Wordで資料を作っていると、Webページ、別ファイル、文書内の見出しなどへ移動できるリンクを入れたい場面があります。ハイパーリンクは貼り付けるだけでも作れますが、参照先や表示文字列を整えておかないと、配布後にどこへ移動するリンクなのか分かりにくくなります。
対象環境と作業前の確認
ここではMicrosoft 365のWindowsデスクトップ版Wordを中心に説明します。Word 2024、Word 2021、Word 2019などでも基本的な考え方は近いですが、画面表示や一部の名称が異なる場合があります。Web版やMac版では、ダイアログやショートカットの動きが違うことがあります。
リンク先を変更する作業では、本文自体を消すつもりがなくても、参照先を誤って置き換えることがあります。重要な文書では、作業前に別名で保存するか、元ファイルを複製してから編集します。共有用の文書なら、リンク先を開ける権限が読み手にあるかも先に確認しておきます。
表示文字列とアドレスを分けて考える
Wordのハイパーリンクには、本文に見える文字列と、実際に移動する参照先があります。たとえば本文には「申請書テンプレート」と表示し、参照先には共有フォルダー上のファイルを指定できます。長いアドレスをそのまま本文に置くより、内容が分かる短い表示文字列にすると読みやすくなります。
表示文字列を決めるときは、「こちら」「ここ」だけで済ませず、リンク先の内容が分かる言葉にします。印刷される可能性がある文書では、リンクがクリックできない状態でも意味が分かるように、資料名や章名を本文に残すと扱いやすくなります。
Webページやファイルへのリンクを作成する
リンクにしたい文字列または画像を選択し、リボンの「挿入」タブから「リンク」を選びます。右クリックメニューから「リンク」を選ぶ方法もあります。ハイパーリンクの挿入画面で、リンク先として既存のファイルまたはWebページを選び、アドレス欄へ参照先を指定します。
共有ファイルへリンクする場合は、自分のPCだけで通じる保存場所ではなく、読み手が開ける共有場所を使います。文書を別の人へ渡した後にファイル名や保存場所が変わるとリンク切れになるため、確定版の資料なのか、更新され続ける資料なのかも考えて指定します。
同じ文書内の見出しへ移動するリンクを作る
長い文書では、目次とは別に、本文中から関連する章へ移動するリンクを作ると便利です。リンクにしたい文字列を選び、「挿入」タブの「リンク」を開きます。リンク先として文書内の場所を選ぶと、見出しやブックマークなどを参照先にできます。
見出しへリンクしたい場合は、先にリンク先の章へ見出しスタイルを設定しておきます。特定の語句、表、図の近くへ移動させたい場合は、ブックマークを設定してからリンク先に選びます。後で見出し名やブックマークを削除したときは、リンクが正しい場所へ移動するか必ず確認します。
リンク先や表示文字列を編集する
作成済みのリンクを直すには、リンク部分を右クリックして「ハイパーリンクの編集」を選びます。表示するテキスト、アドレス、画面に表示されるヒントなどを必要に応じて変更します。本文の文字は合っていても参照先だけ古いことがあるため、配布前には実際にリンクを開いて確認します。
文字の色や下線など、見た目だけを変えたい場合は、リンクの編集ではなくフォントやスタイルを調整します。ただし、リンクらしさを消しすぎると、画面で読む人がクリックできる場所に気づきにくくなります。印刷用か画面閲覧用かに合わせて、見た目を決めます。
不要なリンクを削除する
リンクは不要だが文字列は残したい場合は、リンクを右クリックして「ハイパーリンクの削除」を選びます。文字列そのものを消したい場合は、リンク部分を選択してDeleteキーで削除します。この二つは結果が違うため、本文を残す必要があるときは削除対象を確認してから操作します。
文書内のリンクをまとめて外す方法もありますが、必要なリンクまで消える可能性があります。外部提出用の文書を作るときなど、リンクを整理する目的がある場合でも、作業前に複製を作り、削除後に残すべき参照情報が本文に残っているか見直します。
自動リンクとCtrlクリックの設定
Wordでは、Webページアドレスやメールアドレスを入力した後にEnterキーまたはSpaceキーを押すと、自動的にリンクになることがあります。便利な一方で、正式な文書では不要な青字や下線が残る場合があります。自動でリンクにしたくない場合は、オートコレクトの入力オートフォーマット設定で、インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクへ変更する設定を見直します。
Windows版Wordでは、編集中に誤ってリンク先へ移動しないよう、既定ではCtrlキーを押しながらクリックしてリンクを開く動きになります。クリックだけで開きたい場合は、Wordの詳細設定にある編集オプションでCtrlキーとクリックに関する設定を変更できます。ただし、編集中の誤操作を避けたい文書では、既定のままにしておく方が扱いやすいことがあります。
配布前の確認
リンクを設定したら、本文を読むだけでなく、リンク先も確認します。文書内リンクは意図した見出しやブックマークへ移動するか、ファイルへのリンクは別の利用者でも開ける場所か、Webページへのリンクは古い参照先になっていないかを見ます。
最終版では、残すリンクと外すリンクを分けて判断します。レビュー用の文書ならリンクを残す方が便利なことがありますが、印刷用や提出用では、リンクを外して資料名だけ残す方が読みやすい場合もあります。ハイパーリンクは作成して終わりではなく、配布される形に合わせて参照先と表示文字列を整えることが大切です。