今回は、PowerPointをPDF配布する前に、リンクを確認する方法を紹介します。
PDF化するとリンクの不備に気づきにくい
PowerPoint資料をPDFで配布すると、相手の環境に左右されにくく、印刷や共有もしやすくなります。一方で、PDF化したあとにリンクが動かない、目的のページへ飛ばない、古いURLが残っている、といった問題に気づくことがあります。
プレゼン用のPowerPointでは問題なく見えていても、PDFではリンクの動き方が変わる場合があります。配布前にリンクを確認しておくことで、読み手が必要な情報へ移動しやすくなります。PDF配布では、見た目だけでなくリンクの動作確認も必要です。
確認するリンクの種類
PowerPoint資料には、さまざまなリンクが含まれます。外部サイトへのURLだけでなく、スライド内の移動や別ファイルへの参照も確認対象です。
配布前に確認したいリンクは次の通りです。
- Webサイトへのリンク
- メールアドレスへのリンク
- 同じ資料内の別スライドへのリンク
- 目次から各章へ移動するリンク
- 別ファイルや共有フォルダーへのリンク
- 画像や図形に設定されたリンク
特に、図形や画像にリンクを設定している場合は、見た目だけではリンクの有無が分かりにくいことがあります。クリックできる場所を把握しておくことが大切です。
PowerPoint上でリンクを確認する
PDF化する前に、PowerPoint上でリンクを確認します。リンクが設定されている文字や図形を右クリックし、「リンク」または「ハイパーリンク」を開くと、リンク先を確認できます。
目次スライドのようにリンクが多いページでは、1つずつリンク先が正しいか見ます。章タイトルと移動先のスライドがずれていないか、削除済みのスライドへリンクしていないかを確認します。
外部サイトのリンクは、URLが古くなっていないかを確認します。社内資料の場合は、社内ネットワークでしか開けないリンクを外部配布資料に入れていないかも見ておきます。
PDF化後に実際にクリックする
PowerPoint上で問題がなくても、PDF化後に確認することが大切です。PDFとして保存したら、実際にPDFを開き、リンクをクリックして動作を確認します。
確認するときは、次の点を見ます。
- リンクをクリックできる範囲が分かりやすいか
- Webページが意図したURLで開くか
- 資料内リンクが正しいページへ移動するか
- メールリンクが不要に起動しないか
- 別ファイルへのリンクが配布先でも使えるか
PDF閲覧ソフトによってリンクの見え方が変わることもあります。配布先で使われる環境が分かっている場合は、近い環境で確認します。
リンク文字は分かりやすくする
PDFでは、読み手がリンクに気づけることも重要です。リンク文字が通常の本文と同じ見た目だと、クリックできることが伝わりにくくなります。
リンクには、色や下線を使って区別する方法があります。ただし、資料全体のデザインに合わせ、目立たせすぎないようにします。ボタン風の図形を使う場合は、クリックできる範囲が図形全体になっているか確認します。
リンク文字は「こちら」だけにせず、移動先が分かる表現にすると親切です。たとえば「申請フォームを開く」「問い合わせ先を表示する」「第3章へ移動する」のように、クリック後の動きが分かる言葉にします。
配布先で使えないリンクを避ける
別ファイルや共有フォルダーへのリンクは、作成者の環境では開けても、配布先では開けないことがあります。ローカルPCのパスや社内限定の共有先をPDFに残すと、読み手がアクセスできない場合があります。
外部へ配布するPDFでは、配布先がアクセスできるURLかどうかを確認します。社内限定の資料では、アクセス権が必要なリンクに注意します。リンク先に権限が必要な場合は、資料内に補足を入れるか、配布前に権限設定を確認します。
不要なリンクは削除します。古いキャンペーンページ、作業用ファイル、社内メモへのリンクなどが残っていると、読み手が迷う原因になります。
PDF保存時の設定も確認する
PowerPointからPDFを作成するときは、保存方法によってリンクの扱いが変わることがあります。通常は「名前を付けて保存」や「エクスポート」からPDFを選びます。PDF作成後にリンクが残っているか確認するのが確実です。
配布用PDFでは、不要なノートや非表示スライドが含まれていないかも確認します。リンク確認と合わせて、ページ順、スライド番号、目次リンク、フッターの情報も見直します。
まとめ
PowerPointをPDF配布する前には、Webリンク、資料内リンク、別ファイルへのリンクを確認することが大切です。PowerPoint上でリンク先を確認し、PDF化後にも実際にクリックして動作を見ます。
ポイントは、配布先の環境で使えるリンクだけを残し、クリック後の動きが分かる表記にすることです。リンク確認を仕上げ作業に含めると、読み手が迷いにくいPDF資料を作れます。