今回は、Excelの予測シートを使って、データの傾向確認を始める方法を紹介します。
予測シートでできること
Excelの予測シートは、時系列のデータをもとに、今後の変化を確認するためのシートを作る機能です。日付や月などの時間軸と、売上、件数、在庫、問い合わせ数などの数値がある表で使えます。
予測シートは、将来を確定するものではありません。過去のデータの流れをもとに、今後の動きを考えるための材料を作る機能です。会議前の確認、計画作成の下準備、傾向を説明する資料のたたき台として使いやすい機能です。
使うときは、結果を答えとして扱わず、傾向を見るための参考として確認することが大切です。
元データを準備する
予測シートを使うには、時間を表す列と数値の列が必要です。日付がばらばらだったり、数値以外の文字が混ざっていたりすると、意図した結果になりにくくなります。
準備で確認したい点は次の通りです。
- 日付や月の列がある
- 数値の列がある
- 時間の順番に並んでいる
- 空白や文字列が混ざっていない
- 同じ期間のデータが重複していない
月ごとのデータであれば、月単位に集計してから使います。日別のデータをそのまま使うより、目的に合う粒度へ整えておくと確認しやすくなります。
予測シートを作る基本手順
元データが整ったら、対象範囲を選んで予測シートを作成します。Excelがグラフと表を含む新しいシートを作成し、過去データと予測部分を分けて表示します。
基本的な流れは次の通りです。
- 日付列と数値列を含む範囲を選択する
- 予測シートの作成を開く
- グラフの種類を確認する
- 予測の終了時点を指定する
- 作成されたシートで結果を確認する
作成後は、グラフだけで判断せず、元データの並びや数値の範囲も確認します。元データに抜けや異常値があると、予測結果にも影響します。
予測期間を決める
予測シートでは、どこまで先を確認するかを設定できます。先の期間を長くしすぎると、参考として扱いにくくなることがあります。業務で使う場合は、次の月、次の四半期、次の計画期間など、判断に使う範囲に絞ると扱いやすくなります。
予測期間を決めるときは、元データの量も考えます。短い期間のデータしかないのに、遠い先まで確認しようとすると、判断材料として弱くなります。まずは近い期間から確認し、必要に応じて範囲を変えます。
会議資料に使う場合は、予測期間を見出しや注記で示しておくと、読み手が誤解しにくくなります。
グラフの見方
予測シートで作られるグラフでは、過去の実績と予測部分が分かれて表示されます。線の動きだけでなく、どの時点から予測になっているのかを確認します。
見るべきポイントは次の通りです。
- 過去データの増減がどのように続いているか
- 予測部分が急に変化していないか
- 季節的な変動がありそうか
- 元データの欠けが影響していないか
- 説明に使える範囲か
予測部分だけを切り取って使うと、過去データとのつながりが分かりにくくなります。資料に載せる場合は、実績と予測を同じグラフ内で見せると文脈が伝わりやすくなります。
元データの粒度を変えて比べる
日別、週別、月別など、データの粒度によって見え方は変わります。日別では細かい変動が目立ち、月別では全体の流れが見えやすくなる場合があります。
予測シートを使う前に、目的に合わせて粒度を選びます。作業量の見通しを確認するなら週単位、売上や問い合わせの傾向を見るなら月単位など、使う場面で判断します。
必要に応じて、ピボットテーブルや関数で集計表を作ってから予測シートを使います。元データをそのまま使うより、集計済みの表の方が説明に向くことがあります。
予測結果をそのまま使わない
予測シートで作られた結果は、過去データをもとにした推定です。キャンペーン、休業日、価格変更、組織変更など、数値に影響する事情までは自動で判断できません。
業務で使うときは、予測結果に自分たちが知っている背景を加えて考えます。たとえば、来月から受付方法が変わる場合、過去の問い合わせ数だけでは判断しにくくなります。
予測シートは、会話の出発点として使うと便利です。結果を見ながら、「なぜ増えそうか」「どの条件なら変わるか」「どこを確認するか」を整理します。
資料に入れるときの工夫
予測シートのグラフを資料に入れる場合は、読み手が誤解しないように説明を添えます。予測であること、対象期間、元データの範囲を短く示します。
資料用に整えるポイントは次の通りです。
- 実績と予測の境目を分かるようにする
- グラフタイトルに対象を入れる
- 軸の単位を確認する
- 不要な装飾を減らす
- 注記で前提を補足する
説明資料では、グラフを載せるだけでなく、読み取れることを短く添えると伝わりやすくなります。
まとめ
Excelの予測シートは、時系列データをもとに今後の傾向を確認するための機能です。日付や月などの時間軸と数値列を用意し、予測期間を決めてシートを作成します。
使う前には、元データの並び、空白、重複、粒度を確認します。作成後は、グラフの動きだけでなく、実績と予測の境目や元データの前提を見ます。
予測結果は判断材料の一つとして扱い、業務上の背景と合わせて確認します。計画や会議資料の準備で、傾向確認を始めるきっかけとして活用できます。