Excelで重要な行に色を付けている表では、あとから「黄色の行だけ確認したい」「赤字のセルだけ見たい」と思うことがあります。値そのものではなく見た目を手がかりに探す場合は、色別フィルターを使うと、セルの色、フォントの色、条件付き書式のアイコンなどを条件にして行を絞り込めます。
色別フィルターでできること
Excelのフィルターは、文字列や数値だけでなく、セルに付いている書式も条件にできます。対象になるのは、セルの塗りつぶし色、フォントの色、条件付き書式のアイコンセットなどです。手動で色を付けたセルだけでなく、条件付き書式で色やアイコンが表示されている場合も、同じ列のフィルターメニューから選べます。
たとえば、確認が必要な行を黄色、修正が必要な行を赤で塗っている表なら、黄色のセルがある行だけを表示できます。売上表で条件付き書式のアイコンを使っている場合は、特定のアイコンが付いた行だけを確認できます。色で目印を付けたあと、目視で探すよりも抜けを減らしやすい方法です。
使いやすい場面
- 確認中、要修正、完了などを色で分けた行を確認する
- 条件付き書式で強調されたセルだけを見直す
- 赤字で入力した注意事項をまとめて確認する
- アイコンセットで低評価や警告の行だけを表示する
色別フィルターは、色の意味が表の中で決まっているときに役立ちます。色の使い方が人によってばらばらな表では、先に色の意味をそろえてから使うと判断しやすくなります。
操作前に表の状態を確認する
色別フィルターを使う前に、表の見出し行と対象列を確認します。1行目に見出しがあり、その下に同じ種類のデータが並んでいる形が基本です。途中に空白行や空白列があると、Excelが表の範囲を正しく認識できないことがあります。
色を条件にする列も決めておきます。たとえば「状態」列に色を付けているなら、その列のフィルターを使います。行全体が色付けされている場合でも、フィルターで選ぶのは、条件にしたい色が入っている列です。複数の列に違う意味の色が混ざっている場合は、どの列の色を基準にするのかを先に決めます。
並べ替えや削除を同時に行う予定がある場合は、作業前にファイルを保存するか、シートを複製しておくと安心です。フィルターだけなら元のデータは削除されませんが、絞り込んだ状態で編集や削除を行うと、表示中の行だけを変更しているつもりでも確認が必要になります。
セルの色で行を絞り込む手順
Microsoft 365のWindowsデスクトップ版Excelでは、表の中のセルを選び、リボンの「データ」タブから「フィルター」を有効にします。見出し行に矢印が表示されたら、色を条件にしたい列の矢印を開きます。
メニュー内の「色別」から「セルの色」を選び、表示したい色を選択します。選んだ色が付いているセルを含む行だけが表示され、条件に合わない行は一時的に隠れます。データは削除されていないため、フィルターを解除すれば元の表示に戻せます。
- 表の中のセルを選択する
- 「データ」タブの「フィルター」を選ぶ
- 対象列のフィルター矢印を開く
- 「色別」から「セルの色」を選ぶ
- 表示したい色を選択する
色が候補に出ない場合は、その列に該当する色のセルがあるか確認します。別の列に色が付いている場合は、その列の矢印から操作します。塗りつぶしではなく文字色で目印を付けている場合は、「セルの色」ではなく「フォントの色」を選びます。
フォントの色やアイコンで絞り込む
赤字、青字など文字の色で区別している表では、「色別」から「フォントの色」を選びます。セルの背景色は変えていないが、注意事項だけ赤字にしているような表では、この方法が向いています。選んだ文字色が含まれるセルの行だけが表示されます。
条件付き書式のアイコンセットを使っている場合は、「色別」から「セルのアイコン」を選び、対象のアイコンを指定します。たとえば上向き矢印、横向き矢印、下向き矢印のようなアイコンで状態を分けている表なら、特定のアイコンが付いた行だけを表示できます。
ただし、色やアイコンは見た目の条件です。数値そのものを基準にしたい場合は、数値フィルターや日付フィルターを使うほうが適切です。条件付き書式のルールで色が変わっている表では、後から数値を変更すると表示される色も変わることがあります。フィルター後の結果を確認するときは、元の条件付き書式の意味もあわせて確認します。
フィルター結果を確認して解除する
色別フィルターを適用すると、見出しの矢印にフィルター中であることを示す表示が出ます。表の一部だけが表示されている状態なので、集計、コピー、削除、印刷を行う前に、現在の条件を確認します。特に絞り込んだ行を削除する場合は、対象行が本当に削除してよい行だけかを見直してください。
条件を解除するには、対象列のフィルター矢印を開き、「フィルターのクリア」を選びます。すべてのフィルターを外したい場合は、「データ」タブの「フィルター」をもう一度選んで解除する方法もあります。複数列で条件を指定している場合は、どの列に条件が残っているかを確認します。
うまく絞り込めないときの確認点
- 色を条件にしたい列の矢印を開いているか
- 塗りつぶし色とフォントの色を取り違えていないか
- 条件付き書式のルールで色が変わっていないか
- 表の途中に空白行や結合セルがないか
- 別の列にもフィルター条件が残っていないか
色別フィルターは、見た目で管理している表から必要な行をすばやく探すための機能です。セルの色、フォントの色、アイコンのどれを基準にするかを決め、対象列のフィルターメニューから条件を選べば、目印の付いた行だけを確認できます。作業後は条件を解除し、表全体に戻っているか確認しておくと、次の編集で表示漏れに気付きやすくなります。