過去に作ったPowerPoint資料の一部を、別のプレゼンテーションへ入れ直したい場面があります。ファイルを2つ開いてコピーしても対応できますが、Microsoft 365のWindowsデスクトップ版PowerPointでは、スライドの再利用を使うと、取り込み先の資料を開いたまま、別のPowerPointファイルから必要なスライドを選んで追加できます。
ここでは、ローカルに保存しているPowerPointファイルを対象に、スライドの再利用で別資料からページを取り込む手順を説明します。クラウド上のファイルから直接再利用する使い方は非推奨とされているため、必要なファイルはあらかじめPC上の分かりやすい場所へ保存してから進めるのが安全です。
スライドの再利用でできること
スライドの再利用は、別のプレゼンテーションに含まれるスライドを、現在開いているプレゼンテーションへ追加する機能です。取り込まれるのは元スライドのコピーなので、追加後に文字や図形を編集しても、元のプレゼンテーション内のスライドには影響しません。
たとえば、次のような作業に向いています。
- 過去の提案資料から、会社概要や実績紹介のスライドだけを取り込む
- 別の担当者が作った説明スライドを、現在の資料へ追加する
- 既存資料の一部を使いながら、新しい構成のプレゼンテーションを作る
- テンプレートを変えた資料へ、必要なスライドだけを移す
取り込み時には、現在の資料のデザインに合わせるか、元の資料の見た目を保つかを選べます。全体の統一感を優先するなら現在の資料に合わせ、図解や配色まで完成しているスライドを崩したくない場合は元の書式を保持します。
作業前に確認しておくこと
まず、取り込み先のプレゼンテーションを保存しておきます。既存資料にスライドを追加する作業なので、後で戻せるように、必要に応じてファイルを複製してから編集すると安心です。
次に、取り込み元のPowerPointファイルをPC上に用意します。スライドの再利用では、ローカルファイルを選んで開き、そこに含まれるスライドを一覧から選びます。OneDriveやSharePoint上のファイルを使う場合も、同期済みのローカルファイルとして参照できる状態にしておくと迷いにくくなります。
また、取り込み先と取り込み元でスライドサイズが違うと、配置や余白の見え方が変わることがあります。16:9と4:3が混ざっている資料、古いテンプレートの資料、フォント設定が違う資料を使う場合は、追加後にレイアウトを確認してください。
別の資料からスライドを取り込む手順
Microsoft 365のWindowsデスクトップ版PowerPointでは、次の流れで操作します。
- スライドを追加したいプレゼンテーションを開きます。
- 左側のサムネイル一覧で、新しいスライドを挿入したい位置をクリックします。選んだ位置の後ろに追加されます。
- リボンのホームタブを開きます。
- 新しいスライドの下向き矢印をクリックし、スライドの再利用を選びます。
- 画面右側に表示されるスライドの再利用ウィンドウで、PowerPoint ファイルを開くを選びます。
- 取り込み元にするPowerPointファイルを選択し、開くをクリックします。
- 一覧に表示されたスライドを確認し、追加したいスライドをクリックします。
複数のスライドを追加する場合は、必要なスライドを順番にクリックします。すべてのスライドを取り込む場合は、一覧内のスライドを右クリックして、すべてのスライドを挿入する操作を使えます。
元の書式を保持するかどうかを選ぶ
スライドの再利用で迷いやすいのが、元の書式を保持する設定です。このチェックを入れない場合、取り込んだスライドは、追加先のプレゼンテーションのテーマやデザインに合わせて表示されます。資料全体の見た目をそろえたいときは、この状態が向いています。
一方、チェックを入れると、取り込み元のプレゼンテーションで使われていた配色やフォントなどの見た目をできるだけ保ったまま追加されます。完成済みの図解、色分けされた説明スライド、他の資料と同じ見た目で残したいページを使うときは、追加前にこの設定を確認してください。
ただし、元の書式を保持しても、利用できないフォントがある場合や、取り込み先のスライドサイズが違う場合は、完全に同じ見え方にならないことがあります。追加した直後に、文字の折り返し、図形の位置、画像の切れ方、グラフや表の大きさを確認します。
取り込んだ後に確認したいポイント
スライドを取り込んだら、まずサムネイル一覧で挿入位置が意図通りか確認します。位置が違う場合は、サムネイルをドラッグして並べ替えます。
次に、スライドショーで表示して、画面上での見え方を確認します。編集画面では問題なく見えても、発表画面では文字が小さすぎたり、余白が気になったりすることがあります。
特に確認したい点は次の通りです。
- タイトルや本文のフォントが他のスライドと大きく違わないか
- 箇条書きの階層やインデントが崩れていないか
- 画像、図形、グラフ、表がスライド内に収まっているか
- スライド番号やフッターが重複していないか
- 不要なアニメーションや画面切り替えが残っていないか
取り込んだスライドだけ見た目が浮く場合は、デザインタブでテーマを確認したり、必要に応じてレイアウトを適用し直したりします。本文や図形がずれる場合は、スライド単位で修正する方が、資料全体の設定を大きく変えるより安全です。
うまく取り込めないときの見直し方
スライドの再利用に取り込み元のファイルが表示されない場合は、ファイルの場所と拡張子を確認します。PowerPointの通常のプレゼンテーションファイルであること、別のアプリで開いたまま編集ロックがかかっていないことも確認してください。
取り込んだスライドのデザインが想定と違う場合は、元の書式を保持する設定を使ったかどうかを見直します。すでに取り込んだ後で見た目が合わないと感じたら、いったん追加したスライドを削除し、設定を変えて再度取り込むと確認しやすくなります。
また、スライドに動画、音声、リンク、埋め込みオブジェクトが含まれる場合は、取り込み後に再生やリンク先を確認します。ファイルの場所に依存する要素は、別のPCへ渡したときに動作が変わることがあるため、配布前に必ず実際の環境で開いて確認してください。
コピー貼り付けとの使い分け
少数のスライドを急いで移すだけなら、コピーして貼り付ける方法でも対応できます。ただし、別の資料を開かずに取り込みたい場合や、取り込み元のスライド一覧を見ながら必要なものだけ選びたい場合は、スライドの再利用が便利です。
資料を作り直すときは、先に取り込み先の構成を決め、必要な位置へスライドを追加してから、全体のデザインと順番を整えると作業しやすくなります。元資料の見た目を残すか、現在の資料に合わせるかを最初に決めておくと、後から個別修正する手間を減らせます。