今回は、Wordのナビゲーションウィンドウを使って、長い文書を移動しやすくする方法を紹介します。
ナビゲーションウィンドウは長い文書の案内役になる
Wordで報告書、マニュアル、議事録、提案書などを作っていると、ページ数が増えるほど目的の場所へ移動するだけで手間がかかります。スクロールを繰り返しているうちに、修正したかった見出しを見失ったり、同じ箇所を何度も探したりすることがあります。
そこで役立つのがナビゲーションウィンドウです。ナビゲーションウィンドウを表示すると、文書内の見出しや検索結果を横の一覧から確認できます。特に見出しスタイルを使っている文書では、章や節の構造を見ながら移動できるため、長い文書の編集が進めやすくなります。
ナビゲーションウィンドウは、表示タブからオンにできます。画面左側に領域が表示され、見出し、ページ、検索結果などを切り替えて使えます。普段はスクロールだけで作業している場合でも、この機能を使うと文書全体の位置関係を把握しながら編集できます。
見出しスタイルと組み合わせる
ナビゲーションウィンドウを使いやすくするには、本文中の章タイトルや節タイトルに見出しスタイルを設定しておくことが大切です。見た目だけを太字や大きな文字にしている場合、Wordはその行を見出しとして扱わないことがあります。
見出しにしたい行を選択し、ホームタブのスタイルから「見出し1」「見出し2」「見出し3」などを設定します。すると、ナビゲーションウィンドウに階層付きで表示されます。
- 見出し1は大きな章に使う
- 見出し2は章の中の節に使う
- 見出し3はさらに細かい項目に使う
このように役割を決めて使うと、ナビゲーションウィンドウが文書の目次のように機能します。移動したい見出しをクリックするだけで、その場所へ移動できるため、ページ番号を覚えておく必要がありません。
文書の構成を確認しながら直す
ナビゲーションウィンドウの便利な点は、移動だけではありません。見出しの並びを見ることで、文書の構成が自然かどうかも確認できます。
たとえば、同じ階層に置くべき項目が別の階層になっていたり、似た内容の見出しが離れた場所にあったりすると、一覧を見たときに気づきやすくなります。本文を読みながらでは気づきにくい構成の乱れも、見出しだけを並べると整理しやすくなります。
確認するときは、次の点を見ると効果的です。
- 章の順番が読み手の流れに合っているか
- 見出しの表現がそろっているか
- 同じ内容を別の場所で繰り返していないか
- 見出しの階層が深くなりすぎていないか
見出しの階層が細かすぎると、かえって文書の流れが分かりにくくなります。短い文書なら見出し1と見出し2だけで十分なこともあります。長い文書でも、見出し3までを中心に使い、必要以上に階層を増やさないほうが扱いやすくなります。
検索結果から修正箇所へ移動する
ナビゲーションウィンドウには検索機能もあります。キーワードを入力すると、文書内で該当する箇所が一覧表示されます。通常の検索と同じように使えますが、左側に結果が残るため、複数箇所を順番に確認しやすいのが特徴です。
表記を確認したいときや、特定の用語がどこで使われているかを調べたいときに向いています。たとえば「お客様」と「顧客」が混在していないか、製品名の表記がそろっているか、古い部署名が残っていないかを確認できます。
検索するときは、次のような使い方ができます。
- 固有名詞を検索して表記ゆれを確認する
- 日付や年度を検索して古い情報を探す
- 「未定」「確認中」などの仮置き語を探す
- 同じ説明が重複していないかを確認する
検索結果をクリックすれば該当箇所へ移動できます。長い文書で修正漏れを減らしたいときは、本文を最初から読み直す前に検索で候補を洗い出すと、確認作業が進めやすくなります。
ドラッグで見出し単位の移動を考える
Wordの環境や文書の状態によっては、ナビゲーションウィンドウ上で見出しをドラッグして、見出し単位で並び替えられる場合があります。この操作は、見出しの下にある本文もまとめて移動するため、構成を変えるときに役立ちます。
ただし、見出し単位で本文が移動するため、表、画像、脚注、相互参照などを含む文書では注意が必要です。操作前に文書を保存し、移動後に前後の文章が自然につながっているかを確認します。
安全に使うための流れは次の通りです。
- 文書を保存する
- 移動したい見出しの範囲を確認する
- ナビゲーションウィンドウで見出しを移動する
- 移動後の本文、表、画像の位置を確認する
- 必要に応じて前後のつなぎ文を直す
大きな構成変更を行うときは、いきなり完成版で作業するより、コピーを作って試すと安心です。特に共有文書や提出前の文書では、変更履歴と組み合わせて確認できる状態にしておくと、後から見直しやすくなります。
ページ表示で見た目の位置をつかむ
ナビゲーションウィンドウでは、見出しだけでなくページ単位の表示も使えます。ページのサムネイルを見ながら移動できるため、図表や大きな余白がある場所を探すときに便利です。
見出しではなく、見た目の位置を手がかりにしたい場面があります。たとえば、表が入っているページ、画像が多いページ、最後の確認欄があるページなどは、ページ表示のほうが見つけやすいことがあります。
ページ表示は、文書の仕上げ確認にも使えます。
- ページの途中に大きな空白がないか
- 図表だけが次ページに送られていないか
- 章の開始位置が不自然でないか
- 最終ページに短い行だけが残っていないか
本文の内容を読む確認と、ページ全体の見た目を確認する作業は分けて考えると効率的です。ナビゲーションウィンドウのページ表示を使うと、印刷前やPDF化前の確認がしやすくなります。
共同編集やレビューでも使いやすい
複数人で文書を確認するときにも、ナビゲーションウィンドウは役立ちます。「第3章の注意事項を確認してください」「補足説明の見出しを見てください」といったやり取りがしやすくなるからです。
見出しが整理されていれば、相手も目的の場所へすぐ移動できます。コメントや変更履歴を使う場合も、どの章に関する指摘なのかが分かりやすくなります。
レビューしやすい文書にするには、次のような工夫があります。
- 見出しの表現を短くする
- 同じ階層の見出しは文体をそろえる
- 番号付きの章立てにする場合は番号の重複を避ける
- 仮の見出しには後で直す印を付ける
文書の内容そのものが整っていても、見出しが曖昧だと確認に時間がかかります。ナビゲーションウィンドウで見たときに意味が通る見出しにしておくと、読む人にも編集する人にも扱いやすい文書になります。
使い始めるときの小さなコツ
ナビゲーションウィンドウを使い始めるときは、最初から文書全体を完璧に整えようとしなくても構いません。まずは大きな章だけに見出し1を設定し、移動しやすい状態を作るだけでも効果があります。
その後、必要に応じて見出し2を追加し、節ごとに整理していきます。見出しスタイルを使うと、後から目次を作成したり、文書全体の書式をそろえたりしやすくなります。ナビゲーションウィンドウは、その土台を確認する画面としても使えます。
特におすすめなのは、文書を作る最初の段階で仮の見出しを置くことです。本文を書きながら見出しを直していけば、構成の迷いを減らせます。完成後に見出しを付けるより、書きながら整理するほうが、文書全体の流れを保ちやすくなります。
まとめ
Wordのナビゲーションウィンドウは、長い文書で目的の場所へ移動するための便利な機能です。見出しスタイルと組み合わせることで、章や節を一覧しながら編集でき、構成の確認にも役立ちます。
検索結果から修正箇所へ移動したり、ページ表示で見た目の位置を確認したりすることで、文書の仕上げ作業も進めやすくなります。まずは見出し1と見出し2を設定し、ナビゲーションウィンドウで文書全体を見ながら作業する習慣をつけると、Word文書の扱いやすさが変わります。