今回は、Excelの条件付き書式にあるカラースケールを使って、数値の大小を色の濃淡で比較しやすくする方法を紹介します。数字がたくさん並んだ表では、どこが高くてどこが低いのかを読み取るのに時間がかかります。カラースケールを設定すると、セルの値に応じて背景色がグラデーションで変わるため、表全体の傾向や偏りをつかみやすくなります。
この記事では、Windows版のExcel（Microsoft 365などのデスクトップアプリ）を前提に説明します。Web版でもカラースケールは使えますが、画面の構成や設定できる項目が異なる場合があります。
カラースケールとは
カラースケールは、選択したセル範囲の値を比べ、値の大きさに応じてセルの色を段階的に変える条件付き書式です。種類は大きく分けて2つあります。
- 2色スケール：2色のグラデーションで、値の大と小を表す
- 3色スケール：3色のグラデーションで、値の大・中・小を表す
たとえば緑・黄・赤の3色スケールなら、大きい値ほど緑、中程度の値は黄、小さい値ほど赤に近い色になります。データバーが「棒の長さ」で値を表すのに対し、カラースケールは「色」で表すため、セルの見た目を大きく変えずに傾向を示せるのが特徴です。
カラースケールを設定する基本手順
リボンから設定する
- 色を付けたいセル範囲を選択する（テーブルやピボットテーブルにも設定できます）
- [ホーム]タブの[スタイル]グループで[条件付き書式]をクリックする
- [カラースケール]をポイントし、表示された候補から使いたい配色を選ぶ
候補にマウスポインターを合わせると、2色か3色かを確かめながら選べます。アイコンの上の色が大きい値、下の色が小さい値を表しています。
クイック分析から設定する
数値だけが入った範囲を選ぶと、右下に[クイック分析]ボタンが表示されます。ボタンをクリックするかCtrl + Qを押し、[書式設定]タブの[カラー]を選ぶと、カラースケールを適用できます。候補にポインターを合わせるとプレビューが表示されるので、仕上がりを見てから決められます。
色の基準を自分で決める
既定の設定では、範囲内の最小値と最大値を基準に色が割り当てられます。目的によっては、基準を変えたほうが読み取りやすくなります。
ルールの編集画面を開く
- カラースケールを設定した範囲を選択する
- [ホーム]タブの[条件付き書式]から[ルールの管理]を開く
- 対象のルールを選び、[ルールの編集]をクリックする
- [書式スタイル]で[2色スケール]または[3色スケール]を選ぶ
新しく作る場合は、[ルールの管理]で[新規ルール]を選び、ルールの種類を[セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定]にします。
基準の種類を使い分ける
最小値・中間値・最大値には、それぞれ次のような種類を指定できます。
- 最小値／最大値：範囲内の一番小さい値と一番大きい値を基準にする
- 数値：「60点」「100件」など、決まった数値を基準にする。日付や時刻も指定できる
- パーセント：0～100の値で、範囲全体に対する割合で基準を決める（%記号は入力しない）
- 百分位：上位や下位の一定の位置を基準にする。極端に大きい値や小さい値があるときに、色の偏りを抑えやすい
- 数式：「=」で始まる数式の結果を基準にする。数値・日付・時刻を返す数式にする
最小値・中間値・最大値で異なる種類を組み合わせることもできます。その場合も、最小値＜中間値＜最大値の関係になるように設定します。
見やすく仕上げるためのコツ
配色の意味をそろえる
売上や達成率のように「高いほど良い」データなら、大きい値を緑系にすると直感的に読み取れます。一方、不良件数や経費のように「低いほど良い」データでは、大きい値を赤系にするほうが意図が伝わります。カラースケールの候補には両方向の配色が用意されているので、データの意味に合わせて選びましょう。
中間値を目標に合わせる
3色スケールの中間値は、多くの場合50%（パーセント）で問題ありません。ただし、「目標80点を境に色を分けたい」といった場合は、中間値の種類を[数値]にして80を指定すると、目標との差が色で伝わります。
色を付ける範囲を絞る
合計行や見出しの数値まで範囲に含めると、合計だけが極端に大きくなり、他のセルの色の差が小さくなってしまいます。比較したいデータだけを選択してから設定するのがコツです。
エラー値に注意する
範囲内にエラーを返す数式があると、そのセルには条件付き書式が適用されません。Microsoftの説明では、IFERROR関数やIS関数を使ってエラー以外の値を返すようにすると、条件付き書式を適用できるとされています。
色で並べ替える
カラースケールを設定したセルは、右クリックメニューから色で並べ替えができます。色の付いた表を、濃い順や特定の色が上に来るように並べ替えたいときに使えます。
カラースケールが役立つ場面
- 店舗別・月別の売上表で、好調な月と不調な月の分布を見る
- テストや評価の点数一覧で、得点の高い項目と低い項目を見分ける
- 日ごとの気温や問い合わせ件数など、時系列の数値の山と谷をつかむ
- 作業時間の集計表で、負荷が集中している担当者や日付を探す
数値そのものは残したまま色が加わるので、細かい値を確認したい人にも、全体の傾向を見たい人にも同じ表で対応できます。
まとめ
Excelのカラースケールを使うと、数値の大小を色の濃淡で表し、表の傾向を読み取りやすくできます。ポイントを振り返ります。
- [ホーム]タブ→[条件付き書式]→[カラースケール]で設定できる
- 2色スケールは大と小、3色スケールは大・中・小を色で表す
- [ルールの管理]→[ルールの編集]で、最小値・中間値・最大値の基準を変更できる
- 基準には最小値／最大値、数値、パーセント、百分位、数式を指定できる
- データの意味に合った配色を選び、合計行などは範囲から外す
- エラー値のセルには適用されないため、IFERROR関数などで対処する
まずは既定の配色で設定し、読み取りにくいと感じたら基準や配色を調整していくと、目的に合った見やすい表に仕上げられます。