今回は、Wordの蛍光ペン機能を使って文書の要点を強調表示する方法と、強調表示を活用するためのコツを紹介します。対象は、Word for Microsoft 365、Word 2024/2021/2019/2016（Windows版）を前提としています。Mac版でもほぼ同じ場所に同じ機能がありますが、ボタンの位置や表示が一部異なる場合があります。
Wordの蛍光ペンとは
Wordの蛍光ペンは、紙の資料にマーカーを引くのと同じ感覚で、文字の背景に色を付けて強調表示する機能です。[ホーム]タブにある[蛍光ペンの色]ボタンから使えます。
文字の色を変える、太字にする、といった書式と違い、蛍光ペンは「あとで見直したい箇所」「確認が必要な箇所」の目印として使われることが多い機能です。本文の見た目そのものを変えるのではなく、読む人の注意を引く目印を付けるイメージで使うと扱いやすくなります。
蛍光ペンと網かけの違い
文字の背景に色を付ける機能には、蛍光ペンのほかに「網かけ」もあります。どちらも背景に色が付く点は似ていますが、使い分けの目安は次のとおりです。
- 蛍光ペン：一時的な目印、確認用の強調、レビュー時のチェックなどに向いている
- 網かけ：文書デザインの一部として、見出しや注意書きの背景を整えたいときに向いている
蛍光ペンは用意された色から選ぶ形式で、あとから検索したり一括で解除したりしやすいのが特徴です。仕上げのデザインではなく、作業中の目印として使うと役割がはっきりします。
蛍光ペンで文字を強調表示する基本手順
もっとも基本的な使い方は、文字を選択してから色を付ける方法です。
- 強調表示したい文字列をドラッグして選択する
- [ホーム]タブを開く
- [蛍光ペンの色]ボタンの横にある下向き矢印を選択する
- 一覧から付けたい色を選ぶ
一度色を選ぶと、ボタンにはその色が記憶されます。次からは矢印を開かず、ボタン本体を押すだけで同じ色を付けられます。同じ色で何か所も強調したいときは、この動作を覚えておくと手順を減らせます。
複数の箇所を続けて強調表示するコツ
長い文書で何か所もマーカーを引きたいとき、毎回「選択してからボタンを押す」を繰り返すのは手間がかかります。そのような場合は、先に蛍光ペンをオンにしてから文字をなぞる方法が便利です。
- 何も選択していない状態で、[蛍光ペンの色]の矢印から色を選ぶ
- マウスポインターがペンの形に変わる
- 強調したい文字列を順番にドラッグしていく
- 作業が終わったら、[蛍光ペンの色]の一覧から[強調表示を停止]を選ぶか、Escキーを押す
この状態では、ドラッグした部分に次々と色が付いていきます。紙の資料にマーカーを引く感覚に近いため、資料を読み込みながら気になる箇所に印を付けていく作業に向いています。
作業を終えるときは、Escキーで蛍光ペンモードを解除しておきましょう。解除し忘れると、次に文字を選択しようとしたときにも色が付いてしまいます。
強調表示を解除する方法
付けた蛍光ペンは、同じボタンから取り消せます。
- 強調表示を解除したい文字列を選択する
- [ホーム]タブの[蛍光ペンの色]の矢印を選択する
- [色なし]を選ぶ
文書全体の蛍光ペンをまとめて消したい場合は、Ctrl+Aで全体を選択してから[色なし]を選ぶと一度で解除できます。レビューが終わって提出用の文書に仕上げる段階で、この方法を使うと消し忘れを防げます。
全体解除の前に確認したいこと
Ctrl+Aで全体を解除すると、意図して残していた強調表示も消えてしまいます。残したい強調がある場合は、次のどちらかの方法をとると安心です。
- 解除したい範囲だけを選択して[色なし]を選ぶ
- 残したい部分は蛍光ペンではなく、太字や網かけなど別の書式に置き換えておく
強調表示した箇所を検索する方法
長い文書では、どこに蛍光ペンを付けたのかを目で探すのが大変です。Wordの検索機能を使うと、強調表示した箇所を順番にたどれます。
- [ホーム]タブの[編集]グループで[検索]の矢印を選び、[高度な検索]を開く
- [検索と置換]ダイアログの[オプション]を開いて詳細項目を表示する
- [書式]から[蛍光ペン]を選ぶ
- 検索する文字列の欄は空欄のまま[次を検索]を選ぶ
[次を検索]を押すたびに、強調表示された箇所へ順番に移動します。確認が必要な箇所に蛍光ペンを付けておき、最後にこの方法で一つずつ見直すと、チェック漏れを防ぎやすくなります。
なお、[高度な検索]のボタン名や配置は、Wordのバージョンや画面の幅によって表示が異なることがあります。見当たらない場合は、[検索]ボタンの横の矢印を開いて確認してください。
蛍光ペンを活用するための工夫
色ごとに意味を決めておく
蛍光ペンは複数の色から選べます。色を思いつきで使い分けると、あとから見返したときに意味がわからなくなりがちです。あらかじめ色の役割を決めておくと、文書の読み返しが楽になります。
- 黄色：あとで確認が必要な箇所
- 水色：数値や日付など、裏付けを取る必要がある箇所
- 黄緑：確認済み、または修正済みの箇所
複数人で文書をやり取りする場合は、色のルールを文書の冒頭やメールの本文で共有しておくと、受け取った人も意図をくみ取りやすくなります。
印刷する文書では薄い色を選ぶ
蛍光ペンを付けたまま印刷すると、色もそのまま印刷されます。白黒で印刷する予定があるなら、薄い色の蛍光ペンを使うのが無難です。濃い色だと、白黒印刷では文字と背景の区別がつきにくくなり、読みにくくなることがあります。
印刷して配布する文書では、配布前に蛍光ペンを解除するか、印刷プレビューで見え方を確かめておくと安心です。
コメントや変更履歴と組み合わせる
蛍光ペンは「ここを見てほしい」という目印にはなりますが、なぜ見てほしいのかという理由までは伝わりません。理由を添えたい場合は、蛍光ペンを付けた箇所にコメントを追加するとよいでしょう。
目印は蛍光ペン、説明はコメント、実際の修正は変更履歴、というように役割を分けると、レビューのやり取りが整理しやすくなります。
提出前の最終チェックに組み込む
作業中の目印として便利な蛍光ペンですが、残ったまま提出すると、未完成の文書のように見えてしまうことがあります。文書を仕上げる前に、次の流れで確認する習慣をつけておくと安心です。
- [高度な検索]で蛍光ペンの箇所を一つずつ確認する
- 対応が済んだ箇所から強調表示を解除する
- 最後に全体を見直し、不要な強調表示が残っていないかを確かめる
まとめ
Wordの蛍光ペンは、文書の要点や確認が必要な箇所に目印を付けるための手軽な機能です。基本的な使い方と活用のポイントを整理すると、次のようになります。
- [ホーム]タブの[蛍光ペンの色]から色を選んで強調表示する
- 先に色を選んでからなぞると、複数の箇所を続けて強調でき、Escキーで終了できる
- [色なし]で解除でき、Ctrl+Aと組み合わせると文書全体をまとめて解除できる
- [高度な検索]の書式指定で、強調表示した箇所を順番にたどれる
- 色ごとに意味を決め、白黒印刷では薄い色を選ぶと扱いやすい
蛍光ペンを「作業中の目印」として使い、仕上げの段階で確認と解除をする流れを作っておくと、文書の見直しがスムーズに進みます。