今回は、PowerPointの貼り付けオプションを使い分けて、別の資料からスライドや文字をコピーしてもデザインを崩さずに貼り付ける方法を紹介します。
この記事は、Windows版のPowerPoint for Microsoft 365を前提にしています。Mac版やWeb版のPowerPointでも基本的な貼り付けオプションは使えますが、[形式を選択して貼り付け]で選べる形式など、一部の項目はWindows版のデスクトップアプリでのみ利用できます。
PowerPointの貼り付けオプションとは
PowerPointで別の資料からスライドや文字をコピーすると、貼り付けた部分だけ色やフォントが周りと合わない、ということがよく起こります。これは、コピー元とコピー先でテーマ（配色やフォントの組み合わせ）が異なるためです。
貼り付けオプションは、貼り付けるときに「貼り付け先の見た目に合わせるか」「元の見た目を残すか」などを選ぶための機能です。目的に合わせて選ぶことで、貼り付けたあとの手直しを減らせます。
貼り付けオプションを表示する方法
貼り付けオプションは、次のいずれかの方法で選べます。
- [ホーム]タブの[貼り付け]の下にある矢印を選び、表示された一覧から選ぶ
- 貼り付け先を右クリックし、メニューの[貼り付けのオプション]から選ぶ
- Ctrl+Vで貼り付けたあと、貼り付けた内容の近くに表示される[貼り付けのオプション]ボタンから選び直す
いったんCtrl+Vで貼り付けてから、ボタンで選び直す方法は、結果を見比べながら決められるので手軽です。
主な貼り付けオプションの違い
スライド、テキスト、図形、画像などを貼り付けるときに表示される代表的なオプションは次の4つです。
- 貼り付け先のテーマを使用：貼り付けた内容が、現在のプレゼンテーションの配色やスタイルに合わせて表示されます。
- 元の書式を保持：コピー元の配色やスタイルをそのまま残して貼り付けます。
- 図：コピーした内容を画像として貼り付けます。
- テキストのみ保持：書式を取り除き、文字だけを貼り付けます。
貼り付ける内容によって、表示されるオプションは変わります。たとえばスライドを貼り付ける場合は、主に[貼り付け先のテーマを使用]と[元の書式を保持]から選ぶ形になります。
[貼り付け先のテーマを使用]が向いている場面
社内の別資料から説明スライドを流用したり、過去の資料から一部の内容を取り込んだりするときに向いています。貼り付けたスライドが現在の資料の色・フォントに合わせて表示されるため、資料全体の統一感を保ちやすいのが利点です。
ただし、元の資料で個別に色を指定していた部分などは、意図と違う見た目になる場合があります。貼り付けたあとに、文字の色が背景に埋もれていないか、図形の位置がずれていないかを確認しておきましょう。
[元の書式を保持]が向いている場面
取引先から受け取ったスライドや、デザインそのものに意味があるスライドを、見た目を変えずに差し込みたいときに使います。コピー元の配色やスタイルがそのまま残るので、元のデザインを再現したい場合に適しています。
一方で、資料の中に異なるデザインのスライドが混ざることになるため、全体の見た目がそろわなくなる点は意識しておきましょう。
[図]が向いている場面
コピーした表やグラフ、図形の組み合わせなどを、後から崩れない形で配置したいときに便利です。画像として貼り付けるため、フォントの違いによる文字のずれや、図形のバラつきが起きにくくなります。
その反面、貼り付けたあとに文字や数値を直接編集することはできません。内容を修正する可能性があるものは、元のデータを別に残しておくか、ほかのオプションで貼り付けるようにしましょう。
[テキストのみ保持]が向いている場面
Webページやメール、ほかの文書から文章をコピーしたときに使うと、元の文字色やフォントサイズなどを持ち込まずに済みます。貼り付け先のテキストボックスやプレースホルダーの書式に合わせて文字が入るため、見出しや本文の書式をそろえたいときに役立ちます。
箇条書きのプレースホルダーに文章を流し込む場合も、このオプションを使うと行頭記号やインデントが資料側の設定にそろいやすくなります。
スライドをコピーして貼り付ける手順
別のプレゼンテーションからスライドを取り込む場合の基本的な流れは次のとおりです。
- [表示]タブで[標準]を選び、画面左側にスライドのサムネイルを表示します。
- コピー元の資料で、コピーしたいスライドのサムネイルを選びます。
- 選んだスライドを右クリックし、[コピー]を選びます。
- 貼り付け先の資料で、貼り付けたい位置の直前にあるスライドのサムネイルを右クリックします。
- [貼り付けのオプション]から、[貼り付け先のテーマを使用]か[元の書式を保持]を選びます。
複数のスライドをまとめて選ぶコツ
- 連続したスライド：最初のスライドを選び、Shiftキーを押しながら最後のスライドを選びます。
- 離れた位置にあるスライド：Ctrlキーを押しながら、必要なスライドを1枚ずつ選びます。
まとめてコピーすれば、貼り付けオプションの選択も1回で済みます。
[形式を選択して貼り付け]で形式を指定する
4つのオプション以外の形式で貼り付けたい場合は、[ホーム]タブの[貼り付け]の下にある矢印から[形式を選択して貼り付け]を選びます。ダイアログボックスでは、貼り付ける形式を一覧から指定できます。
選べる形式はコピーした内容によって変わりますが、たとえば次のようなものがあります。
- 書式なしテキスト：貼り付け先の書式に合わせて文字を入れたいとき
- 図（PNG）：ロゴや文字を含む図を、輪郭をきれいに保って画像化したいとき
- 図（JPEG）：写真のように色数の多いものを画像化したいとき
- 図（拡張メタファイル）：高度なグラフィック機能に対応した形式で図として扱いたいとき
[リンク貼り付け]で元のファイルとつなげる
ダイアログボックスの左側で[リンク貼り付け]を選ぶと、コピー元のファイルとつながった状態で貼り付けられます。ExcelのグラフやWordの文章など、元のファイルを更新する可能性があるものを扱うときに検討するとよいでしょう。
なお、コピー元のファイルがまだ保存されていない場合や、リンク貼り付けに対応していない内容をコピーした場合は、このオプションは選べません。また、[アイコンで表示]にチェックを入れると、内容そのものではなくアプリのアイコンとして配置され、アイコンから元の内容を開ける形になります。
デザインを崩さないためのちょっとした工夫
- 迷ったら[貼り付け先のテーマを使用]を先に試す：資料の統一感を優先したいなら、まずこちらを選び、見た目に問題がある部分だけを個別に直すと手間が少なくなります。
- 文章の流用は[テキストのみ保持]を基本にする：書式を持ち込まないことで、フォントの混在を防ぎやすくなります。
- 完成した図表は[図]で固定する：配布用の資料などで、表示環境によるずれを避けたいときに有効です。ただし、編集用の元データは残しておきましょう。
- 貼り付け後はスライド一覧で全体を見直す：取り込んだスライドだけ色味やフォントが違っていないかを、並べて確認すると気づきやすくなります。
まとめ
PowerPointの貼り付けオプションを使い分けると、別の資料から内容を取り込むときの手直しを減らせます。
- [貼り付け先のテーマを使用]は、現在の資料の配色・スタイルに合わせたいときに使う
- [元の書式を保持]は、コピー元のデザインをそのまま残したいときに使う
- [図]は、崩したくない図表を画像として固定したいときに使う
- [テキストのみ保持]は、書式を持ち込まずに文字だけを入れたいときに使う
- それ以外の形式やリンク付きの貼り付けは、[形式を選択して貼り付け]から指定する
Ctrl+Vで貼り付けたあとに表示されるボタンから選び直せるので、まずはいくつかのオプションを試し、資料に合う貼り付け方を見つけてみてください。