今回は、Wordのセクション区切りとページ設定を使い分けて、文書の途中から体裁を変える方法を紹介します。
セクション区切りは文書の設定を分ける境目
Wordでページ番号、余白、用紙の向き、段組み、ヘッダーやフッターを途中から変えたいとき、単に改ページを入れるだけでは足りないことがあります。改ページは表示上のページを次へ送る操作ですが、文書全体のページ設定は同じままです。そこで使うのがセクション区切りです。
セクション区切りを入れると、文書を複数のまとまりに分けられます。前半は縦向き、途中の表だけ横向き、最後は別のフッターにする、といった構成を作りやすくなります。報告書、議事録、提案書、マニュアルのように複数の形式が混ざる文書では、セクション区切りを理解しておくと修正時の迷いが減ります。
改ページとの違いを押さえる
改ページは「ここから次のページに送る」ための操作です。一方、セクション区切りは「ここから設定を別にする」ための操作です。見た目は似ていても役割が異なります。
- 改ページ：ページを分けるだけで、余白やヘッダーの設定は引き継がれる
- 次のページから開始するセクション区切り：次ページに送りつつ、ページ設定を分けられる
- 現在の位置から開始するセクション区切り：同じページ内で段組みなどを切り替えられる
- 偶数ページ・奇数ページから開始するセクション区切り：冊子や両面印刷の章立てに向いている
文書の途中から横向きページを入れたい場合は、改ページではなく「次のページから開始するセクション区切り」を使うのが基本です。横向きにしたい範囲の前後にセクション区切りを入れ、そのセクションだけ用紙の向きを変更します。
セクション区切りを入れる前に範囲を決める
セクション区切りは便利ですが、入れる位置が曖昧だと後で設定範囲が分かりにくくなります。先に「どこからどこまで設定を変えるのか」を決めてから操作すると、不要な区切りを増やさずに済みます。
横向きページを入れる例
横長の表を1ページだけ横向きにしたい場合は、次の流れで考えます。
- 横向きにしたい表の直前にカーソルを置く
- 「レイアウト」から「区切り」を開き、セクション区切りの「次のページから開始」を選ぶ
- 表の終わりにも同じセクション区切りを入れる
- 表のあるセクション内にカーソルを置き、用紙の向きを横に変える
- 前後のページが縦向きのままか確認する
このとき重要なのは、用紙の向きを変更するときにカーソルがどのセクション内にあるかを確認することです。カーソル位置を誤ると、想定外の範囲まで横向きになることがあります。
編集記号を表示して区切りを見える状態にする
セクション区切りは通常の文章とは違い、表示されていないと位置を把握しづらい要素です。作業中はホームタブの編集記号表示をオンにしておくと、区切りの場所を確認できます。
編集記号を表示すると、「セクション区切り（次のページから新しいセクション）」のような行が見えます。不要な区切りを削除したい場合は、その区切り行の前後を確認してから削除します。セクション区切りを削除すると、後ろのセクション設定が前のセクションに統合されることがあるため、削除後にページ番号やヘッダー、余白を確認しておくと安心です。
ページ番号を途中から変えるときの考え方
表紙や目次にはページ番号を表示せず、本文から「1」で始めたい場合にもセクション区切りが役立ちます。表紙・目次と本文の間にセクション区切りを入れ、本文側のヘッダーやフッターで「前と同じヘッダー/フッター」を解除します。そのうえでページ番号の書式設定から開始番号を指定します。
- 表紙と本文を別セクションに分ける
- 本文セクションのフッターを開く
- 前のセクションとのリンクを解除する
- ページ番号の開始番号を設定する
- 表紙側にページ番号が残っていないか確認する
ページ番号のトラブルは、セクション区切りそのものよりも、ヘッダーやフッターのリンク設定が原因になることがあります。リンクが残っていると、本文側で入れた番号が表紙側にも反映される場合があります。本文だけを操作しているつもりでも、前のセクションとつながっていないかを見る習慣を持つと調整しやすくなります。
余白や用紙サイズを一部だけ変える
契約書や申請書の添付資料などでは、一部のページだけ余白を変えたいことがあります。この場合もセクション区切りを使い、対象ページだけページ設定を変更します。
ページ設定ダイアログでは、設定の適用先を選べます。ここが「文書全体」になっていると、すべてのページに変更がかかります。セクション単位で調整したいときは、適用先が現在のセクションになっているかを確認しましょう。余白、用紙サイズ、印刷の向き、段組みは、適用先の指定で結果が変わります。
セクション区切りを増やしすぎない
セクション区切りは強力ですが、細かく入れすぎると文書の管理が難しくなります。少しだけ行間を変えたい、見出し前でページを送る、といった用途なら、段落設定や改ページで済むこともあります。
使う場面を見極める
セクション区切りを使うか迷ったら、次のように判断します。
- ページ設定を変える必要があるならセクション区切り
- ページを送るだけなら改ページ
- 見出しの前で自然に改ページしたいなら段落設定
- 一部だけ段組みにしたいなら現在の位置から始まるセクション区切り
- ヘッダーやフッターを変えるならセクション区切りとリンク解除
この判断をしておくと、文書の後半でページ番号がずれる、横向き設定が戻らない、ヘッダーが意図せず変わる、といった問題を減らせます。
作業後の確認ポイント
セクション区切りを使った文書は、印刷プレビューやPDF出力前の確認が大切です。編集画面では問題がなさそうでも、出力時に余白やページ番号の見え方が気になる場合があります。
- 横向きページの前後が縦向きに戻っているか
- ページ番号が始めたい位置から始まっているか
- 表紙や目次に不要な番号が出ていないか
- ヘッダーやフッターの内容がセクションごとに合っているか
- 不要な空白ページが入っていないか
空白ページが出る場合は、セクション区切りの種類が偶数ページや奇数ページになっている可能性があります。冊子用途では便利ですが、通常の文書では「次のページから開始」で足りることが多いため、区切りの種類を確認しましょう。
まとめ
Wordのセクション区切りは、文書の途中からページ設定を変えるための仕組みです。改ページとの違いを押さえ、編集記号を表示しながら位置を確認すると、横向きページ、ページ番号、余白、ヘッダーやフッターを扱いやすくなります。セクション区切りを使う前に変更したい範囲を決め、作業後は印刷プレビューで確認することが大切です。必要な場所だけに区切りを入れることで、後から修正しやすいWord文書を作れます。