今回は、Wordで長い文書の巻末に付ける索引について、用語登録の方法から索引の挿入、更新、修正までの手順と、作業をスムーズに進めるコツを紹介します。
この記事の操作説明は、Windows版のWord（Microsoft 365のWordを含むデスクトップ版）を前提にしています。Mac版にも索引の機能はありますが、画面の表示や操作が異なる場合があります。メニュー名はバージョンによって表記が少し違うことがあるため、近い名前の項目を選んでください。
Wordの索引の仕組みを知っておく
索引とは、文書の中に出てくる用語と、その用語が載っているページ番号を一覧にしたものです。マニュアル、報告書、論文、社内規程集など、ページ数の多い文書で読み手が目的の情報を探しやすくなります。
Wordの索引は、次の2段階で作ります。
- 本文の中で、索引に載せたい用語を索引登録する
- 登録した用語を集めて、指定した位置に索引を挿入する
用語を索引登録すると、その位置にXEフィールド（索引項目のフィールドコード）が挿入されます。索引を挿入するときは、Wordがこのフィールドを集めて並べ替え、ページ番号を付けて一覧にします。同じページに同じ用語が複数登録されている場合は、重複を整理して表示されます。
手作業でページ番号を書き込む方法と違い、本文の編集でページがずれても、索引を更新すればページ番号を付け直せる点が利点です。
索引に載せる用語を登録する手順
まずは本文の中から、索引に載せたい用語を登録していきます。
- 本文中で、索引に載せたい用語を選択します。
- [参考資料]タブの[索引]グループにある[索引登録]を選択します。キーボードではAlt＋Shift＋Xでも同じダイアログボックスを開けます。
- [索引登録]ダイアログボックスの[登録（メイン）]に、選択した用語が入っていることを確認します。必要に応じて文字を修正します。
- [オプション]で[現在のページ]が選ばれていることを確認します。
- [登録]を選択すると、その位置の用語が登録されます。
[索引登録]ダイアログボックスは、登録したあとも開いたままになります。そのまま本文で次の用語を選択し、ダイアログボックスをクリックすると、新しく選択した用語が[登録（メイン）]に入ります。続けて登録し、作業が終わったら[閉じる]を選択します。
「読み」を確認して並び順を整える
日本語の用語を登録するときは、ダイアログボックスの[読み]も確認しておきましょう。索引はこの読みをもとに並べ替えられます。読みが自動で入ることが多いものの、空欄だったり、想定と違う読みになっていたりすることがあります。
英字の用語は、読みを空欄にするとアルファベット順に並びます。「Excel」を「え」の行に入れたいなど、五十音順の中に混ぜたい場合は、[読み]にひらがなで「えくせる」のように入力します。英字の用語をどちらの並びにするかは、文書の中で統一しておくと索引が読みやすくなります。
[すべて登録]で同じ用語をまとめて登録する
[登録]の隣にある[すべて登録]を選ぶと、文書内で同じ文字列が出てくるすべての箇所が登録されます。1か所ずつ登録する手間が省けるため、何度も登場する重要な用語に向いています。
ただし、説明の本筋と関係の薄い箇所まで登録されることがあります。索引のページ番号が多すぎると、読み手がかえって目的の箇所を探しにくくなります。用語の定義や詳しい説明がある箇所だけを載せたい場合は、[登録]で必要な箇所だけを選ぶほうが整理しやすくなります。
サブ項目と相互参照を使い分ける
ダイアログボックスには、索引を整理するための設定もあります。
- サブ項目：[登録（サブ）]に入力すると、「グラフ」の下に「棒グラフ」「折れ線グラフ」を並べるように、2段目の項目を作れます。
- 相互参照：[オプション]で[相互参照]を選ぶと、ページ番号の代わりに「○○を参照」のような案内を表示できます。表記ゆれのある用語を、代表の用語へ誘導したいときに便利です。
- ページ番号の書式：[太字]や[斜体]をオンにすると、その登録箇所のページ番号だけ書式を変えられます。用語を定義しているページを太字にするなど、ルールを決めて使うと読み手の手がかりになります。
登録した用語から索引を挿入する
用語の登録が済んだら、索引を文書に挿入します。巻末に索引用のページを用意し、見出しとして「索引」と入力しておくと、目次からもたどりやすくなります。
- 索引を入れたい位置にカーソルを置きます。
- [参考資料]タブの[索引の挿入]を選択します。
- [索引]ダイアログボックスで、書式、段数、ページ番号の配置、タブリーダーなどを選びます。
- 左上の印刷プレビューで仕上がりのイメージを確認し、[OK]を選択します。
用語が多い場合は段数を2段にすると、ページ数を抑えながら一覧を見渡しやすくなります。ページ番号を右端にそろえ、用語との間をリーダー（点線）でつなぐと、どの番号がどの用語のものかを目で追いやすくなります。
索引を挿入する前に編集記号を非表示にする
索引登録をすると、本文に{ XE “用語” }のようなフィールドが表示されることがあります。これは編集記号の表示がオンになっているためで、印刷には影響しません。ただし、表示されたままだと本文の文字数が増えたように扱われ、ページの区切りが実際とずれて見える場合があります。
索引を挿入または更新する前に、[ホーム]タブの[編集記号の表示/非表示]をオフにしておくと、実際のレイアウトに近い状態でページ番号を確認できます。
本文を修正したあとに索引を更新する
索引を挿入したあとに用語を追加登録したり、本文を加筆してページがずれたりした場合は、索引を更新します。
- 索引の中をクリックしてF9キーを押す
- [参考資料]タブの[索引の更新]を選択する
どちらの方法でも、登録内容とページ番号が最新の状態に置き換わります。索引の中を直接書き換えても、更新すると元の内容に戻るため、修正は登録箇所（XEフィールド）のほうで行います。
登録した用語を修正・削除する
登録した用語の表記を直したいときは、[編集記号の表示/非表示]をオンにして本文中のXEフィールドを探し、引用符の中の文字を修正します。登録を取り消したい場合は、{ }を含むフィールド全体を選択して削除します。どちらの場合も、最後に索引を更新して結果を反映させましょう。
索引づくりをスムーズに進めるコツ
索引は、用語をどこまで登録するかで使いやすさが変わります。作業に入る前に、次のような点を決めておくと手戻りを減らせます。
- 先に用語リストを作る：載せたい用語と読みを別のメモにまとめておくと、表記や読みのばらつきを防げます。
- 表記ゆれは相互参照でまとめる：「印刷プレビュー」と「プレビュー」のように呼び方が複数ある場合は、片方を代表の用語にし、もう片方から相互参照で案内します。
- 索引の作成は最後に行う：本文の追加や削除が落ち着いてから索引を挿入・更新すると、ページ番号の確認が一度で済みます。
- 印刷やPDF保存の前に更新する：最終版を出力する直前にF9キーで索引を更新し、ページ番号のずれがないかを確かめます。
長い文書を複数人で編集する場合は、用語リストと登録ルール（定義のページは太字にする、など）を共有しておくと、担当者ごとの差が出にくくなります。
まとめ
Wordの索引は、本文で用語を索引登録し、その情報をもとに索引を挿入する2段階で作ります。日本語の用語は[読み]を確認して並び順を整え、[すべて登録]、サブ項目、相互参照を目的に合わせて使い分けると、探しやすい索引に仕上がります。
本文を修正したら、F9キーまたは[索引の更新]でページ番号を付け直しましょう。用語の修正や削除は、索引の一覧ではなく本文中のXEフィールドで行うのがポイントです。用語リストを先に作り、索引の作成を最後に回すことで、長い文書でも落ち着いて仕上げられます。