今回は、Wordの文字カウント機能を使って文字数を確認する方法と、レポートや原稿、申込書の記入欄など、文字数に決まりがある文書を作るときに役立つ使い方のコツを紹介します。操作説明は、主にWindows版のMicrosoft 365のWordを前提にしています。Mac版やWeb版で異なる点は、該当箇所で補足します。
Wordの文字カウントでわかること
Wordは、入力している間も文書内の単語数を数えています。あわせて、ページ数、段落数、行数、文字数も集計しているため、「あと何文字書けるか」「何ページに収まっているか」を作業しながら確認できます。
日本語の文書では「単語数」よりも「文字数」を基準にすることが多いため、まずはどこを見れば文字数がわかるのかを押さえておくと、指定の字数に合わせた調整がしやすくなります。
ステータスバーで単語数をすぐに確認する
画面の一番下にあるステータスバーには、文書の単語数が表示されます。ここを見る習慣をつけておくと、ダイアログを開かなくても文書の分量をおおまかにつかめます。
ステータスバーに単語数が表示されていない場合は、ステータスバーを右クリックし、表示されるメニューで「文字カウント」(英語版では「Word Count」)にチェックを入れます。表示項目は自分で選べるので、普段使わない項目は外しておくと画面がすっきりします。
文字カウントのダイアログで詳細を見る
ステータスバーの単語数の部分をクリックすると、文字カウントのダイアログボックスが開きます。リボンの[校閲]タブにある[文字カウント]からも同じ画面を開けます。
このダイアログでは、次のような情報をまとめて確認できます。
- ページ数
- 単語数
- 文字数(スペースを含めない/含める)
- 段落数
- 行数
文字数の指定がある場合、スペースを含めて数えるのか、含めずに数えるのかで結果が変わります。提出先の条件がどちらなのかを確認し、対応する数値を見るようにすると、数え方の違いによる食い違いを防げます。
文書の一部だけ文字数を確認する方法
文書全体ではなく、特定の段落や見出しの範囲だけ文字数を知りたいこともあります。その場合は、数えたい範囲を選択してからステータスバーを見ます。ステータスバーには、選択した部分と文書全体の両方の数値が表示されます。
選択した状態で文字カウントのダイアログを開けば、選択範囲の文字数や行数も確認できます。たとえば次のような場面で役立ちます。
- 応募書類の「自己紹介は400字以内」といった欄ごとの字数を確認したいとき
- 要約部分だけを決まった文字数に収めたいとき
- 見出しごとの分量に偏りがないか比べたいとき
離れた複数の範囲を確認したい場合は、Ctrlキーを押しながら範囲を選択していくと、まとめて選んだ状態で数えられます。
テキストボックスや脚注を含めるかどうかの設定
文字カウントのダイアログには、テキストボックス、脚注、文末脚注を含めるかどうかを切り替えるチェックボックスがあります。本文以外の要素を集計に入れるかどうかで、表示される文字数が変わります。
本文だけの字数が求められている場合はチェックを外し、図の説明文や注釈も含めた全体の分量を知りたい場合はチェックを入れる、というように目的に合わせて使い分けます。提出前に「どの部分が数えられているか」を一度確認しておくと安心です。
Mac版とWeb版での確認方法
Mac版のWord
Mac版でも、ステータスバーの単語数をクリックすると文字カウントのボックスが開き、文字数、行数、段落数などを確認できます。文書の一部だけを数える場合は、対象のテキストを選んでから[ツール]メニューの[文字カウント]を選びます。
Web版のWord
Web版のWordも、デスクトップ版と同じように入力中に単語数を数えます。ウィンドウ下部に単語数が表示されない場合は、閲覧用の表示になっていないかを確認し、編集できる表示に切り替えます。また、文字カウントの表示部分をクリックすると、表示と非表示を切り替えられます。
文書の中に文字数を表示する方法
文字数を画面で確認するだけでなく、文書の中に書き込んでおきたい場合は、フィールドを使います。原稿の末尾に現在の分量を記しておきたいときなどに便利です。
- 文字数を表示したい位置にカーソルを置きます。
- [挿入]タブの[テキスト]グループにある[クイックパーツ]から[フィールド]を選びます。
- [フィールドの名前]の一覧から「NumWords」を選び、[OK]を選びます。
挿入したフィールドは自動では随時更新されないため、最新の数値にしたいときは、フィールドを右クリックして[フィールド更新]を選びます。印刷時に自動で更新したい場合は、[ファイル]→[オプション]→[表示]を開き、[印刷オプション]で「印刷前にフィールドを更新する」にチェックを入れておきます。
なお、NumWordsは単語数を表すフィールドです。日本語の文字数とは数え方が異なる場合があるため、厳密な字数の確認には文字カウントのダイアログを使うのが確実です。
文字数を調整するときのコツ
文字数の上限や下限がある文書では、書き終えてから一気に削るより、途中で確認しながら進めるほうが調整の手間が少なくなります。次のような工夫が役立ちます。
- 先に見出しごとの目安を決める:全体の字数を構成ごとに割り振っておくと、特定の部分だけが長くなるのを防げます。
- 選択範囲で区切って確認する:見出しごとに範囲を選んでステータスバーを見ると、どこを削ればよいかが見つけやすくなります。
- 重複した説明を探す:同じ内容を言い換えて繰り返している箇所は、字数を減らす候補になります。
- 空白の扱いを確認する:不要なスペースが入っていると、スペースを含めた文字数が増えます。編集記号を表示して確認すると見つけやすくなります。
- 提出先の数え方に合わせる:改行や記号を数えるかどうかなど、指定がある場合はそれに従って最終確認をします。
また、Wordの文字カウントで表示される数値と、ほかのツールで数えた数値が一致しないこともあります。数え方の基準が違うことが主な理由なので、提出先がどの方法で確認するのかがわかっている場合は、その方法に合わせて確認しておくと行き違いを防げます。
まとめ
Wordの文字カウントを使えば、入力しながらステータスバーで分量を把握し、必要に応じてダイアログで文字数を確認できます。ポイントを整理すると次のとおりです。
- ステータスバーに単語数が出ていない場合は、右クリックで「文字カウント」を表示する
- ステータスバーの単語数や[校閲]タブの[文字カウント]から、文字数・行数・段落数などを確認する
- 範囲を選択すれば、その部分だけの文字数を数えられる
- テキストボックスや脚注を含めるかどうかは、ダイアログのチェックボックスで切り替える
- 文書内に分量を記したい場合は、NumWordsフィールドを挿入して更新する
字数の決まりがある文書では、書きながらこまめに確認することで、仕上げの段階での調整が楽になります。普段の文書作成から文字カウントを意識して使ってみてください。