今回は、Wordの検索と置換を使って、文字そのものではなく書式の置換を行う方法を紹介します。
「太字にした箇所をすべて色付きの太字に変えたい」「特定のフォントで書かれた部分だけ別のフォントにそろえたい」といった場面で、1か所ずつ選択して書式を直していくと手間がかかり、直し漏れも起きやすくなります。検索と置換の[書式]機能を使えば、条件に合う箇所をまとめて探して書式を入れ替えられます。
この記事では、主にWindows版のWord（Microsoft 365、Word 2024、Word 2021など）の画面を前提に説明し、Mac版の操作は別の見出しで補足します。Web版のWordでは画面構成が異なるため、ここでは扱いません。
書式の置換でできること
Wordの検索と置換は、文字列だけでなく、フォントの種類や色、段落の配置、蛍光ペンなどの書式も検索の条件にできます。さらに、置換後の内容にも書式を指定できるため、次のような作業をまとめて処理できます。
- 太字の箇所を、太字と文字色の組み合わせに変更する
- 特定のフォントで入力された部分を、別のフォントに統一する
- 特定の語句にだけ、決まった書式を付ける
- 中央揃えなど、特定の段落書式が設定された箇所を探す
検索する文字列と書式を組み合わせると、「この語句で、かつこの書式の部分」のように対象を絞り込めます。反対に文字列を空欄にすると、書式だけを手がかりに検索できます。
書式を置換する基本の手順（Windows版）
[検索と置換]ダイアログを開く
まず、[ホーム]タブの[編集]グループにある[置換]を選択します。キーボードのCtrl＋Hでも同じダイアログを開けます。
ダイアログが開いたら、下部にある[オプション]ボタンを選択して、詳細な設定項目を表示します。初期状態では[書式]ボタンが隠れているため、この操作が必要です。
検索する書式と置換後の書式を指定する
- [検索する文字列]ボックスをクリックします。語句を限定したい場合は入力し、書式だけで探したい場合は空欄のままにします。
- ダイアログ下部の[書式]ボタンを選択し、[フォント]や[段落]など、条件にしたい項目を選びます。
- 開いたダイアログで探したい書式（例：太字）を指定し、[OK]を選択します。[検索する文字列]ボックスの下に、指定した書式が表示されます。
- [置換後の文字列]ボックスをクリックします。
- もう一度[書式]ボタンを選択し、置き換えたい書式（例：太字＋濃い青の文字色）を指定して[OK]を選択します。
- [次を検索]で1件ずつ確認しながら[置換]を選ぶか、まとめて変更する場合は[すべて置換]を選択します。
ポイントは、書式を指定する前に、どちらのボックスにカーソルがあるかを確認することです。[書式]ボタンで設定した内容は、その時点でカーソルがあるボックスに対して適用されます。置換後に付けたい書式を、うっかり検索側に設定してしまうというのがよくあるつまずきです。
前回の書式指定を解除する
[検索と置換]ダイアログは、前回指定した書式の条件を覚えています。そのまま次の検索をすると、書式の条件が残っていて目的の語句が見つからないことがあります。
ボックスの下に書式が表示されている場合は、そのボックスをクリックしてから、ダイアログ下部にある書式の指定を解除するボタン（英語版の「No Formatting」に当たる[書式の削除]）を選択します。検索側と置換後側は別々に解除が必要です。
Mac版のWordで書式を置換する手順
Mac版では、ナビゲーションウィンドウから詳細な検索と置換を開きます。
- [表示]メニューから[ナビゲーション ウィンドウ]を選択します。
- ナビゲーションウィンドウの虫眼鏡アイコンを選択します。
- 設定（歯車）アイコンを選び、[高度な検索と置換]を選択します。
- ダイアログ上部の[置換]を選び、下部の矢印を選択してすべてのオプションを表示します。
- [検索する文字列]ボックスで、[書式]メニューから探したい書式を指定します。
- [置換後の文字列]ボックスを選択し、[書式]メニューから置き換え後の書式を指定します。
- [置換]、[すべて置換]、または[次を検索]を選択します。
メニューの位置はWindows版と異なりますが、「検索側と置換後側にそれぞれ書式を指定する」という考え方は共通です。
書式の置換の活用例
太字の強調を別の書き方にそろえる
資料の中で強調箇所を太字だけで表していたものの、あとから「強調は太字＋色付きにする」とルールが決まった、というケースです。[検索する文字列]は空欄のまま、検索側の書式に「太字」を指定し、置換後側の書式に「太字」と文字色を指定します。これで、太字の箇所がまとめて新しい強調書式に変わります。
見出しなど、太字を変えたくない箇所が含まれる場合は、[すべて置換]ではなく[次を検索]と[置換]で1件ずつ進めると、対象外の箇所を飛ばしながら作業できます。
特定の語句にだけ書式を付ける
製品名やキーワードなど、決まった語句を目立たせたいときにも使えます。[検索する文字列]と[置換後の文字列]の両方に同じ語句を入力し、置換後側にだけ書式（例：太字）を指定します。文字はそのままで、その語句にだけ書式が付きます。
英単語の場合は、[単語全体のみを検索する]をオンにすると、長い単語の一部に一致してしまうことを防げます。大文字と小文字を区別したい場合は[大文字と小文字を区別する]を使います。
フォントをそろえる
他の文書から貼り付けた文章が混ざり、一部だけフォントが違っている場合は、検索側の書式で[フォント]を開いて元のフォント名を指定し、置換後側で使いたいフォントを指定します。見た目が似たフォントでも確実に拾えるため、目で探すより漏れが少なくなります。
蛍光ペンの箇所を見つける
[書式]ボタンには[蛍光ペン]の項目もあります。検索側に蛍光ペンを指定して[次を検索]を使えば、校正中に色を付けた箇所を順番にたどれます。確認が終わった箇所を探し出したいときに便利です。
失敗を防ぐためのコツ
- 最初は[置換]で1件ずつ確認する：Microsoftのサポート情報でも、[すべて置換]より[置換]を使って1件ずつ確かめる方法が勧められています。条件が想定どおりに働いているかを数件見てから、[すべて置換]に切り替えると安心です。
- 書式の表示欄を毎回確認する：ボックスの下に表示される書式の説明を見て、検索側と置換後側の指定が意図どおりかを確認します。
- 実行前に保存しておく：思わぬ箇所まで変わった場合に備え、作業前に保存しておくと元の状態に戻しやすくなります。直後であれば、元に戻す操作（Ctrl＋Z）も使えます。
- 検索の方向を意識する：オプションの[検索方向]で、文書全体か、カーソル位置より前・後ろかを選べます。途中から作業する場合は設定を確認します。
また、同じ書式を文書全体で何度も使う場合は、置換で整えたあとにスタイルとして登録しておくと、次回からの書式統一が楽になります。
まとめ
Wordの検索と置換は、文字列だけでなく書式も条件にして置き換えられます。Windows版では[置換]（Ctrl＋H）から[オプション]を開き、[書式]ボタンで検索側と置換後側にそれぞれ書式を指定するのが基本です。
- 文字列を空欄にすると、書式だけを手がかりに検索できる
- 書式を指定する前に、カーソルがどちらのボックスにあるかを確認する
- 前回の書式指定が残っていたら、書式の指定を解除してから検索する
- 最初は[置換]で1件ずつ確認し、問題がなければ[すべて置換]を使う
強調表示の統一やフォントの修正など、手作業では時間のかかる書式の手直しも、書式の置換を使えば短い手順で済ませられます。文書を仕上げる前の整理作業に取り入れてみてください。