今回は、Excelで行を追加するショートカットキーとその便利な使い方について紹介します。
Excelでの行追加を効率化するショートカットキーの基本
日々のExcelを使った業務やデータ入力において、作成済みの表の途中に新しいデータを挿入したくなる場面はたびたび訪れます。
そのような時に、毎回マウスを使って対象の行番号にカーソルを合わせ、右クリックメニューを開き、「挿入」を選ぶという手順を繰り返していると、少しずつ作業時間が積み重なっていき、手首の疲れにもつながります。
キーボードから手を離さずに操作を完結させるショートカットキーを覚えることで、タイピングの流れを止めることなく、よりスムーズかつリズミカルに表の編集を進めることが可能になります。
行を追加するための代表的なショートカットキーは、Ctrlキーと＋（プラス）キーの組み合わせです。
お使いのキーボードにテンキー（右側の独立した数字キーパッド）がある場合は、そのまま左手の小指でCtrlキーを押しながら、右手の指でテンキーの＋キーを押すだけで実行できます。
テンキーがないノートパソコンなどのコンパクトなキーボードの場合は、＋キーを入力するためにShiftキーが必要となるため、CtrlキーとShiftキーを押しながら、セミコロン（；）の隣などにある＋キーを押すのが一般的な操作となります。
この基本の組み合わせを覚えておくだけで、名簿への新規メンバーの追加や、家計簿への新たな項目の挿入など、さまざまなデータ整理のスピードアップにつながります。
行全体を選択してから追加する手順
あらかじめ行全体を選択した状態でショートカットキーを使うと、途中でダイアログボックスを表示させずに、即座に新しい行を挿入することができます。
- 追加したい位置にある行（新しい空白行を挿入したい場所）の任意のセルを選択する
- Shiftキーを押しながらスペースキーを押して、その行全体を端から端まで選択する
- 行全体がグレーに反転したら、Ctrlキーと＋キー（またはCtrl＋Shift＋＋）を押す
この操作により、選択していた行のすぐ上に新しい空白行が1行追加され、それより下にあったデータはそのまま一段下に押し出されます。
なお、Shiftキー＋スペースキーで行全体を選択する操作は、Windowsの日本語入力（IME）がオフ（半角英数モード）になっている状態で機能するという特徴があります。
日本語入力がオンになっていると、単にセル内に全角スペースが入力されてしまうため、操作の前に「半角/全角」キーで入力モードを切り替えておくとスムーズです。
セルを選択した状態から行を追加する手順
行全体を選択するひと手間をかけずに、セルを一つだけ選んだ状態から直接ショートカットキーを使うことも可能です。
- 新しい行を挿入したい位置のセルを選択する
- Ctrlキーと＋キー（またはCtrl＋Shift＋＋）を押す
- 「セルの挿入」という小さなダイアログボックスが画面の中央に表示される
- キーボードの下矢印（↓）キーを2回押して、「行全体」のラジオボタンを選択状態にする
- そのままEnterキーを押して確定する
この方法はマウスを使わずにダイアログボックスの選択肢を矢印キーで選べるため、慣れてくると一瞬で新しい行を追加できるようになります。
現在カーソルがあるセルの上に新しい行が挿入されるという結果は同じですが、ダイアログを経由する分、セルの右方向へのシフトなど他の選択肢も柔軟に選べるメリットがあります。
複数行を一度に追加するショートカットテクニック
データ入力中に、2行、3行、あるいはもっと多くのまとまった空白行をまとめて挿入したくなるケースもあります。
1行ずつショートカットキーを繰り返し押す方法もありますが、あらかじめ必要な行数を選択しておくことで、一度の操作で複数の行をまとめて追加することができ、操作の回数を減らすことができます。
必要な行数だけ選択範囲を広げる
まとまった行を追加する場合は、まず基準となる1行を選択し、そこから選択範囲をキーボード操作で広げていきます。
- 挿入したい位置のセルを選び、Shiftキー＋スペースキーで行全体を選択する（日本語入力はオフにしておく）
- Shiftキーを押したまま、下矢印（↓）キーを必要な行数分だけ押していく
- たとえば3行追加したい場合は、基準となる最初の行を含めて3行分を選択し、まとめてグレーに反転させる
- その状態で、Ctrlキーと＋キー（またはCtrl＋Shift＋＋）を押す
この手順を踏むことで、選択した行数と全く同じ数の空白行が、選択範囲の一番上にまとめて一気に挿入されます。
月別の集計表に新しい週のデータを数日分まとめて追加したい時や、名簿に複数人のスペースを確保したい時などに役立つテクニックです。
離れた場所に複数の行を追加する
表の中で、連続していない複数の箇所に同時に行を追加したい場合も、マウスとキーボードの選択方法を少し工夫することで対応できます。
- まず、一つ目の追加したい位置の行番号（画面左端の数字）をマウスでクリックして行全体を選択する
- 次に、Ctrlキーを押したまま、二つ目、三つ目の追加したい行番号を順番にクリックしていく
- 離れた複数の行が同時に選択され、それぞれがグレーに反転した状態になる
- その状態で、キーボードからCtrlキーと＋キー（またはCtrl＋Shift＋＋）を押す
これにより、選択したそれぞれの行のすぐ上に、一つずつ空白行が同時に追加されます。
カテゴリーごとに分類された複雑なフォーマットの表や、各セクションの間に1行ずつスペースを空けて見やすくしたいような場面で、何度も別々に操作する手間を省くことができます。
行追加に関連する便利なショートカット機能
行の追加とセットで覚えておくと、表全体の編集作業がさらに快適になるいくつかの関連機能とショートカットがあります。
これらを組み合わせて使うことで、マウスに頼らないキーボード操作中心の軽快なExcelワークが実現します。
行の削除を行うショートカットキー
行を追加しすぎてしまった場合や、不要になった古いデータの行を消したい時に使えるのが、削除のショートカットキーです。
行全体を選択した状態で、Ctrlキーと－（マイナス）キーを押します。
テンキーがある場合はテンキーのマイナスを、ない場合はキーボード上部の「ほ」と印字されているキー（＝と－が並んでいるキー）を使います。
追加（プラス）と削除（マイナス）が直感的に対になっているため、セットで覚えやすいのがポイントです。
もし誤って必要なデータを削除してしまった場合は、慌てずにすぐCtrlキーとZキーを押して「元に戻す」操作を行うと安心です。
直前の操作を繰り返すF4キーの活用
Excelには、「直前に行った操作をもう一度繰り返す」という便利なリピート機能があり、キーボードの一番上にあるF4キーに割り当てられています。
この機能は、行の追加にもそのまま適用することができます。
- ショートカットキー（Ctrl＋＋）で新しい行を1行追加する
- 続けてもう1行追加したくなった場合は、そのままF4キーを押す
- F4キーを押すたびに、同じ位置に新しい行が1行ずつ追加されていく
行の追加だけでなく、セルの背景色の塗りつぶし、罫線の設定、文字の太字化など、直前に実行したさまざまな操作を繰り返すことができるため、同じフォーマットを連続して適用していくような定型作業で大きな力を発揮します。
列を追加・削除するショートカットへの応用
行の追加と同じ考え方で、列（縦方向）の追加もショートカットキーで行うことができます。
- 列全体を選択するショートカットであるCtrlキー＋スペースキーを押す
- 列全体が選択された状態で、Ctrlキーと＋キー（またはCtrl＋Shift＋＋）を押す
これで、選択した列の左側に新しい空白列が追加されます。
行の選択（Shift＋スペース）と列の選択（Ctrl＋スペース）をペアで覚えておくことで、表の縦横の構造変更を自由自在に行えるようになります。
ショートカットキーが機能しない時の確認ポイント
行追加のショートカットキーを押しても反応しない、あるいは意図しない動作やエラー音が鳴ってしまう場合は、いくつかの原因が考えられます。
設定や入力モードを少し見直すことで、解決につながるケースが多く見られます。
日本語入力モード（IME）の影響
先述の通り、行全体を選択するショートカット（Shift＋スペース）は、日本語入力モードがオン（ひらがな入力など）になっていると正しく動作しません。
日本語入力がオンの状態でShift＋スペースを押すと、行の選択は行われず、単にセル内に半角または全角のスペース文字が入力されてしまいます。
操作がうまくいかない時は、画面右下のタスクバーにある「あ」や「A」のアイコンを確認し、「A（半角英数）」の状態に切り替えてから再度試してみるのがよい方法です。
テンキーの有無とノートパソコンでの操作
テンキーのないノートパソコンなどの小型キーボードでは、＋（プラス）キーを単独で入力することができない配列になっていることが多くあります。
そのため、行追加のショートカットは実質的に「Ctrl＋Shift＋＋」として機能します。
また、機種やメーカーによっては、キーボードの機能の割り当てが異なり、Fn（ファンクション）キーを組み合わせる必要があるなど、少し特殊な操作が求められる場合もあります。
お使いのパソコンのキーボード配列を確認し、どのキーの組み合わせで「＋」が入力されるのかを一度メモ帳などでチェックしておくと、迷わずに操作できるようになります。
シートの保護が設定されている場合
社内で共有しているファイルや、定型のテンプレートなどでは、誤ってレイアウトや数式が変更されないように「シートの保護」が設定されていることがあります。
シートが保護されている状態では、行の追加や削除、セルの書式変更などの構造に関わる操作が制限されるため、ショートカットキーを押しても無反応になります。
リボンの「校閲」タブを開き、「シート保護の解除」というボタンが表示されている場合は、保護がかかっている状態です。
表の構造を変更する必要がある場合は、パスワードなどのルールを確認し、保護を解除してから操作を行うことになります。
まとめ
Excelで行を追加するショートカットキーの基本的な使い方から、複数行をまとめて一気に挿入するテクニック、そして削除や繰り返しの関連機能についてお伝えしました。
マウスからキーボード、キーボードからマウスへと手を頻繁に持ち替えることなく、キーボード上の操作だけで行の追加や削除を行えるようになると、データ入力のリズムが良くなり、作業の負担軽減につながります。
Shift＋スペースで行全体を選択し、Ctrl＋プラスで行を追加するという一連の流れるような操作は、最初は手元を見ながら意識して使う必要がありますが、何度か繰り返すうちに自然と指が場所を覚え、無意識に動くようになっていきます。
日本語入力モードの切り替えやキーボードの配列など、最初のうちはいくつか気をつけたいポイントはありますが、それらをクリアすれば毎日のデータ集計や名簿管理などのExcel作業をより快適にしてくれる頼もしい機能となります。
日々の業務の中で少しずつショートカットキーを取り入れ、効率的でスピーディーな表の編集に役立てていけることと思います。