今回は、Wordの表を文字列に変換し、文書の内容を別の形で再利用する方法を紹介します。操作の前提は、Windows版のWord for Microsoft 365です。ここでは表のセルを区切り文字付きの文章に戻す手順を中心に、逆方向の「文字列を表にする」方法も取り上げます。
表を文字列に変換する場面
表は項目同士の関係を見渡すのに向いています。一方、表の内容をメール本文の下書きや簡単なメモに移したいときは、枠線や列幅が作業の妨げになる場合があります。そんなときは表を文字列に変換すると、セルの内容を行ごとのテキストとして扱えます。
たとえば「作業名・担当・期限」の表を、タブで区切った文字列に変えれば、各項目の境目を残したまま文章を編集できます。変換後の見え方は選ぶ区切り文字で変わるため、変換前に使い道を決めることが大切です。表の書式も後で使う可能性があれば、文書を別名で保存するか、表をコピーして作業すると戻しやすくなります。
変換前に表の内容を確認する
見出し行と空欄を整理する
最初に、先頭行が見出しなのかデータなのかを確認します。変換すると見出しも通常の文字列になるので、見出しを残すか、本文中で説明するかを決めておきましょう。空のセルがある場合は、変換後に区切りだけが続いて見えることがあります。空欄の意味が必要なら、「未定」などの文字を入れるか、後で説明を補うと読み手が判断しやすくなります。
セル内の改行や複数段落も見直します。表の行の境目とセル内の区切りが混ざると、変換後の文字列を追いにくくなるためです。セルの文章を短く整えてから変換すると、後の編集が楽になります。内容を削りたくない場合は、変換後に行ごとのまとまりを確認する前提で進めてください。
区切り文字を選ぶ
Wordでは、表を文字列に変換するときに列の境目となる文字を選びます。候補にはタブやコンマなどがあります。項目の文章にコンマが含まれるなら、コンマを区切りにすると境界が見分けにくくなります。この場合はタブを選ぶと整理しやすくなります。変換後の文章を読ませることが目的なら、区切りを入れたままにせず、必要に応じて箇条書きや短い説明文に整えましょう。
表を文字列に変換する手順
- 変換したい表全体、または表内の対象行を選択します。
- 表を選んだ状態で表示される［レイアウト］タブを開き、［データ］の［テキストに変換］を選びます。
- ［テキストに変換］ダイアログの［文字列の区切り］で、列の境目に使う文字を指定します。
- ［OK］を選び、変換された行を確認します。
表の各行は段落で区切られます。たとえば三列の表でタブを選ぶと、一行の中に三つの項目がタブで並び、次の表の行は次の段落になります。列の区切りと行の区切りは別なので、変換直後に両方が想定どおりか見てください。［レイアウト］は表を選択したときに現れるタブです。表外にカーソルがあると見つけにくいため、先に表内を選び直します。
変換後の文字列を読みやすく整える
編集用ならタブを残す
項目の並びを保ったまま校正したいときは、タブ区切りが便利です。ただし、タブの間隔は文書のタブ位置やフォントで見え方が変わります。画面上で列がそろって見えても、貼り付け先で同じ配置になるとは限りません。文章を別の場所に移す前に、貼り付け先で改行と区切りを確認してください。
Wordの［ホーム］タブにある編集記号の表示を使うと、タブや段落の区切りを目で追いやすくなります。見た目だけで判断せず、区切りの数が各行でそろっているか確認しましょう。項目数が違う行は、空欄があったのか、元の表でセルの結合などがあったのかを元文書と照らして整理します。
配布用なら文章に作り直す
文字列への変換は、表をそのまま自然な文章に書き換える機能ではありません。説明文として配布するなら、各行を「作業名：内容」のような短い形に直すと読みやすくなります。複数項目を順番に示したい場合は、箇条書きにする方法もあります。表に付いていた見出しの意味を省略すると内容が伝わりにくいため、必要な項目名は各行に残します。
特に、日付や単位だけがセルに入っていた表では、変換後に数字の意味が見えにくくなります。「期限：○月○日」「所要時間：○分」のように語を添えれば、表の列見出しを見なくても読めます。区切り文字の整理と、文章としての整理は別の作業と考えると仕上がりを確認しやすくなります。
文字列を表に戻したい場合
変換後に再び表が必要になったら、区切りを残した文字列から表を作れます。Word公式ヘルプでは、列の境目にコンマやタブなどを置き、行の境目を段落記号で示してから、［挿入］→［表］→［文字列を表にする］を使う手順が案内されています。変換ダイアログでは列数や区切り文字を確かめてから確定します。
ただし、表に戻せるのは主に文字の配置です。元の表で設定していた列幅、罫線、色などの見た目を完全に復元する用途には向きません。変換前の表を残しておくと、書式が必要になったときに参照できます。再変換を見込むなら、行ごとの項目数をそろえ、本文中に区切りと同じ文字を増やしすぎないようにしましょう。
変換時によくある迷いと対処
- ［テキストに変換］が見つからない：表や表の行を選択し、表用の［レイアウト］タブが表示されているか確認します。
- 項目の境目が分かりにくい：変換した際の区切り文字を確認し、必要なら元の表から別の区切りを選んでやり直します。
- 行の意味が伝わらない：元の表の見出しを確認し、変換後の各行に必要な項目名を補います。
- 元の書式も必要になった：作業前に残した表や別名保存した文書を参照します。
変換後の内容をほかの文書に貼り付けるときは、数行だけを先に試して、段落と区切りが意図した形で入るか見てから全体を移すと修正箇所を減らせます。
再利用する前の確認順序
変換後の文字列をそのまま別の資料へ移す前に、まず先頭行、中ほどの行、末尾行を読み比べます。先頭行だけ整っていても、途中に空欄や長い文章があると項目の位置がずれて見えることがあります。次に、区切りの数が行ごとにそろっているかを見ます。表の各行で項目数が違うときは、元の表と照らして理由を確認しましょう。
最後に、貼り付け先の用途で読み直します。編集の途中段階ならタブ区切りのままでもよいですが、読むための文章にするなら項目名を補い、長い行を分けます。特に「あり」「なし」のような短いセルの値は、表の見出しを離れると何を指すか分かりません。見出しを各行に残す工夫が必要です。変換は整理の出発点と考え、完成形に合わせた見直しまで行いましょう。
まとめ
Wordの表を文字列に変換すると、セルの内容を編集しやすい行単位のテキストにできます。表を選び、［レイアウト］の［テキストに変換］で区切り文字を選ぶのが基本です。変換後は、見出し、空欄、日付や単位の意味まで確認し、利用先に合わせて整えましょう。再び表が必要になる可能性がある場合は、元の表を残しておくと安心です。