今回は、Wordの段落スタイルを使って、箇条書きを統一する方法を紹介します。
箇条書きは見た目が乱れやすい
Wordで手順書、議事録、提案書、マニュアルを作るとき、箇条書きはよく使います。ただし、途中でコピーした文章を貼り付けたり、別の人が編集したりすると、行頭文字、インデント、行間が少しずつ変わることがあります。
見た目がそろっていない箇条書きは、内容のまとまりが分かりにくくなります。そこで役立つのが段落スタイルです。箇条書き用のスタイルを決めておけば、文書内の同じ種類の箇条書きを同じ書式で管理できます。箇条書きを手作業で整えるのではなく、スタイルとして扱うことが重要です。
箇条書きの種類を分ける
まず、文書内で使う箇条書きの種類を決めます。すべてを同じ形にする必要はありません。用途に応じて、通常の箇条書き、注意点、手順、チェック項目などを分けると読みやすくなります。
よく使う種類は次の通りです。
- 項目を並べる通常の箇条書き
- 手順を示す番号付きリスト
- 確認事項を示すチェックリスト
- 注意点をまとめる短いリスト
- 補足情報を並べるリスト
種類を増やしすぎると選ぶのが面倒になります。社内文書なら、通常の箇条書きと番号付きリストを基本にし、必要に応じて注意用のスタイルを追加する程度で十分です。
段落スタイルとして登録する
箇条書きの行頭文字、インデント、行間、前後の余白を整えたら、その段落をスタイルとして登録します。ホームタブのスタイル一覧から新しいスタイルを作成し、種類を「段落」にします。
スタイル名は「箇条書き_本文」「手順リスト」「注意リスト」のように、用途が分かる名前にします。名前が分かりにくいと、後から別の人が同じスタイルを使えません。
登録するときは、次の要素を確認します。
- 行頭文字の種類
- 文字と行頭文字の間隔
- 左インデントの位置
- 段落前後の余白
- 本文と同じフォントになっているか
インデントをそろえる
箇条書きで特に崩れやすいのがインデントです。行頭文字の位置と本文の開始位置がずれていると、リスト全体が落ち着かない見た目になります。
ルーラーで調整する方法もありますが、スタイルに設定しておくと安定します。箇条書きの設定画面で、行頭文字の位置と文字の開始位置を決めます。長い項目が折り返されたときに、2行目が本文の開始位置にそろうか確認します。
折り返し位置がそろっていると、項目の区切りが読み取りやすくなります。箇条書きでは1行目だけでなく、折り返し行の位置も見ることが大切です。
番号付きリストは階層を決める
手順を説明する文書では、番号付きリストを使うことがあります。番号付きリストも、途中で番号が飛んだり、別のリストとつながったりしやすい部分です。
番号付きリストを使う場合は、手順用のスタイルを作り、文書内で同じ設定を使います。大きな手順には1、2、3を使い、下位の補足には別の階層を使うなど、ルールを決めておきます。
途中から番号を振り直したい場合は、右クリックで番号の再開を設定します。むやみに手入力で番号を打つと、追加や削除のたびに修正が必要になります。自動番号を使い、必要な場所で開始番号を調整するほうが管理しやすくなります。
貼り付け後はスタイルを当て直す
別の文書やWebページから箇条書きを貼り付けると、元の書式が残ることがあります。文字サイズ、余白、行頭文字が文書内のスタイルと合わない場合は、貼り付け後に箇条書き用スタイルを当て直します。
書式が強く残っている場合は、一度「書式をクリア」してからスタイルを適用すると整えやすくなります。ただし、必要な太字やリンクも消えることがあるため、範囲を確認してから行います。
共同編集の文書では、箇条書きの直し方を決めておくと便利です。「新しい箇条書きは箇条書き_本文を使う」「手順は手順リストを使う」のようにルールを共有しておけば、編集者ごとのばらつきを減らせます。
まとめ
Wordの箇条書きを統一するには、行頭文字やインデントを個別に調整するより、段落スタイルとして管理する方法が向いています。箇条書き、番号付きリスト、注意リストなど、用途ごとに必要なスタイルを用意します。
ポイントは、インデント、折り返し位置、段落前後の余白をそろえることです。貼り付け後にもスタイルを当て直せば、文書全体で読みやすい箇条書きを保てます。