今回は、PowerPointで社内説明会の資料を作るときに、質問対応しやすくする工夫を紹介します。
社内説明会の資料は質問対応まで想定して作る
社内説明会では、新しい制度、業務フロー、システム変更、社内ルールなどを説明することがあります。説明内容をまとめるだけでなく、参加者から出そうな質問に対応しやすい資料にしておくことが大切です。
PowerPointで資料を作るときは、説明順だけでなく、質問が出たときに参照しやすい構成を意識します。質問対応しやすい資料は、説明者だけでなく参加者の理解にも役立ちます。
最初に参加者の不安を想定する
社内説明会では、参加者が何を気にしているかを考えることから始めます。新しいルールの背景より、自分の業務にどう影響するか、いつから変わるか、何を準備すればよいかを知りたい場合があります。
資料作成前に、参加者から出そうな質問を洗い出します。過去の問い合わせ、関係部署からの意見、変更内容への反応をもとに整理します。
想定質問の例
- いつから変更されるのか
- 対象者は誰か
- 今までの手順と何が違うのか
- 準備するものはあるか
- 困ったときの問い合わせ先はどこか
この想定質問を先に作っておくと、資料に入れるべき説明が見えやすくなります。
変更点を比較で見せる
社内説明会では、変更前と変更後の違いが分かりやすいことが重要です。文章で説明するだけでなく、比較表を使うと参加者が理解しやすくなります。
比較表には、項目、変更前、変更後、対応が必要なことを入れます。特に、参加者が作業する内容に関係する変更は、目立つ位置に置きます。
比較表に入れたい項目
- 変更される業務
- これまでの方法
- 新しい方法
- 開始日
- 参加者が行う対応
比較表があると、質問が出たときにも該当箇所を示しやすくなります。
対象者と対象外を明確にする
説明会でよく出る質問の一つが、自分が対象なのかという点です。資料には対象者と対象外を明確に書きます。
部署、雇用区分、利用システム、担当業務など、判断に使う条件を整理します。「全社員」だけでなく、例外がある場合は補足します。対象外の人にも関係する情報がある場合は、その範囲を分けて書きます。
対象者の説明が曖昧だと、説明会後の問い合わせが増えやすくなります。
よくある質問スライドを用意する
説明資料の後半に、よくある質問スライドを用意しておくと便利です。説明中に出なかった疑問も、参加者が後から確認できます。
FAQスライドでは、質問と回答を短く書きます。回答が長くなる場合は、詳細資料や社内ページへのリンクを示します。
FAQに入れたい内容
- 対象者に関する質問
- 開始日や期限に関する質問
- 操作手順に関する質問
- 例外対応に関する質問
- 問い合わせ先に関する質問
説明会後に出た質問は、FAQスライドに追加して資料を更新すると、次回以降の説明に使いやすくなります。
説明スライドに参照番号を付ける
質問対応をしやすくするには、スライド番号や章番号を活用します。参加者から質問が出たときに、「資料の5ページをご覧ください」と案内しやすくなります。
PowerPointでは、スライド番号を表示できます。章ごとに見出しスライドを入れておくと、説明中も資料内の位置が分かりやすくなります。
配布資料としてPDFにする場合も、ページ番号があると参照しやすくなります。特にオンライン説明会では、参加者が手元の資料を見ながら質問することがあるため、番号の整備が役立ちます。
問い合わせ先と受付方法を明記する
説明会中にすべての質問へ回答できない場合があります。そのため、資料には問い合わせ先と受付方法を明記します。
担当部署、メールアドレス、フォーム、受付期限、問い合わせ時に書いてほしい情報を入れます。問い合わせ内容によって窓口が違う場合は、表で整理します。
問い合わせ案内に入れる内容
- 問い合わせ先
- 受付方法
- 受付期間
- 記載してほしい情報
- 関連資料の場所
問い合わせ時に必要な情報を明記しておくと、確認のやり取りを減らしやすくなります。
質疑応答用の予備スライドを作る
説明会では、予定外の質問が出ることがあります。関連する補足資料を予備スライドとして用意しておくと、必要なときに表示できます。
予備スライドには、詳細手順、対象部署一覧、用語説明、変更スケジュール、問い合わせフローなどを入れます。通常の説明では表示せず、質問が出たときに使う形にします。
PowerPointの非表示スライド機能を使えば、発表中は表示せず、必要に応じて参照できます。ただし、配布資料に含めるかどうかは事前に決めておきます。
説明後に資料を更新する
社内説明会の資料は、実施後に質問内容を反映すると次回以降に役立ちます。出た質問、回答に時間がかかった内容、誤解されやすかった説明を記録します。
FAQスライドや補足スライドを更新し、最終版として共有します。更新日を入れておくと、参加者が最新版かどうか判断しやすくなります。
説明会で出た質問は、次の資料改善の材料になります。資料を一度で終わらせず、運用しながら整えることが大切です。
説明者用のメモを残す
同じ説明会を複数回行う場合は、PowerPointのノート欄に説明者用のメモを残しておくと便利です。どのスライドで強調するか、どの質問が出やすいか、補足で話す内容を短く書きます。
ノート欄は参加者へ配布する資料に含めるかどうかを確認します。内部向けの説明メモがある場合は、配布用PDFに出力されないようにします。
参加者別に補足資料を分ける
社内説明会では、参加者の立場によって必要な情報が違うことがあります。全員向けの本編資料と、管理者向け、担当者向け、システム利用者向けの補足資料を分けると、説明が整理しやすくなります。
本編にすべてを入れると長くなるため、共通事項は本編、個別の詳細は補足に分けます。質問が出たときにも、該当する補足資料を案内しやすくなります。
まとめ
PowerPointで社内説明会の資料を作るときは、説明内容だけでなく質問対応まで想定することが重要です。参加者の不安を先に洗い出し、変更点、対象者、FAQ、問い合わせ先を分かりやすく整理します。
スライド番号や章立てを使うと、質問が出たときに該当箇所を示しやすくなります。予備スライドやFAQを用意し、説明会後に質問内容を反映することで、次回以降も使いやすい社内説明会資料にできます。