今回は、Wordの表の並べ替え機能を使って、表の行を名前順や日付順、数値の大きい順などに整える方法を紹介します。
Wordで名簿や一覧表、スケジュール表を作っていると、あとから行を追加したことで順番がばらばらになることがあります。行を1つずつ切り取って移動させる方法もありますが、行数が多いと手間がかかり、移動ミスも起こりやすくなります。Wordの表には並べ替えの機能があるので、Excelに移さなくても表の中で順番を整えられます。
この記事は、Windows版のWord（Microsoft 365や買い切り版のデスクトップアプリ）を前提にしています。Mac版やWeb版のWordでも表の並べ替えは使えますが、タブの名前や設定画面の見た目が異なる場合があります。
表の並べ替えでできること
列を基準に行の順番を入れ替える
Wordの表の並べ替えは、指定した列の内容を基準にして、行全体の順番を入れ替える機能です。基準にした列だけが動くのではなく、同じ行にあるほかの列のデータも一緒に移動するので、名前と所属、日付と内容といった組み合わせが崩れることはありません。
基準にできるデータの種類
並べ替えの設定では、基準にする列のデータの種類を選べます。
- テキスト（文字列）：名前や品名などを文字の順に並べます。
- 数値：金額や数量などを数の大小で並べます。
- 日付：日付を古い順・新しい順に並べます。
並べる向きは昇順（小さい順・古い順）と降順（大きい順・新しい順）から選びます。
表を並べ替える手順
基本の操作
- 並べ替えたい表の中をクリックするか、表全体を選択します。
- 表を選択すると表示される［テーブル レイアウト］タブ（バージョンによっては表ツールの［レイアウト］タブ）を開きます。
- ［並べ替え］を選択します。
- 表示された画面で、表の1行目が見出しかどうかを指定します。
- 基準にする列、データの種類、昇順か降順かを選びます。
- ［OK］を選択すると、表の行が並べ替えられます。
Microsoft 365の新しいリボンでは、表示の仕方によって並べ替えのボタンの位置や名前が少し異なることがあります。見つからないときは、表を選択した状態で表に関するタブを順に確認してみてください。
見出し行の指定を確認する
並べ替えで特に注意したいのが、表の1行目を見出しとして扱うかどうかの指定です。1行目に「氏名」「部署」「日付」といった項目名が入っているのに見出しなしのまま並べ替えると、項目名の行まで並べ替えの対象になり、表の途中に移動してしまうことがあります。
反対に、見出しありを選ぶと、基準にする列を項目名で選べるようになるので、どの列で並べ替えるのかが分かりやすくなります。見出し行がある表では、並べ替えの前にこの設定を必ず確認しておくと安心です。
複数の条件で並べ替える
最大3つの基準を組み合わせる
Wordの表の並べ替えでは、最大3つのレベルまで基準を指定できます。たとえば次のような使い方ができます。
- 1つ目の基準：部署（テキスト・昇順）
- 2つ目の基準：入社日（日付・昇順）
- 3つ目の基準：氏名（テキスト・昇順）
このように設定すると、まず部署ごとにまとまり、同じ部署の中では入社日の古い順、入社日も同じ場合は氏名の順に並びます。1つ目の基準で同じ値が多い表ほど、2つ目以降の基準を指定しておくと順番が安定します。
オプションで細かく指定する
並べ替えの画面にある［オプション］からは、英字の大文字と小文字を区別するかどうか、並べ替えに使う言語、区切り文字で区切られたデータの扱いなどを設定できます。英字を含む品番やコードを並べ替えるときに、思った順にならない場合は、このオプションを確認してみましょう。
思いどおりに並ばないときの確認ポイント
データの種類が合っているか
数値の列をテキストとして並べ替えると、「10」が「2」より前に来るなど、数の大小と異なる順番になることがあります。金額や数量の列は数値、日付の列は日付を選んでいるかを確認します。
表記がそろっているか
同じ列の中で、全角と半角の数字が混ざっていたり、日付の書き方が「2026/9/1」と「9月1日」のように異なっていたりすると、正しく並ばない原因になります。並べ替えの前に表記をそろえておくと、結果が安定します。
結合したセルがないか
表の中にセルの結合が含まれていると、並べ替えがうまくいかないことがあります。並べ替えたい範囲に結合したセルがある場合は、結合を解除するか、並べ替えたい行だけを選択してから操作してみてください。
空白の行が残っていないか
入力途中の空白行が表に残っていると、並べ替えのあとで空白行が思わぬ位置に移動し、表が読みにくくなることがあります。不要な空白行はあらかじめ削除しておくと、並べ替えたあとの表を確認しやすくなります。
表の並べ替えを使いこなすコツ
並べ替えの前にファイルを保存しておく
並べ替えは表全体の順番を一度に変えるため、設定を間違えると元の順番に戻しにくくなります。直後であれば元に戻す（Ctrl＋Z）で戻せますが、念のため並べ替える前にファイルを保存しておくと安心です。
元の順番に戻せるように番号列を用意する
入力した順番や、会議資料で決まっている順番に戻す可能性がある表では、通し番号の列を1列用意しておく方法が役立ちます。一時的に別の順番で並べ替えたあとでも、番号の列を基準に昇順で並べ替えれば、元の順番に戻せます。
一部の行だけを並べ替える
表の中の特定の範囲だけを並べ替えたい場合は、その行を選択してから並べ替えを実行します。合計行や注記の行など、並べ替えの対象にしたくない行が表の最後にある場合に便利です。
まとめ
Wordの表の並べ替えを使うと、行を手作業で移動しなくても、名前順や日付順、数値の順に表を整えられます。ポイントを振り返ります。
- 表を選択して、表に関するレイアウトのタブから［並べ替え］を開く
- 1行目が見出しかどうかの指定を確認してから実行する
- 基準の列に合わせて、テキスト・数値・日付の種類を選ぶ
- 最大3つの基準を組み合わせて、同じ値の行の順番も整えられる
- 思いどおりに並ばないときは、表記のゆれや結合セルを確認する
- 通し番号の列を用意しておくと、元の順番に戻しやすい
名簿や一覧表を更新するたびに、並べ替えで順番を整える習慣をつけておくと、読み手にとって探しやすい表を保てます。