資料を残したい場合は先にファイルを複製しておくと安心です。
また、ペンで書いた内容は発表中の補足には便利ですが、細かい文字をきれいに整える用途には向きません。正式な説明文や図形として残したい内容は、発表後に編集画面でテキストボックスや図形として作り直すほうが読みやすくなります。
スライドショーを開始する
まず、注釈を書き込みたいプレゼンテーションを開きます。最初のスライドから発表する場合は、リボンのスライド ショータブから最初からを選びます。途中のスライドから確認したい場合は、目的のスライドを選択してから現在のスライドからを選びます。
スライドショー表示になると、画面の左下付近にスライド操作用の小さなボタンが表示されます。マウスを動かすまで見えにくい場合があるため、画面左下へポインターを移動して確認してください。発表者ビューを使っている場合も、スライドの下側にペンの操作ボタンが表示されます。
ペンを選んでスライドに書き込む
スライドショー画面で、左下のペンに関係するボタンをクリックし、表示されるメニューからペンを選びます。選択後、スライド上でマウスをドラッグすると、その場所に線を書き込めます。
強調だけをしたい場合は、同じメニューから蛍光ペンを選ぶと、文字や図を完全に隠しにくい形で目立たせられます。ペンは線や囲み、矢印のような手書きの補足に向き、蛍光ペンは語句や数値を一時的に示す場面に向いています。
ペンの色を変えたいときは、ペンのメニューからインクの色に進み、使いたい色を選びます。既定の色のままでも使えますが、スライドの背景や文字色と近い色では見えにくくなります。暗い背景には明るい色、白い背景には赤や青など、投影時に判別しやすい色を選ぶと確認しやすくなります。
書き込みを消す方法
書き間違えた場合は、スライドショー中に右クリックし、ポインター オプションから消しゴムを選びます。消したい部分をドラッグすると、書き込んだインクを削除できます。
そのスライドに書いた内容をまとめて消したい場合は、同じポインター オプションから、スライド上のインクをすべて消去する操作を選びます。消去した内容はその場で見えなくなるため、残したいメモまで消さないように、必要な場合は発表後に保持する前提で書き直してください。
キーボード操作を使う場合は、スライドショー中にポインターをペンへ切り替えるショートカットや、消しゴムへ切り替えるショートカットも用意されています。ただし、発表中に迷うと進行が止まりやすいため、よく使う操作だけ事前に練習しておくと落ち着いて使えます。
発表後に注釈を保持するか破棄する
スライドショーを終了して通常の編集画面へ戻ると、PowerPointは発表中に書き込んだインク注釈を保存するかどうかを確認します。スライドに残したい場合は保持を選びます。一時的な強調だけで、資料には残したくない場合は破棄を選びます。
保持を選ぶと、書き込んだ注釈がスライド上に残り、あとから移動や削除の対象にできます。会議中に確認事項を丸で囲んだ場合や、説明の流れを書き足した場合は、保持してから編集画面で見やすく整えると、次の修正作業につなげやすくなります。
破棄を選ぶと、発表中に書いた注釈は資料に残りません。配布用の完成資料を使って発表しているときや、聴衆に見せるためだけの一時的な線だった場合は、破棄を選ぶと元のスライドを保てます。
保存確認が出ないときの見直し
PowerPointの詳細設定には、スライドショー終了時にインク注釈を保持するか確認するための設定があります。確認メッセージが出ない場合は、ファイル、オプション、詳細設定を開き、スライドショーに関する項目を確認します。
ポップアップツールバーを表示する設定もあります。スライドショー中に左下の操作ボタンが見つけにくい場合は、この設定が無効になっていないか確認してください。環境や表示モードによってボタンの見え方は変わるため、発表前に実際の画面で一度試しておくことが大切です。
使い分けのコツ
ペン注釈は、発表中に「今見てほしい場所」を示すための機能です。スライド自体を完成させる編集機能として使うより、発表後の修正メモや確認印として使うほうが自然です。
- 会議中の指摘を残したいときは、発表後に保持を選ぶ
- 一時的に注目箇所を示すだけなら、終了時に破棄を選ぶ
- 正式な資料に残す説明は、あとでテキストや図形として整える
- Web版では注釈を保存できないため、保存目的ならデスクトップ版を使う
発表前に、どの色で書くか、終了時に保持するかを決めておくと、操作に迷いにくくなります。特に共有用のファイルでは、保存した注釈がそのまま相手に見えることがあります。残す注釈と消す注釈を分けて扱い、発表後にスライドを見直してから保存すると、資料をきれいな状態で管理できます。