期限日や締切日を表で管理していると、日付を目で追うだけでは見落としが起きやすくなります。Excelの条件付き書式を使うと、今日を基準に期限切れ、期限間近、余裕がある行を色で分けられるため、確認する順番を決めやすくなります。
ここでは、Microsoft 365のWindowsデスクトップ版Excelを対象に、日付列を基準に条件付き書式で期限を色分けする方法を説明します。Web版やMac版でも条件付き書式は使えますが、画面名やルール管理画面の開き方が一部異なる場合があります。
先に表の形と日付を確認する
条件付き書式は元の値を書き換える機能ではありませんが、設定範囲を間違えると意図しないセルまで色が付くことがあります。作業前にブックを保存し、心配な場合はシートをコピーしてから設定してください。
例として、A列に項目名、B列に期限日が入っている表を考えます。見出しは1行目、データは2行目から始まり、B2:B50に期限日が入っている形です。期限日は文字列ではなく、Excelが日付として認識できる値にしておきます。表示が日付に見えても、左寄せの文字列になっている場合は、条件が正しく判定されないことがあります。
期限日だけを色分けしたい場合はB2:B50を選択します。行全体を色分けしたい場合はA2:B50のように表全体を選択し、数式では期限日の列だけを参照します。どちらにするかで、設定する「適用先」が変わります。
期限切れの日付を赤で表示する
まず、今日より前の日付を期限切れとして赤くします。
- 色を付けたい範囲を選択します。期限日だけならB2:B50、行全体ならA2:B50を選びます。
- ホームタブの条件付き書式を開き、新しいルールを選択します。
- 数式を使用して、書式設定するセルを決定を選びます。
- 期限日だけを選択した場合は、数式に=B2<TODAY()と入力します。行全体を選択した場合は、列を固定して=$B2<TODAY()と入力します。
- 書式から塗りつぶしの色を選び、赤系など目立つ色に設定して閉じます。
TODAY関数は現在の日付を返す関数です。ブックを開いたときや再計算されたときに基準日が更新されるため、昨日まで期限内だった行が今日になると期限切れとして表示されるようになります。
期限間近を別の色で表示する
次に、今日以降で7日以内に期限が来る日付を黄色にします。期限切れとは別のルールとして追加します。
- 先ほどと同じ範囲を選択します。
- ホームタブの条件付き書式から新しいルールを開きます。
- 数式を使用して、書式設定するセルを決定を選びます。
- 期限日だけなら=AND(B2>=TODAY(),B2<=TODAY()+7)、行全体なら=AND($B2>=TODAY(),$B2<=TODAY()+7)と入力します。
- 塗りつぶしを黄色系にして、ルールを保存します。
この数式は、期限日が今日以降で、かつ今日から7日後までに入っているかを判定します。7日では短い場合は、TODAY()+14のように日数を変えると、2週間以内などに調整できます。
空白セルに色が付くときの直し方
期限日が未入力の行まで色が付く場合は、空白を除外する条件を加えます。期限日だけを色分けするなら、期限切れの数式を=AND(B2<>””,B2<TODAY())にします。行全体を色分けするなら=AND($B2<>””,$B2<TODAY())です。
期限間近の数式も同じ考え方で、期限日だけなら=AND(B2<>””,B2>=TODAY(),B2<=TODAY()+7)、行全体なら=AND($B2<>””,$B2>=TODAY(),$B2<=TODAY()+7)にします。
日付が文字列になっている場合は、条件式を直しても期待どおりになりません。セルを選択して表示形式を日付に変えるだけでは値そのものが変換されないこともあるため、入力し直す、日付として認識される形式に直す、別列で確認するなど、表の状態に合わせて修正します。
ルールの順番と適用先を確認する
複数の条件付き書式を使うときは、ルールの順番も確認します。ホームタブの条件付き書式からルールの管理を開くと、選択範囲またはシート内のルールを確認できます。
期限切れと期限間近の条件が重ならないように数式を作っていれば、順番の影響は小さくなります。ただし、似た条件を追加している場合は、上にあるルールが先に評価されます。色が想定と違うときは、同じ範囲に古いルールが残っていないか、適用先が表全体になっているか、行番号が先頭データ行に合っているかを見直してください。
行全体に色を付ける場合、$B2のように列だけを固定するのが大切です。B2のままだと、A列、B列、C列と判定対象がずれていきます。反対に、$B$2のように行まで固定すると、すべての行がB2だけを基準に判定されます。
見やすい期限管理に整える
条件付き書式で期限を色分けしたら、期限日で並べ替えたり、フィルターで期限切れだけを表示したりすると確認しやすくなります。表の見出しを固定しておくと、行数が多い一覧でも期限列を見失いにくくなります。
関連する操作は、条件付き書式で確認しやすい表を作る方法、フィルターと並べ替えで表を確認しやすくする方法、ウィンドウ枠固定で見出しを残して表を確認する方法でも扱っています。期限日を入力する列を整えたい場合は、データ検証のエラーメッセージを整える方法も合わせて確認すると、入力ミスの予防に役立ちます。
条件付き書式は、表の値を変更せずに注意する行を目立たせるための機能です。期限切れ、期限間近、未入力を分けておくと、日付の一覧を読む時間を減らし、先に対応すべき行を見つけやすくなります。